Weitere Beiträge folgen - aus zeitlichen Gründen - nicht... Dafür verabschiede ich mich noch persönlich.



Beste Grüsse,
Roman

Zum Kurs im Allgemeinen

Zunächst einmal möchte ich es nicht unterlassen, Frau Prof. Dr. Andrea Back und Herrn David Mayrhofer ein Dankeschön für den interessanten Kurs auszusprechen. Der Kurs vermittelt interessante Aspekte der Instrumente des Wissensmanagement, wobei der Schwerpunkt auf E-Collaboration Tools liegt. Der Kurs ist im Übrigen auch für Leute geeignet, die noch keinerlei Erfahrungen mit solchen Instrumenten haben; und insbesondere für mich stellte er eine tolle Abwechslung zu den juristischen Fächern dar.

Einige Mitstudierende haben gemeint, dass der Kurs für zwei Credits zu viel Aufwand mit sich bringt (vgl. hierzu z.B. Philipps Ausführungen). So wurde vorgeschlagen, etwas mehr Inhalt hinzuzufügen und dafür vier Credits zu vergeben. Im Grossen und Ganzen wäre dies ein Vorschlag, den ich unterstützen würde. Beispielsweise könnte man hinsichtlich der schriftlichen Arbeit die bestehende Erfordernisse beibehalten; eine Kürzung erscheint mir nicht besonders sinnvoll, denn in der jetzigen Ausgestaltung – die Arbeit muss einen Toolvergleich, eine Beschreibung der zentralen Funktionen und eine Best Practice Analyse beinhalten – wurde eine gute Mischung zwischen Theorie (Toolvergleich und Funktionendefinition) und Praxisbezug (Best Practice Analyse) gefunden. Man könnte allerdings die theoretischen Inputs ein wenig weiter ausbauen (vielleicht mehr theoretische Grundlagen bringen, etwas mehr über Portale erzählen, einen Vergleich mit nichtwebbasierten Instrumente des Wissensmanagements machen, die Entwicklungsgeschichte behandeln), die Blogeinträge vielleicht etwas stärker gewichten und die Präsentation der Arbeit mit einer kleinen mündlichen (flexiblen) Gruppenprüfung (im Sinne eines Diskurses und Reflexion zwischen geprüfter Gruppe und Dozentin) verbinden. Dann wären m.E. vier Credits durchaus gerechtfertigt. Allerdings ist klar, dass der endgültige Entscheid über die Änderung der Gewichtung und Struktur eines Kurses nicht bei den Dozierenden selbst, sondern bei der Verwaltung der Universität liegt…

Feststellen durfte ich auch, dass die Bereitstellung der Unterrichtsunterlagen durch Lotus Notes Datenbanken eigentlich mehr Sinn macht als über das Studynet, zumal man die Datenbanken replizieren kann. Ob das Studynet nun vom System her geeignet entwickelt worden ist, möchte ich jetzt einmal dahingestellt lassen; was aber schon ein wesentlicher Nachteil darstellt, ist die Tatsache, dass man die einzelnen Dokumente und Lehrinhalte nicht replizieren oder synchronisieren kann. Will man auf diese auch ohne Internetverbindung zugreifen, so muss man jedes Dokument einzeln herunterladen (um Dokumente hochzuladen, reichen die Zugriffsberechtigungen der Studierenden nicht), was sehr aufwendig ist. Mit Lotus Domino/Notes repliziert man einfach die gesamte Datenbank; die einzelnen Inhalte werden dann automatisch hoch-/runtergeladen.

Zum Einsatz von Lerntagebücher im Besonderen

Dass der Einsatz eines Lerntagebuchs den Studienerfolg zu steigern vermag, ist m.E. unbestritten. Dies haben zudem verschiedene Studien bewiesen. Lerntagebücher unterstützen nämlich die Selbstorganisation und die Lernreflexion eines Studierenden, welche ihrerseits in direkter Korrelation mit dem Studienerfolg eines Studierenden (vgl. hierzu Gutzwiller, Jentsch & Loder, 2005). Die Frage stellt sich nun, ob Weblogs als Lerntagebücher eingesetzt werden sollten. Fraglich ist ferner, ob Lerntagebücher genauso viel Nutzen Stiften wie bspw. in Microsoft Word erstellte Zusammenfassungen, wenn man vom Erstellungsaufwand ausgeht.

Als Lerntagebuch eignen sich Weblogs insoweit, als dass mit ihnen einerseits Quellen für zukünftige Arbeiten gesammelt werden kann, und andererseits aber auch das im Unterricht bereits Gelernte zusammengefasst und strukturiert werden kann. Der Einsatz von Weblogs als Lerntagebuch ist insbesondere bei dessen Verwednung innerhalb eines Lernkreises oder einer Studentengruppierung durch mehrere Mitglieder sinnvoll; der Grund liegt darin, dass hierbei dem Gedanken des Aufbaus eines Netzwerkes Rechnung getragen wird. Stangl (o.D.) sieht den Nutzen von Weblogs weniger in der Weitergabe von kodifiziertem Wissen; Weblogs sind dann effektive Lernhilfen, wenn Lernen mehr "als Konversation und Bedeutungsstiftung der Lernenden verstanden wird". Sinn- und Zwecklos ist der Einsatz von webbasierten Lerntagebücher jedenfalls dann, wenn diese nur unregelmässig, unstrukturiert oder auch für andere Zwecke verwendet werden.

Gegenüber gewöhnlichen Lerntagebücher (z.B. durch Zeitplanungsinstrumenten oder einfachen (nicht-webbasierten) Datenbanken) weist die Verwendung von Weblogs als Lerntagebuch verschiedene Vor- und Nachteile, die ich in einem früheren Beitrag schon erörtert habe. Es schadet indes nicht, diese an dieser Stelle nochmals zu wiederholen.

a) Vorteile:

1. Durch dein Einsatz eines Blogsystems besteht der Anreiz, das im Unterricht aufgenommene nochmals aktiv zu rekapitulieren und zusammenzufassen. Der Anreiz kann insbesondere dann verstärkt werden, wenn die einzelnen Posts von Lehrpersonen benotet werden.
2. Weblogs bieten die Möglichkeit, das Gelernte mit anderen Internetusern zu teilen. Hierbei ist die Tatsache zu berücksichtigen, dass Wissen dann besonders wertvoll ist, wenn es mit anderen Personen geteilt werden kann.
3. Ein Weblog weist, sofern es als gemeinsames Lerntagebuch benutzt wird, metakommunikative Merkmale auf: Den einzelnen Teilnehmern werden die bisherigen Lern- und Arbeitsfortschritte bewusst gemacht (Stangl, o.D.).
4. Dank der öffentlichen Kommentarfunktion einzelner Einträge kann ein Dozent oder eine Dozentin den Studierenden in ihrem Lerntagebuch regelmässig Feedbacks geben.
5. Weblogs bieten die Möglichkeit zur Vernetzung: Denkbar wäre, dass verschiedene Studierende ihre Zusammenfassungen über bestimmte Themengebiete miteinander verlinken und im Hinblick auf eine Prüfungsvorbereitung den Vorteil haben, auf mehrere Zusammenfassungen, die möglicherweise den Schwergewicht auf verschiedene Themenpunkte legen, zugreifen zu können.
   Webbasierende Lerntagebücher lassen sich vergleichen; somit geben sie dem einzelnen Studierenden die Möglichkeit, seinen Lernstand mit demjenigen eines Kommilitonen oder einer Kommilitonin zu vergleichen.
6. Weblogs eignen sich hervorragend für die Ergebnispräsentation von Dokumentation von Studienarbeiten (Stangl, o.D.).

b) Nachteile:

1. Weblogs lassen sich aufgrund ihrer öffentlichen Kommentarfunktion oftmals leicht für Spamwerbung missbrauchen. Häuft sich auf einem Weblog die Anzahl unerwünschten Beiträge, so geht die Übersicht verloren.
2. Es besteht die Gefahr, dass das persönlich Aufgearbeitete von Drittpersonen ohne Quellenangabe verwendet wird.
3. Kritisch ist auch das Publizieren von Abbildungen, Tabellen u.ä. aus Lehrbücher, weil dadurch unter gewissen Voraussetzungen Copyrights verletzt werden.
4. Die aufgrund der Benotung einzelner Blogeinträge entstehende Pflicht, Lehrinhalte in einem Blog zu publizieren, kann bei den einzelnen Studierenden zu erhöhtem Stress und zu Missmut führen.

Aus dem Gesagten wird ersichtlich, dass nicht ohne Abwägung für oder gegen den Einsatz von Weblogs Partei ergriffen werden kann. Werden Weblogs als Lerntagebücher eingesetzt, kann man durchaus profitieren, muss aber auch einige Gefahren berücksichtigen. In conclusio bietet sich der Einsatz immer dann ein, wenn mehrere Leute parallel innerhalb eines Lernteams oder innerhalb einer virtuellen Gruppe (kann auch universitätsübergreifend sein) Lernweblogs schreiben und diese gegenseitig verlinken oder wenn andere Personen, welche eine Ahnung von den im Weblog erörterten Thematiken haben, auf den Weblog zugreifen. Allerdings stellte sich bei unserem Kurs heraus, dass dies ohne aktive Werbung des Blogs kaum je der Fall ist. Somit muss man sich berechtigterweise fragen, wieso dann die eigenen Gedanken über die vermittelten Unterrichts öffentlich geschalten werden sollten bzw. – unabhängig vom Aspekt der Öffentlichkeit gesehen – die Inhalte des Lerntagebuch nicht einfach mit Microsoft Word geschrieben und verwaltet werden.

Was die Öffentlichkeit betrifft, so bin ich der Ansicht, dass es evtl. besser sein kann, Blogs innerhalb eines Intranets zu betreiben, die Inhalte also nur einer bestimmten Benutzergruppe zugänglich zu machen. Dies ist insbesondere in Unternehmen, welche Wissen aufbauen und dieses über Weblogs den Mitarbeitenden kommunizieren, aber unternehmensintern behalten wollen, wichtig. Die Publizierung von Weblog-Beiträgen wäre dann mit dem Wissensschutz nicht vereinbar. Gleiches kann man auf Universitäten anwenden: Da das zentrale Element auch hier das Wissen bildet, sei es auch nicht geheim und anderweitig öffentlich zugänglich, könnte man sich überlegen, ob man sich eben dieses Wissen nicht innerhalb des eigenen Lernteams behalten möchte. Diese Frage stellt sich umso mehr, wenn verschiedene Teams während ihres Studiums Gruppenarbeiten über eine bestimmte Fragestellung machen müssen, und mehrere Teams dieselbe Fallstellung behandeln müssen. Zwar muss dem Argument, dass gemeinsam alle Gruppen über Wissensaustausch mehr Wissen zusammentragen und dieses besser bearbeiten können, Rechnung getragen werden. In casu concreto ist dies hingegen nicht das Ziel, da in einer solchen Konstellation die einzelnen Teams in direkter Konkurrenz stehen, werden die einzelnen Arbeiten doch oftmals zwecks Notensetzung von den Dozenten unter den Teams verglichen. Schädlich wäre es da, würde ein Team die Forschungsergebnisse und erarbeiteten Konzepte öffentlich kommunizieren und dadurch den anderen Teams zugänglich machen. Diese würden von den Ergebnissen und Konzepten dieses Team ohne weiteres profitieren könnten; das erste Team hingegen hat keinen Zugriff auf die Ergebnisse bzw. Konzepte der anderen Teams.

Zudem bleibt zu beachten, dass Lerninhalte dort besser nicht öffentlich kommuniziert bleiben, wo eindeutige Quellenangaben fehlen (was in studentischen Blogs – leider – oftmals der Fall ist).

Im oben angesprochen Kurs waren die Kursteilnehmer verpflichtet, ein ebensolches Lernblog zu betreiben, wobei jeder Studierende wöchentlich einen Eintrag über die jeweils gehörte Lehrveranstaltung schreiben musste. Unbestritten ist, dass die in den Präsenzveranstaltungen vermittelten Inhalte besser gelernt wurden, da sie für den wöchentlichen Eintrag rekapituliert werden mussten. Allerdings wäre dies auch der Fall gewesen, hätte man sich den Stoff z.B. in Microsoft Word zusammengefasst – so wie ich es jeweils zu tun pflege. Dabei hätte man den Stoff auch quellengetreuer und besser strukturiert festhalten können. Bei einem Weblogeintrag gehören schliesslich immer eine Einleitung und Übergangssätze zwischen den einzelnen Gedanken dazu, was in einer Zusammenfassung weggelassen werden kann. Eigene Zusammenfassungen fallen somit viel prägnanter, evtl. auch viel detaillierter und quellengetreuer aus. Meines Erachtens bieten sich deshalb Zusammenfassungen (anstelle Reflexionen und Berichte) vor allem dort an, wo der Unterrichtsstoff auswendig gelernt werden muss. Zugegebenermassen war dies im Kurs nicht das eigentliche Ziel. Hier ging es vielmehr darum, die Inhalte zu reflektieren, sich Gedanken darüber zu machen, als Definitionen eins zu eins wiedergeben zu können. Indes sind viele Fächer an der Universität (noch) darauf ausgerichtet, das der Unterrichtsstoff auswendig gelernt werden muss. Ob dies sinnvoll ist oder nicht, ist eine andere Frage, doch das Erfordernis, den Stoff auswendig zu können, ist – leider – noch eine Tatsache. Somit erachte ich es in den meisten Fächern nicht als sinnvoll, Lerntagebücher zu schreiben (es sei denn zwecks der Selbstorganisation und Selbstmotivation, nicht aber, um Inhalte zu lernen!) und greife lieber auf das Erstellen konventioneller Zusammenfassungen zurück. Weblogs bieten hierzu einfach nicht die gleichen Möglichkeiten wie etwa Dokumente, die mit Microsoft Word erstellt werden. So lassen sich die Dokumente nur nach Datum und Kategorien ordnen, und auch die Druckmöglichkeiten sind beschränkt. Am meisten Einbussen müssen aber bei der Formatierung hingenommen werden: Während in Microsoft Word sich ganz leicht und ohne grossen Aufwand Tabellen und Grafiken erstellen bzw. einfügen lassen ,ist der Aufwand bei Weblogs doch erheblich grösser.

Was spräche dagegen, im Kurs "Werkzeuge des Wissensmanagement" jeden Studierenden einen Wiki erstellen lassen, indem er sein Wissen in solchen Systemen sammelt und strukturiert? Allerdings bliebe den Dozenten (und auch den Mitstudierenden) dann nicht mehr die Möglichkeit, Kommentare zu verfassen.

Persönliche Anmerkungen

Das Erstellen der Blogbeiträge empfand ich als zeitaufwändig, keinesfalls aber als Belastung (wie beispielsweise Andreas schreibt). Hätte es eine (mündliche oder schriftliche) Prüfung gegeben und wäre das Führen eines Lern-Weblogs nicht Teil des Kurses gewesen, hätte ich die Inhalte (wie in anderen Fächern) in Microsoft Word-Dokumenten zusammengefasst, mit welchem ich auch bezüglich Gliederung (ich spreche hier vor allen Dingen die Möglichkeit, Titel auf verschiedenen Gliederungsebenen zu erstellen) gehabt hätte. Sehr interessant scheint mir aber die Möglichkeit, ein Lernwiki einzurichten. Im Übrigen habe ich für meine Gruppe in Wirtschaftsstrafrecht und Staatslehre (in beiden Kursen habe ich das gleiche Team) einen erweiterten virtuellen Teamraum eingerichtet (für den Austausch von Dokumenten, Sammlung von Daten und für die Führung von Diskussionen), und alle haben grosse Freude daran. Als Belohnung habe ich nun Zugriff auf alle Zusammenfassungen sämtlicher Zugriffsberechtigter.

Bleibt nur noch darauf hinzuweisen, dass, wer möchte, weiterhin von mir lesen kann, und zwar auf meiner persönlichen Website.

Quellen

Gutzwiller, R., Jentsch, V. & Loder, A. (2005). Zusammenhänge und Spannungsfelder eines erfolgreichen Bachelorstudiums. Unveröffentlichte Seminararbeit. St.Gallen.
Stangl, W. (o.D.). Weblogs, Blogs als Werkzeuge für selbstorganisiertes Lernen. Gefunden am 28.04.2006 unter http://arbeitsblaetter.stangl-taller.at/LERNTECHNIK/Weblogs.shtml

In der zwölften und letzten Veranstaltung wurden die letzten beiden Gruppenarbeiten präsentiert - eine davon behandelte Weblogs und Wikis, die andere Web Conferencing Software. Ich werde darauf verzichten, die ganzen theoretischen Grundlagen zu wiederholen, und stattdessen auf frühere Beiträge verweisen: Siehe hier für Web Conferencing Software, hier für Weblogs und hier für Wikis.

Die eine Gruppe hat - anders als die anderen - die Hälfte der Präsentation nicht online, sondern auf "klassische Art und Weise" durchgeführt. Dadurch wurde es möglich, die beiden Teile der Präsentation (virtuelle Präsentation und Präsenzpräsentation) miteinander zu vergleichen. Der Unterschied besteht hauptsächlich in der Nähe zwischen Referent und dem Publikum. Auch ist auffällig, dass bei Präsenzpräsentationen viel eher auf den Präsentierenden geachtet wird, vor allem dann, wenn er Gestik und Mimik einsetzt. Demgegenüber kann bei Online-Präsentationen nur auf die Folie geschaut werden, was immer dann langweilig wird, wenn über eine Folie fünf Minuten gesprochen wird, und zudem der Laser-Pointer nicht eingesetzt wird. Application Sharing-Einheiten bieten da eine gute Abwechslung.

Wie in mehreren Weblogs meiner Kommilitonen angesprochen wird (siehe bspw. bei Andreas), kam einigen von uns die Aufgabe zu, die Resultate der schriftlichen Arbeit über ein Thema innerhalb des Gebietes der E-Collaboration Tools über Web Conferencing Software (namentlich über Centra) zu präsentieren. Wir hatten mehrfach Gelegenheit, Übungspräsentationen durchzuführen (so etwa in der 5. und 6. Veranstaltungseinheit, wo wir die theoretischen Grundlagen kennenlernen durften) und haben auch eine entsprechende Schulung mit Frau Lore Reß von der Daten + Dokumentation GmbH erlebt. Somit waren die zwei in der 11. Einheit gehörten bzw. abgehaltenen Präsentationen keinesfalls eine Neuheit für uns. Indes ist doch zuzugeben, dass diese beiden Präsentationen, welche nun erstmals zählten (also Notenbestandteile ausmachten), bei unserer Gruppe und sicherlich auch bei der Gruppe von Lars und Martin zu einer gewissen Nervosität führten.

Ich habe meinerseits in einem früheren Beitrag aufgeführt, was zu einer guten e-Moderation gehört. Prof. Andrea Back hat in ihrem Weblog Verbesserungsvorschläge zu den zwei Präsentationen der letzten Lehrveranstaltung publiziert. Festzuhalten bleibt aus Sicht des Präsentierenten, nicht des Zuhörers, dass es sehr herausfordernd ist, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun (reden, auf die Teilnehmenden achten, ob diese die Hand aufstrecken, Folien zu wechseln, den Laserpointer benutzen, den Textchat im Auge behalten [was allerdings vielfach unterlassen wird] und vieles mehr), und insbesondere als Mann dürfte man da benachteiligt sein (so komme ich wieder auf die Diskussion zurück, ob und wieso Frauen mehrere Dinge gleichzeitig machen können, Männer aber nicht).

Diese grosse Vielzahl an Aufgaben, die im Multi-Tasking-Verfahren parallel bearbeitet werden müssen, haben zur Folge, dass man sich über das wirklich wesentliche, nämlich das, was man eigentlich aussagen möchte, kaum konzentrieren kann. Somit ist es eine unabdingbare Voraussetzung, die Präsentation gut vorbereitet zu haben, idealerweise das zu Sagende bereits ein- oder mehrmals durchgesprochen zu haben, immer darauf bedacht, eine klare, eindeutige Wortwahl zu treffen, mit der Absicht, das Verständnis der Zuhörenden hinsichtlich der präsentierten Inhalte so gross wie möglich zu halten - und sich während dem Präsentationsvorganges selber nicht zu verhaspeln. Als sehr viel schwieriger als in normalen Präsentationen - ich spreche damit von nicht-webbasierten Präsentationen - erweist sich diese Aufgabe, kann man doch normalerweise den Zuhörern in die Augen schauen und einfach, so wie man es sich seit frühester Schulzeit gewohnt ist, referieren, währenddessen Online-Konferenzen und -Präsentationen erheblich höhrere Anforderungen haben, was die Fähigkeit, mehrere Dinge gleichzeitig im Auge zu behalten, betrifft.

Was nehmen wir aber mit? Anscheinend machen sich Web-Safaris nicht schlecht, da diese, um mit Prof. Andrea Back zu sprechen, überaus "zuhörerorientiert" sind. Die "Live Demo" haben wir auch in der Präsentation von Lars und Martin genossen. Daneben gibt es einige Kleinigkeiten, die zu beachten wären, aber gerne einmal den Präsentierenden vergessen gehen. Hierzu sei auf die Kritik von Prof. Andrea Back verwiesen.

Was sind virtuelle Teamräume?

Virtuelle Teamräume sind Groupware-Applikationen, die vor allen Dingen für die Koordination, gleichwohl aber auch zur Kommunikation eingesetzt werden. Diese Groupware-Applikationen erleichtern die Zusammenarbeit insofern, als dass sie beispielsweise Gruppenkalender, Adresslisten, Aufgabenmanagementtools, Diskussionsforen etc. zur Verfügung stellen (vgl. Mayrhofer & Back, 2003, S. 19). Beispiele von virtuellen Teamräume sind etwa Lotus QuickPlace, teamspace, Microsoft SharePoint u.a.m. Vielfach spricht man auch nicht genau von virtuellen Teamräumen, sondern auch von E-Collaboration Workplaces oder Workspaces, und manchmal werden diese Tools auch einfach unter dem Begriff Intranet gefasst, obwohl rein theoretisch die beiden Begriffe nicht deckungsgleich sind.

Einsatzgebiete von virtuellen Teamräumen

Es stellt sich natürlich die Frage, wo denn virtuelle Teamräume sinnvollerweise eingesetzt werden sollten. Diese Tools sind primär auf virtuelle Teams ausgerichtet. Virtuelle Teams sind dabei, um mit Lenk (2002) zu sprechen, eine Gruppierung von mehreren voneinander abhängigen Mitgliedern, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten, ohne regelmässig miteinander persönlich Kontakt zu haben. Hingegen können virtuelle Teamräume auch in anderen Konstellationen eingesetzt werden, etwa in Klein- und Mittelunternehmen, in Unternehmensabteilungen und in unternehmensinternen, unternehmensübergreifenden und unternehmensexternen Projektteams in Frage. Auch Studierende können durch virtuelle Teamräume unterstützt werden, namentlich dann, wenn sie sich gemeinsam mit Gruppenarbeiten beschäftigen müssen und sich nicht täglich an der Uni sehen.

Erfolgskriterien für einen effizienten und zielortientierten Einsatz von virtuellen Teamräumen

Eine andere Frage ist, wie die virtuellen Teamräume eingesetzt werden sollten, damit mit ihnen effizient und effektiv umgegangen wird. Die 5 POINT AG, die Anbieterin von Teamspace, hat acht zentrale Faktoren identifiziert, die es zu meistern gilt. Kann ein Unternehmen diese Herausforderungen bewältigen, so dürfte in aller Regel sich der Einsatz von E-Collaboration Workplaces auch lohnen.

1. Virtuelle Teams brauchen eine klare, einheitliche Vorgehensweise mit Zielstellung und konkreten Arbeitsaufträge.

2. Zweitens ist es wichtig, Teamregeln vorzugeben. Dazu gehört hier beispielsweise, wie oft man sich einloggen soll, in welchem Format man die Dokumente publiziert etc.

3. Wichtig ist auch, informelle Kommunikationsgefässe bereitzustellen, also etwa ein Diskussionsforum, in welchem auch über Gott und die Welt – oder, was im Moment natürlich aktueller sein dürfte – über die Fussballweltmeisterschaft diskutiert werden kann.

4. Die Mitarbeiter müssen gegebenenfalls auch geschult werden; sie brauchen Medien- und Kommunikationskompetenz.

5. Auch wenn virtuell Zusammengearbeitet wird, muss die Führung gewährleistet sein;

6. und insbesondere, wenn die Kommunikation nur noch virtuell abläuft, empfiehlt es sich doch, hin und wieder ein persönliches Treffen einzubauen, um die Face-to-face-Kommunikation nicht zu vernachlässigen. Diese ist natürlich äusserst relevant hinsichtlich der Vertrauensbildung.

7. Es mag trivial klingen, aber den Mitarbeitenden muss natürlich klar sein, dass der Gruppenraum einen Mehrwert bringt; ansonsten sind sie kaum bereit, diesen zu benützen.

8. Zuletzt müssen selbstverständlich auch die technischen Anforderungen genügen. Der Teamraum sollte auch Bedienungsfreundlich sein – was nützt ein solches Tool, wenn die Mitarbeitende nicht mit ihm arbeiten können?

Features

Virtuelle Teamräume bieten eine Vielzahl verschiedener Standardfeatures und erweiterten Features. Unter Standardfeature verstehen wir jene, die häufig auftreten; erweiterte Features sind indessen jene, die regelmässig in virtuellen Gruppenräume nicht standardmässig vorgegeben sind.

Zu den Standardfeatures gehören z.B. Gruppenkalender, eine Aufgabenverwaltung, eine Kontaktverwaltung, eine Projektplanung, eine Dokumentenverwaltung, ein Diskussionsforum, sog. Announcements, Umfragen und verschiedene Such- und Administrationsfunktionen.
Daneben gibt es Features, welche nur bei ganz wenigen Teamräumen vorkommen, wie etwa Kundenverwaltungstools, eine Arbeitszeiterfassung, eine Spesenabrechnung, eine Linksammlung, Instant Messaging, Datenbanken, die neu erstellt und den eigenen Bedürfnissen angepasst werden können, die Möglichkeit, leere HTML-Seiten zu erstellen oder die Integration eines Webmail-Features in den Gruppenraum.

Getestetes Angebot: Microsoft SharePoint Services

Microsoft SharePoint ist eine relativ einfach zu bedienende Kollaborationsapplikation, die sich recht gut anpassen lässt. Sie bietet unter anderem Gruppenkalender, Aufgabenlisten, Kontaktverwaltungen, Diskussionsforen, Dokumentenablagen etc. Man kann auch relativ unkompliziert neue Datenbanken einrichten und diese den eigenen Bedürfnissen gemäss konfigurieren. Was sehr positiv auffällt ist die weitreichende Kompatibilität mit anderen Microsoft Office Produkten, etwa Word und Excel. SharePoint kann wahlweise als gehostete Version (z.B. bei 1&1 Internet AG oder bei der Genotec Internet Consulting AG) gemietet oder aber auf eigenen Windows Servern betrieben werden.

Getestetes Angebot: Documentum eRoom

Eine zweite Lösung, die wir getestet haben, ist Documentum eRoom. Dieser virtuelle Teamraum ist ein wenig komplizierter bezüglich der Bedienung, vor allen Dingen aber sehr viel teurer als SharePoint. Der Startpreis liegt bei ca. USD 600 pro Monat für 10 Benutzer. Er bietet aber auch einiges; allerdings ist er primär auf Projektteams ausgerichtet, d.h. die Verwaltung von Projektdaten und -informationen steht im Vordergrund. eRoom hat keine eigentliche Startseite so wie SharePoint, wo anstehende Aufgaben, Termine etc. angezeigt werden, sondern vielmehr eine Art Desktop, auf welchem die Verknüpfungen zu den einzelnen Features eingeblendet werden.

Getestetes Angebot: WebEx WebOffice

Als drittes Instrument haben wir WebEx WebOffice analysiert. WebEx ist unter anderem auch für ihre Web Conferencing Solution bekannt. Das WebOffice vermochte uns allerdings auch zu überzeugen. Es bietet am meisten von allen getesteten Angebote. Es hat unter anderem auch eine vordefinierte Kundenverwaltung, eine Spesenabrechnung, eine Wissensdatenbank, eine Datenbank zur Verfolgung von Problemen – alles Elemente, welche andere Teamrooms nicht haben. Billig ist diese „All-in-One-Solution“ dafür nicht gerade; immerhin noch billiger als eRoom.

Getestetes Angebot: Yahoo! Groups

Schliesslich haben wir uns auch noch mit Yahoo! befasst. Yahoo! bietet mit Yahoo! Groups auch eine Art Teamraum an. Dieses Instrument ist aber etwas verschiedenen von den anderen Angeboten: Zum einen ist es kostenlos. Das Erlösmodell von Yahoo! setzt vor allem auf Bannerwerbung und Sponsorship. Zum anderen bietet Yahoo! nicht sonderlich viel, und die einzelnen Features sind alles andere als ausgereift. Man könnte gar sagen, dass Yahoo! auch nur eine Art erweiterte Mailinglist mit Diskussionsmöglichkeit ist. Yahoo! richtet seine Services indessen auch nicht an gewerbsmässig handelnde Projektteams, sondern vielmehr an Vereine und Online Communities.

Fazit aus den getesteten Angeboten

Uns hat Microsoft SharePoint gut gefallen, weil es einfach zu bedienen und gut anpassbar ist. Zudem ist SharePoint sehr gut mit Microsoft Office-Produkten kompatibel. Es ist keine Luxus-Solution, die man erhält; aber mit dem, was zur Verfügung steht, kann man sehr gut arbeiten. Auch das Preis-/Leistungsverhältnis stimmt. Wir würden SharePoint vor allem für Kleinunternehmen, Unternehmensabteilungen und einfache, so z.B. studentische Projektteams empfehlen. Documentum eRoom ist eine etwas kompliziertere und sehr teuere Anwendung, die zwar viel bietet, aber hauptsächlich nur für Teams in komplexeren Projekten geeignet ist. WebEx WebOffice fanden wir sehr ansprechend, vor allen Dingen, weil der Teamraum von WebEx sehr viel bietet und sehr gut anpassbar ist. WebOffice ist mit Abstand die kompletteste Lösung, ja beinahe eine All-In-One-Solution, die sich entsprechend nicht nur für Projektteams, sondern auch für Unternehmensabteilungen oder ganze KMUs eignet. Billig ist WebEx WebOffice aber auch nicht gerade. Yahoo! Groups fällt etwas aus der Reihe, weil es mehr Vereine und Online Communities anspricht, nicht aber Unternehmen. Viel wird nicht geboten – dafür ist Yahoo! kostenlos, da werbefinanziert.

Zu unserer Best Practice Analyse

Näher untersucht haben wir den Einsatz von teamspace (von der 5 POINT AG) bei BMW. BMW setzt diese Solution vor allen Dingen für das Online Tutoring und als Lerncommunity ein. Sinn und Zweck ist die Qualifizierung sowohl Führungskräften, wie auch von Ingenieuren und nicht-leitenden Angestellten. Für teamspace entschied sich BMW aus drei Gründen, (1) wegen der Kostengünstigkeit, (2) wegen der intiutiven Bedienung und (3) weil die Applikation die vorgegebenen technischen Anforderungen genügt. Grosser Wert wird bei BMW auf den Aspekt der Datensicherheit gelegt: So dürfen beispielsweise intern vertrauliche Dokumente nicht in der Dokumentenverwaltung von teamspace abgelegt werden. Wie BMW selbst betont, kommt diesem Instrument eine sehr hohe Akzeptanz zu; auch sei aufgrund der Einführung dieses E-Collaboration-Tools kein Kulturwandel eingetreten. BMW besitze nämlich eine äusserst offene Kultur und stehe Veränderungen offen gegenüber.

Einsatz von virtuellen Teamräume in Universitäten bzw. studentischen Teams – eine sinnvolle Idee?

Es stellt sich auch die Frage, ob auch Studierende in ihrer Studientätigkeit durch virtuelle Teamräume unterstützt werden können. Diese Frage haben wir nach unserer Präsentation den übrigen Teilnehmern des Kurses gestellt und sind dabei auf teilweise kritische Antworten gestossen. So wurde eingewendet, dass es sich kaum lohne, eine Kollaborationsplattform zu betreiben und zu nutzen, wenn nur wenige Personen, namentlich zwei oder drei, gemeinsam an einem (studentischen) Projekt arbeiten. Diesem Argument ist grundsätzlich zuzustimmen: Oftmals erfolgt die Koordination in solchen Kleinteams einfacher und unkomplizierter, wenn sie über Kommunikationsmedien wie Telefon, Skype, E-Mail oder mündlich vorgenommen wird. Auch dürfte der Mailversand keine exzessiven Ausmassen annehmen, da die Anzahl Projektbeteiligter so gering ist. Unseren Erachtens ziehen aber schon Projektteams ab fünf Personen Nutzen aus dem Einsatz von E-Collaboration Tools. Somit kann gesagt werden, dass, wo Seminararbeiten in Kleingruppen oder nur als Partnerarbeiten zu verfassen sind, virtuelle Teamräume kaum Nutzen zu stiften vermögen; bei grösseren Projektgruppen oder Learnteams ist dies indes sehr wohl der Fall. Ferner wurde auch eingewendet, dass der Einsatz von Workplaces kaum Sinn macht, zumal Neuerungen (neue Dokumente, neue Termine etc.) nicht sofort bekannt werden; hingegen rufe man die Mails täglich, gegebenenfalls sogar mehrmals täglich ab und sei dann über das Neue und Aktuelle immer rechtzeitig informiert. Auch diese Einwendung ist grundsätzlich gerechtfertigt. Hinzuweisen bleibt aber auf die Möglichkeit, Erinnerungen und Benachrichtigungen zu aktivieren (zumindest die besseren Teamräume bieten diese Funktionalität an), so dass man auf Wunsch über neu veröffentlichte Dokumente, über neu erstellte Termine, Aufgaben, Projektschritte etc. elektronisch (d.h. per Mail oder SMS) informiert wird. Damit kann nun nicht mehr behauptet werden, man habe von einer Ankündigung nicht gewusst und diese vernünftigerweise auch nicht rechtzeitig erfahren können, da man halt nicht im Gruppenraum nachgekuckt habe. Diesbezüglich ist es wichtig, feste Teamregeln zu vereinbaren. Dazu gehört auch, wie oft man sich einloggt (z.B. mindestens zweimal wöchtentlich, bzw. sofort nach Erhalt eines Informationsmails über neue Elemente).

Der (mögliche) Einsatz von E-Collaboration Workplaces an der Universität St.Gallen

Nach dem oben dargelegten Ausführungen will ich nun die beiden Erwägungen in den Kontext der Universität St.Gallen setzen und die Überlegungen weiterführen. Die Universität St.Gallen bietet den Dozierenden und Studierenden ein auf IBM Lotus basierendes Instrument namens «Studynet» (auch: «Lernplattform»), in welchem Dozierende bzw. deren Assistenten in ihrem Kurs Dokumente ablegen und statische Seiten publizieren können. Die Studierenden können diese Seiten über den Webbrowser aufrufen und die dort veröffentlichten Dokumente auf die eigene Festplatte runterladen. Für jeden Unterrichts-Kurs werden in sich geschlossene, miteinander verlinkte Seiten bereitgestellt; zudem kann ein Diskussionsforum freigeschalten werden. Die Funktionalität des Studynet ist äusserst beschränkt: Neben den soeben erwähnten Möglichkeiten (Erstellung statischer Seiten mit Dokumentenpublikation und Diskussionsforum) können Studierende nach registrierten Benutzern (d.h. Dozierende und Mitstudierende) suchen und eine Instant Messaging-Applikation starten. Das Studynet wird ausschliesslich insofern benutzt, als dass die meisten der Dozenten ihre Vorlesungsunterlagen darauf publizieren und Informationsseiten zum Kurs, zu den Prüfungen etc. veröffentlichen. Die Studierende können im Diskussionsforum eine Diskussionsrunde eröffnen, haben aber keine weitergehende Rechte. Die Studierende haben insbesondere nicht die Möglichkeit, eine eigene, teaminterne Datenbank z.B. für eine Gruppenarbeit zu starten (was im Studynet auch nicht sinnvoll wäre, da wichtige Features [Aufgabenverwaltung, Terminkalender etc.] fehlen). Aktuell steht folglich den Studierenden kein virtueller Gruppenraum zur Nutzung bereit. (Persönliche Anmerkung des Autors: Ich selbst publiziere meine Zusammenfassungen mangels Alternativen stets in einem einfachen Diskussionsforum, indem ich sie als Attachments an leere Beiträge anhänge, wozu aber das Diskussionsforum der Sache nach nicht konzipiert worden ist… Immerhin besteht die Möglichkeit, die Dokumente bzw. die einzelnen Kategorien, in welchen ich meine Zusammenfassungen veröffentliche, nur den registrierten Benutzern und innerhalb dieser Gruppe nur bestimmen Benutzergruppen sichtbar und zugänglich zu machen. Aufs kommende Semester werde ich für meine Kolleginnen/Kollegen und mich ein Unterraum in der auf Microsoft SharePoint beruhenden Intranetlösung meines Unternehmens einrichten.)

Interessant wäre es nun, zusätzlich zum Studynet eine eigentliche virtuelle Koordinationsplattform anzubieten, welche auch Features wie Aufgabenverwaltung, Terminkalender, Dokumentenmanagement, Projektmanagement, Adressverwaltung etc. umfasst. Eine solche müsste allerdings so eingerichtet werden sein, dass die Studierenden selbst neue Unterräume einrichten können.

Um das Ganze an einem Beispiel zu illustieren, gehe man von folgender Konstellation aus: A, B, C, D, E und F seien sechs Studierende der Universität St.Gallen. Sie treffen sich wöchentlich, um Strafrechtsfälle zu lösen, alle zwei Wochen, um die theoretischen Grundlagen des Schweizerischen Verwaltungsrechts zu repetieren und diskutieren und müssen eine grössere Gruppenarbeit bis Ende Semester zusammenstellen. Zwar sehen sich die Studierende beinahe täglich und haben auch für ihre Diskussionen auch ein Gruppenzimmer zur Verfügung, doch müssen alle relevanten Informationen (Dokumente, Terminanfragen, Aufgabenzuweisungen, zu diskutierende Punkte) per Mail (an alle Gruppenmitglieder!) versendet werden, womit der Mailversand exzessive zunimmt, oder per Skype besprochen werden, was hingegen nur selten möglich ist, da kaum je alle sechs Studierende gleichzeitig online sind. Das Studynet kann die Studierenden in ihren Tätigkeiten aus zwei Gründen nicht unterstützen: Einerseits verfügen die Studenten nicht das Recht, neue Elemente im Studynet zu erstellen, und andererseits fehlen dem Studynet wichtige Features (vgl. oben). Ein virtueller Teamraum à la Lotus QuickPlace oder (noch besser! - was aber aufgrund der IBM-Lotus-Affinität der Universität St.Gallen kaum in Frage kommt) Microsoft SharePoint würde demgegenüber grossen Nutzen bringen. Die Studierenden könnten ihre Dokumente (Zusammenfassungen, Teile der schriftlichen Arbeit, PDF für die Arbeit etc.) online ablegen und verwalten. Termine würden einfach über den Terminkalender im Teamraum erstellt werden; die Kontaktinformationen liessen sich bequem im Adressbuch verwalten, und neue Aufgaben können über die Aufgabenverwaltung errichtet und den entsprechenden Studenten zugewiesen werden. Wenn alle Studierenden konsequent den Status der Aufgaben anpassen, wird für alle ersichtlich, wo die Mitstudierenden stehen bzw. wie weit sie mit ihren Aufgaben fortgeschritten sind. Diskussionen könnten bequem über ein Diskussionsforum geführt werden.

Würde eine solche Plattform angeboten, müssten die Studentinnen und Studenten (bzw. der Teamchef) folglich nur einen neuen Unterraum in der auf den Servern der Universität St.Gallen installierten (oder extern gehosteten) Applikation für die Gruppe einrichten; der Unterraum könnte beispielsweise über eine Projektnummer oder über einen spezifischen Namen identifiziert werden. Nachdem der Teamchef den Raum errichtet hat, wählt er die benötigten Module aus (Kalender, Aufgabenverwaltung, Adressbuch, Diskussionsforum, Dokumentenverwaltung, leere Seiten, Hyperlinksammlung etc.) und lädt seine Kommillitonen ein, welche ein Bestätigungs-E-Mail erhalten und ab diesem Zeitpunkt den Unterraum benutzen dürfen. Der Projekt-Unterraum kann gegebenenfalls einer Vorlesungsveranstaltung zugeordnet werden. Dies ist, so meine ich, nicht notwendig, hilft aber, Missbrauch zu verhindern, indem die Kollaborationsplattform nicht für universitätsfremde, private Zwecke seitens der Studierenden verwendet wird.

Sehr wichtig ist meines Erachtens, dass die Vertraulichkeit der im Gruppenraum gespeicherten Informationen gewährleistet bleibt. So sollten Dozierende, sei das zu behandelnde Projekt auch Teil des Kurses des entsprechenden Dozenten, nicht Einblick in die vom Gruppenteam gespeicherten Informationen erhalten. Was in den teaminternen virtuellen Workplaces geschieht, soll Sache der Studierenden bleiben.

Quellen

5 POINT. (2002). Räumlich getrennt und dennoch ein Team? Gefunden am 17. Mai 2006 unter http://www.teamspace.de/ts/download/de/Zusammenfassung_Studie_virtuelle_Teamarbeit.pdf
Lenk, T. (2002). «teamspace» – Erfahrungen mit einem Portal für virtuelle Teamarbeit. Wirtschaftspsychologie (4), S. 55–61.
Mayrhofer, D. & Back, A. (2003). Workplace E-Collaboration. Theoretical Foundations and Practical Implications. Arbeitsberichte des Learning Center der Universität St.Gallen. St.Gallen: IWI-HSG.

In unserer elften und zweitletzten Veranstaltungen waren es für einmal die Studierenden selbst, welche den Kurs gestalteten. Im Mittelpunkt standen die Präsentationen der Gruppenarbeiten über virtuelle Teamräume (von Philipp, Andreas G. und mir) und über Blogs und Wikis (von Lars und Martin). Beide Gruppen erzählten zuerst einiges über die theoretischen Grundlagen der E-Colllaboration-Instrumente und gingen anschliessend auf eine Best Practice Analyse ein. Während wir den Einsatz von Teamspace bei BMW illustrierten, erzählte die andere Gruppe über den Einsatz von Wikis und Weblogs bei der Dresdner Kleinwort Wasserstein Bank.

Weitere Ausführungen folgen (wie immer)...

Anwendungsbereiche von Web Conferencing

Forschungen von Frost und Sullivan (2003) haben ergeben, dass Web Conferencing Tools immer weniger als Präsentationsinstrument und immer mehr als Teammeeting und Kollaborationsinstrument eingesetzt werden. Dabei wird Web Conferencing nicht nur in den traditionellen Anwendungsbereichen wie E-Learning, Meetings oder Events-Streaming eingesetzt, sondern kommt auch immer mehr in neue Bereiche zum Zuge. Hierunter fallen beispielsweise Web Conferencing als Online Support, Web Conferencing in virtuellen Unternehmen und Web Conferencing zur ad-hoc Zusammenarbeit. Die ad-hoc Zusammenarbeit ist über Web Conferencing Tools insofern gewährleistet, als dass z.B. zwei oder mehr (örtlich distanzierte) Programmierer dank Application Sharing gemeinsam an einer Anwendung programmieren können. Für den Online Support eignet sich Web Conferencing deshalb, weil der Supportmitarbeitende dem Kunden eine Software über die Web Conferencing Instrumente Schritt für Schritt erklären kann und der Kunde diese auf seinem Bildschirm verfolgen kann, oder aber wenn der Supportmitarbeitende (eines Softwareunternehmens) durch Zugriffsfreigabe des Rechners seitens des Kunden Fehler einer Applikation, die auf dem Rechner des Kunden installiert wurde, korrigieren kann.

Verschiedene Praxisbeispiele haben den Nutzen von Web Conferencing bestätigt: So greift C-Channel in grossen Teilen des Kundensupports auf die Hilfe von Web Conferencing zurück – mit gutem Erfolg. Durch den Einsatz von Web Conferencing Software im Kundensupport konnten nicht nur die Supportzeiten um 20% gesenkt, sondern zugleich auch die Kundenzufriedenheit erhöht werden. Ausserdem profitierte das Image des Unternehmens, indem dem Unternehmen nachgesagt wurde, es setze innovative Lösungen (eben Web Conferencing) ein. Andere, ähnlich erfolgsreiche Anwendungsbeispiele bieten Phonak und ABB.

Zukunftstrends

Aktuell herrscht viel Bewegung im Web Conferecing-Markt. Seit 2001 fanden über 30 Übernahmen und Zusammenschlüsse von bzw. zwischen Anbietern solcher Applikationen statt. Zwei Trends zeichnen sich ab: Zum einen wird die Integration in vertikale und horizontale Software immer wichtiger. So offerieren viele Anbieter von Web Conferencing Tools bereits Plug-Ins für die Integration in SAP, MindManager etc. Auch ist eine scharfe Trennung zwischen virtuellen Teamräume, Web Conferencing, Instant Messaging, Dokumentenmanagement-Instrumente usw. immer schwieriger, ja gar kaum mehr möglich. Es findet zunehmend eine Verschmelzung zu "Integrated Collaboration Suites" statt; diese Sammlungen von Applikationen weisen dann in aller Regel noch zusätzliche, weitergehende Funktionalitäten auf. Gemäss David Mayrhofer wird es aber auch in Zukunft keine Lösung geben, die alle Bedürfnisse abdeckt; eine "One-Size-Fits-All"-Solution dürfte folglich auch in den nächsten Jahren nicht gefunden werden. Die Zusammenarbeit auch über Web Conferencing Applikationen wird, so schätzt Mayrhofer, hingegen zukünftig ein ganz gewöhnlicher Arbeitsschritt sein, der keiner besonderen Vorbereitung bedarf.

Erfolgsfaktoren

Es stellt sich natürlich die Frage, worauf zukünftig besonders geachtet werden muss, damit Web Conferencing Tools als «ganz gewöhnliche» Arbeitsinstrumente sinnvoll und effizient genutzt werden können. Insbesondere wenn diese Instrumente im Kundensupport eingesetzt werden (vgl. oben Beispiel von C-Channel), so ist es wichtig, dass die Anwendungen nicht zu kompliziert aufgebaut und für den Kunden leicht zu bedienen sind – gibt es doch nicht schlimmeres für einen Kunden als von einem Kundenberater aufgefordert zu werden, eine neuartige, für den Kunden relativ unbekannte Webapplikation zu starten, mit welcher der Kunde schlichtweg überfordert ist. Unternehmen tun deshalb gut daran, zumindest in der Schnittstelle zu den Kunden bedienungsfreundliche, absturzsichere Software einzusetzen. Auch sollte die Software keine clientseitige Installation voraussetzen, denn Kunden, welche den Kundensupport anrufen, möchten mit dem Gesprächspartner des kontaktierten Unternehmens sofort an der Problemlösung arbeiten, ohne zunächst noch eine ganze Softwareapplikation herunterladen und installieren zu müssen. Nicht nur im Umgang mit den Kunden, auch hinsichtlich des internen Gebrauchs von Web Conferencing Software empfiehlt es sich, auf die Benutzerfreundlichkeit der eingesetzten Tools zu achten. Das Unternehmen erspart es sich damit, den Mitarbeitende langwierige und kostenintensive Schulungen zum Umgang mit den einzusetzenden Instrumenten offerieren zu müssen. Auch werden die Mitarbeitende eher bereit sein, unverzüglich die neuen Tools einzusetzen, wenn diese kein grosses Vorwissen bedingen und mit ihnen mühelos ohne Bedienungseinleitung gearbeitet werden kann. M. Egli von der Microsoft Schweiz weist – natürlich ganz im Sinne der neuen «People-Ready Business» Parole von Microsoft – auch explizit auf die Wichtigkeit, die innerhalb eines Unternehmens eingesetzten Tools auf die Mitarbeitende anzupassen und stellt die Benutzerfreundlichkeit mitunter in den Vordergrund.

Des Weiteren ist die Datensicherheit und Sicherheit vor unbefugtem Missbrauch nicht zu vernachlässigen. Die Vertraulichhaltung von Kundendaten/-anfragen etc. ist nicht nur über Telefonlinien bei der klassischen Hotline-Auskunft, sondern selbstverständlich auch beim Einsatz von Web Conferencing Software zu gewährleisten. Grundsätzlich gilt auch hier: Werden Konferenzen mit dem Kunden aufgezeichnet, so ist hierfür die Zustimmung des Kunden erforderlich (vgl. Art. 179ter StGB).

Nutzen von Web Conferencing Software in Unternehmen

Zweifelsohne bietet Web Conferencing Software den Unternehmen einen grossen Nutzen. Das bereits erwähnte Beispiel von C-Channel hat gezeigt, dass Supportzeiten bis zu 20% dank des Einsatzes solcher Instrumente reduziert werden konnten. Somit führt Web Conferencing zu einer höheren Arbeitsproduktivität. Eine Erhöhung der Arbeitsproduktivität lässt sich selbstverständlich auch erreichen, wenn Web Conferencing Tools unternehmensintern und nicht alleine im Kundensupport eingesetzt werden. Daneben besteht aber auch die Möglichkeit, dass Unternehmen anders noch davon profitieren: Einerseits kann das Image des Unternehmens sich verbessern, indem das Unternehmen dafür bekannt wird, innovative Lösungen einzusetzen. Andererseits dürfte sich insb. im Bereich des Kundensupports sich die Qualität des Prozesses zur Lösungsfindung verbessern. Die Kunden werden dadurch eher zufrieden sein.

Zu beachten bleibt, dass aber nicht nur Web Conferencing Tools alleine, sondern allgemein innovative E-Collaboration-Instrumente zu produktiveren Arbeitsprozessen führen und somit in einem besseren Unternehmensergebnis resultieren können. Hier sei vor allen Dingen an virtuelle Teamräume gedacht. Wegen der Relevanz ebendieser hat M. Egli auch bewusst eine von Microsoft entwickelte Solution namens "SharePoint Services" (mehr hierzu in unserer schriftlichen Arbeit) angesprochen – kaum verwunderlich, kommt doch M. Egli auch von Microsoft. Wie dem auch sei – an der Tatsache, dass die Mitarbeitenden eines Unternehmens mit geeigneten Tools auszustatten sind, ändert dies natürlich nicht. Denn nur wenn den Mitarbeitenden jederzeit der Zugriff auf alle relevanten Informationen gewährleistet ist, werden Arbeitserfolge erzielt. Mitarbeitende sind, um mit Microsoft (und vielen anderen auch!) zu sprechen, das wertvollste Kapital, welches ein Unternehmen aufweist; deshalb sollten ihnen die geeigneten Tools gegeben werden, die sie benötigen. Ein Statement, das wir voll und ganz unterstützen können.

Quellen

Frost & Sullivan. (2003). World Web Conferencing Market. New York.

Die neunte und zehnte Veranstaltung standen wieder im Zeichen von Web Conferencing Software, diesmal mit Praxisbezug.

Das wichtigste in Kürze

Web Conferencing Software entwickelt sich stetig weiter: Immer mehr wird eine solche Software für Teammeetings und zur teaminternen Kollaboration eingesetzt, und immer wieder erschliessen solche Anwendungen neue Bereiche wie beispielsweise Online Support. Hinsichtlich den Trends zeichnet sich ab, dass die Integration in vertikale und horizontale Software immer wichtiger wird und Web Conferencing Applications mit anderen Anwendungen oftmals zu "Integrated Collaboration Suites" verschmelzen. Praxisbeispiele, so etwa Phonak, C-Channel und ABB, weisen darauf hin, dass sich der Einsatz von Web Conferencing durchaus lohnt. So konnte bei C-Channel dank Web Conferencing die Supportzeiten um 20% gesenkt werden.

In der zweiten Stunde sprach Matthias Egli von der Microsoft Schweiz AG über Vorteile und zentrale Schlüsselfaktoren von Enterprise Instant Messaging und wies insbesondere auf die Bedeutung von Präsenzinformationen in IM-Applikationen und auf die Relevanz kompatibler Software hin. Auch müssen die Tools für die Mitarbeitenden bedienungsfreundlich ausgestaltet sein, damit sie effizient benutzt, ja damit sie überhaupt benutzt werden. Dank seines interessanten Vortrags sei ihm auch verziehen, dass immer wieder dezent die Werbetrommel für Microsoft-Produkte gerührt wurde.

Ferner stand heute noch die Möglichkeit offen, einen Testdurchgang zwecks Vorbereitung der Abschlusspräsentationen, die wir nächste und überübernächste Woche über unsere schriftlichen Arbeiten durchführen müssen, zu machen.

Weitere Erläuterungen folgen in den nachfolgenden Beiträgen.

In der 7. und 8. Veranstaltung wurde der Kurs zur Ausbildung zum e-Moderator (Definition von e-Moderation siehe hier) fortgesetzt, wobei wir nun selbst moderieren durften. Hierzu musste eine 15-minütige Präsentation über irgendein beliebiges Thema (bei mir: Grundlagen des Zeit- und Zielmanagements für Mittelschüler und Studierende, in Anlehnung an Lothar J. Seiwert) erstellt werden. Ich verzichte darauf, die theoretischen Grundlagen von Onlinekonferenzen zu wiederholen oder die Funktionalitäten von Centra nochmals aufzulisten; vielmehr sollen einige Ergänzungen erwähnt werden. Im Folgenden werden deshalb ein paar Tipps aufgeführt, die zu einer gelungenen e-Moderation beitragen sollen.

Tipps für eine gelungene e-Moderation
 

• Langsames, deutliches Sprechen: In Online-Konferenzen ist es, abgesehen von dem Fall, dass eine Webcam eingesetzt wird, nicht möglich, die Mimik des Referenten zu sehen. Auch wird die Gestik (Handzeichen etc.) nicht erkannt. Aus diesem Grunde ist es unerlässlich, mit der Stimme zu arbeiten, mit ihr also wichtige Punkte zu betonen, Spannung zu erzeugen usw. Grundsätzlich sollte bei einer Onlinepräsentation immer deutlich, langsam und genügend laut gesprochen werden.
• Rückfragen stellen: Weil man an Onlinekonferenzen keine fragenden Gesichter der Zuschauer erkennen kann, ist es unerlässlich, von Zeit zu Zeit die Teilnehmer zu fragen, ob Unklarheiten bestehen oder Ergänzungen bestehen. Zwar können die Teilnehmenden sich durch Mausklick auf ein Icon, das ein Handaufheben darstellt, beim Moderator melden. Dennoch besteht unter Umständen eine nicht unbeachtliche Hemmschwelle, den Moderator in seiner Präsentation zu unterbrechen. Daher sollte der Präsentierende sein Publikum zu Beginn der Präsentation auch bewusst darauf hinweisen, dass sie ihn bei allfälligen Fragen, Ergänzungen oder Bemerkungen unterbrechen sollen.
• Übersichtliche Folien: Übersichtliche Folien sind nicht nur bei Onlinepräsentationen wichtig, sondern bei jeder anderen Präsentation auch. Ich empfehle, jeweils eine serifenlose Schrift (Frutiger Roman, …), nicht aber unbedingt eine Standardschrift (Arial, …) zu verwenden. Die Schrift muss genügend gross sein (mind. 20 pt) und in einer passenden Schriftfarbe stehen (am besten helles Schwarz oder dunkles Anthrazit, nicht aber etwa gelb, rot, grün etc.). Gemäss Lore Reß sollten die Folien ferner schlicht sein, keine Fusszeilen beinhalten und keine Foliennummerierung aufweisen. Mit der Schlichtheit der Folien bin ich grundsätzlich einverstanden, denn es gibt nichts Schlimmeres als überladene Folien. Dennoch sollte die Präsentation über eine gewisse Eleganz verfügen, die man beispielsweise mit feinen, halbtransparenten Linien einfach selbst für die eigene Präsentation erstellen kann. Der Sinn und Zweck, auf Fusszeilen zu verzichten, liegt darin, dass mit Centra und auch mit den meisten anderen e-Conferencing Tools auf die Folien geschrieben und gemalt werden kann; insoweit ist es denkbar ungünstig, wenn die Folien gegen unten begrenzt sind. Auf eine Foliennummerierung soll, so Reß, verzichtet werden, weil die Teilnehmenden ansonsten leicht merken, wenn eine Folie übersprungen wird. Dem kann nicht ganz zugestimmt werden. Insbesondere bei Präsentationen, die zu Schulungszwecken gemacht werden, kommt es vor, dass Teilnehmende sich Notizen machen möchten. Angenommen, die Folien stehen nicht frei zum Download bereit, so können die Teilnehmenden sich die Folien nicht ausdrucken und entsprechend auch keine ergänzenden Bemerkungen auf die Folien schreiben. Aus diesem Grunde werden die Teilnehmer sich Notizen auf leeren Blättern oder ggf. in einem Word-File machen. Sind die Folien nummeriert, so können sich Gedankengänge und anderweitige Bemerkungen viel leichter einer Folie zuordnen lassen (z.B. «ad 3: …», «ad 7: …»; «Folie 9: …»). Ansonsten müsste jeweils ein Querverweis in der Art von «Folie über die Strategieentwicklung in KMU: …» gemacht werden, was sichtbar mehr Zeit verwendet. Angenommen, die Folien stehen aber vor der Präsentation zum Download bereit oder können sonst wie auf irgendeiner Art und Weise eingesehen werden. In einem solchen Fall würden die Teilnehmenden die ausgelassenen Folien ohnehin bemerken, da sie die Folien bereits einmal eingesehen haben.
• Meldungen und Feedbacks im Auge behalten: Von zentraler Bedeutung ist, dass der Moderator die an ihn abgegebenen Meldungen (z.B. über Textchats) und Feedbacks («Zu schnell», «Zu langsam», «Nochmals erklären» etc.) berücksichtigt. Ebenfalls muss der Moderator sofort merken, wenn einer der Teilnehmer sich durch virtuelles Handaufhalten melden möchte. Insgesamt sind hier nicht wenig Anforderungen an den Moderator gestellt, da er den gesamten Bildschirm stets im Auge behalten muss.
• Rückmeldungen "erzwingen": Anders als bei normalen Präsentationen bzw. Konferenzen kann der Moderator nicht sehen, ob alle Teilnehmer geistig bei der Sache sind (oder ob sie schlafen bzw. ihre Mails beantworten oder im Internet browsen). Deshalb sollte ein Moderator regelmässig Rückmeldungen erzwingen. Er kann dies tun, indem er Umfragen zur Abstimmung vorlegt, das Whiteboard zur Benutzung freigibt und die Teilnehmenden auffordert, ihre Gedanken dort zu schreiben bzw. zu strukturieren, die Teilnehmenden bittet, im Textchat Antworten zu schreiben oder Ja-/Nein-Fragen stellt, welche die Teilnehmer mit Klick auf die Buttons «Ja» oder «Nein» beantworten müssen. Wenn der Moderator sieht, dass ein Teilnehmer vermehrt keine Antworten gibt, so lohnt es sich ggf. freundlich nachzufragen, ob der Teilnehmer noch bei der Sache ist.
• Bewegung in die Folien bringen: Solange Folien während einer Onlinemoderation durchgegangen werden, empfiehlt es sich, die behandelten Punkten mit einem virtuellen Stift zu umranden oder mit der Maus – für die Konferenzteilnehmer sichtbar – auf die Punkte hinzuweisen, genau so wie bei einer normalen Konferenz mit Laserpointer auf die entsprechenden Punkte einer Folie gezeigt wird. Gemäss Lore Reß besteht, wenn mit den Folien aktiv gearbeitet wird, d.h. wenn Action stattfindet, weniger die Gefahr, dass die Teilnehmenden nur zuhören, anstatt auf die Folien zu schauen, und stattdessen beispielsweise ihre E-Mails beantworten.

Nach den dargelegten Ausführungen wird klar, dass die «multi-tasking»-Fähigkeit des Moderators eine unabdingbare Voraussetzung für eine gelungene online abhgehaltene Präsentation bzw. Konferenz ist.

Meine Erfahrungen mit e-Moderation

Der Umgang mit e-Conferencing-Software ist gar nicht so schwierig, wie es zu Beginn scheinen mag. Man gewöhnt sich recht schnell an die Handhabung des Tools, die Konvertierung von PowerPoint-Folien in JPG, GIF bzw. HTML erfolgt mit Centra problemlos (wenn auch die Folien aufgrund der niedrigen Auflösung nicht mehr so scharf sind, wie sie in PowerPoint dargestellt werden), und auch beim Moderieren gelingt es, die anfängliche Nervosität schnell abzulegen. Gewöhnungsbedürftig ist, die Teilnehmenden nicht im sehen zu können, was einem die Unsicherheit bringt, nicht immer zu wissen, ob (a) das, was man erzählt, den Teilnehmern überhaupt interessiert und (b) die Teilnehmer überhaupt noch zuhören. Als Moderator gilt es auch, stets alles (d.h. Wortmeldungen, Textchat, Folien etc.) im Auge zu behalten und gleichzeitig noch zu sprechen... Und da Männer nicht verschiedene Dinge gleichzeitig machen können, dürften Frauen regelmässig die besseren e-Moderatorinnen sein.

Ergänzungen

Andreas P. hat übrigens noch gute Screenshots der Werkzeugleiste von Centra sowie der Navigationsleiste in seinem Blog publiziert:



Werkzeugleiste von Centra



Navigationsleiste von Centra

Andreas weist - meines Erachtens zu Recht - darauf hin, dass e-Conferencing Tools primär im unternehmerischen Kontext und nicht innerhalb des Studiums genutzt werden. Gleichfalls einverstanden bin ich mit der Aussage, dass Studierende - sowie aber auch Kleinunternehmen, die sich keine Conferencing Solutions leisten können (!), vor allem über andere Instrumente, namentlich über virtual Teamrooms oder Skype, zusammenarbeiten.

Der andere Andreas in unserem Kurs, Andreas Gerig, hat übrigens entdeckt, dass die Daten + Dokumentation GmbH, welcher Frau Lore Reß angehört, einen Blogeintrag über unsere Ausbildung zum e-Moderator gemacht hat.

Links

Flash-Demo von Centra bei der Daten + Dokumentation GmbH

Bisherige Erfahrungen

In meinem Handlungskompetenzkurs des letzten Semesters, "Management komplexer Projekte", wurde mir bereits während einiger Minuten Einblick in Macromedia Breeze gewährt. Selber testen konnten wir die Software leider nicht, aber immerhin, man hat bereits einmal die Benutzeroberfläche gesehen. Der sehr hohe Preis für die Software hat mich allerdings davon abgehalten, weitere Nachforschungen über Macromedia Breeze anzustellen.

Neue Erfahrungen

Da ich bisher noch nicht die Gelegenheit hatte, selbst mit Web Conferencing Software herumzuspielen, war die Ausbildung zum e-Moderator doch eine ganz tolle und interessante Erfahrung. Durch die Möglichkeit, selbst die einzelnen Features zu testen, lernt man wesentlich effizienter, als wenn man einfach nur das Handbuch durchliest oder sich eine Flashanimation, in welcher die Handhabung mit der Software erklärt wird, ansieht.

Nutzen und Sinn des Einsatzes von Conferencing Software

e-Conferencing Tools weisen verschiedene Vorteile auf: Namentlich sind sie geeignet, Reisekosten zu sparen und Reisezeiten zu minimieren, wenn Konferenzen online über das Internet abgehalten werden können. Weiter sind solche Instrumente, insb. das Whiteboard, sehr geeignet für gruppeninternes Brainstorming, was etwa bei einer gewöhnlichen Telefonkonferenz nicht möglich ist. Präsentationen oder Kundgebungen, die über eine Conferencing Software abgehalten wird, ist auch viel persönlicher als Mitteilungen, die einfach per Mail (oder anderen asynchrone Kommunikationsmedien) hin und her geschickt werden oder Diskussionen, die in Diskussionsforen stattfinden, weil die einzelnen Beteiligten die Stimme des Moderators hören. Ausserdem lassen sich Rückfragen – anders als bei E-Mail-Verkehr oder Benutzung eines Diskussionsforums – unmittelbar stellen, und sie werden auch sofort oder innerhalb weniger Minuten beantwortet.

Web Conferencing Software sollte meines Erachtens vor allen Dingen dort eingesetzt werden, wo eine grosse Zahl von Arbeitenden geografisch entfernt an gemeinsamen Projekten arbeitet. Der Einsatz eines solchen Systems soll nicht Selbstzweck sein. Es versteht sich von selbst, dass der Erwerb einer Konferenzsoftware sich in einem Unternehmen, welches Büros nur am Hauptsitz des Unternehmens besitzt (wohl aber welche besitzt! – arbeiten die Mitarbeitenden von zu Hause oder von eigenen unternehmensfremden Arbeitsplätzen aus, kann Web Conferencing wiederum Sinn machen) nicht rentiert. In einem solchen Fall ist es nämlich kein Problem, die gesamte Belegschaft persönlich in einer Räumlichkeit zu versammeln.

Internetkonferenzen können aber auch unternehmensübergreifend zwischen zwei oder mehreren Unternehmen durchgeführt werden. Sinn macht der Einsatz einer Web Conferencing Software auch bei virtuellen Unternehmen, wie auch bei Unternehmen, welche über viele Handelsreisende oder Salesmen, die oft unterwegs sind, verfügen. ("Ein virtuelles Unternehmen ist eine Kooperationsform rechtlich unabhängiger Unternehmen, Institutionen und/oder Einzelpersonen, die eine Leistung auf der Basis eines gemeinsamen Geschäftsverständnisses erbringen. Die kooperierenden Einheiten beteiligen sich an der Zusammenarbeit vorrangig mit ihren Kernkompetenzen und wirken bei der Leistungserstellung gegenüber Dritten wie ein Unternehmen. Dabei wird auf die Institutationalisierung zentraler Managementfunktionen zur Gestaltung, Lenkung und Entwicklung des virtuellen Unternehmens durch die Nutzung geeigneter Informations- und Kommunikationstechnologien weitgehend verzichtet." Fischer, 1996)

Ein weiteres mögliches Anwendungsgebiet sind Universitäten und Fachhochschulen. Es ist dem Umstand Rechnung zu tragen, dass viele Studierende über die Wochenenden, über die Semesterbreaks und über die Semesterferien oftmals nicht am Studienort verweilen, sondern nach Hause gehen. Viele (Gruppen-)Seminararbeiten und viele Studienprojekte werden aber genau zu jenen Zeiten geschrieben bzw. durchgeführt, in denen die Studierenden nicht am Ort der Universität verweilen. Es fehlt deshalb an einem (physischen) Ort, an welchem die Studierenden zusammenkommen können. Somit bleibt nur die virtuelle Welt als Treffpunkt für den gemeinsamen Austausch und für die Zusammenarbeit im entsprechenden Projekt. Um hierzu ein Beispiel zu machen: Angenommen, ich (aus St.Gallen, Student in St.Gallen) hätte mit drei Mitstudierenden eine schriftliche Arbeit über e-Collaboration zu schreiben, und der eine Mitstudierende käme auch aus St.Gallen, die andere Mitstudentin käme aus Basel und der dritte Mitstudent käme aus Hannover, so ergäbe sich folgendes Problem: Da während der regulären Vorlesungszeit die Vorbereitung auf die einzelnen Vorlesungen im Vordergrund steht, würde der Grossteil der Seminararbeit während dem Semesterbreak oder – je nach festgelegtem Abgabedatum der Arbeit – nach den Vorlesungen in den Semesterferien erarbeitet werden. Während dieser Zeit wären indessen nur zwei der vier Studierenden in St.Gallen (eine würde zurück nach Basel, einer nach Hannover gehen). Weil die Seminararbeit vorgegebenermassen gruppenweise zu erstellen ist, kann auf die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Projektbeteiligten nicht verzichtet werden. Es sei darauf hinzuweisen, dass es sich in der Regel nicht empfiehlt, eine Seminararbeit kapitelweise unter den Beteiligten aufzuteilen, da die Thematik dann nicht gemeinsam erarbeitet wird und die Arbeit insgesamt bezüglich Sprache, Schreibstil und Argumentationsmethode sehr unterschiedliche Kapitel enthält. Die Inkonsequenz dürfte zu einer schlechten Bewertung führen, weshalb auf eine solche "Arbeitteilung nach Kapiteln" besser verzichtet werden sollte. Eine Zusammenarbeit ist folglich unbedingt notwendig. Dennoch sind physische Treffen nur sehr schlecht möglich (man stelle sich vor, der Studierende aus Hannover müsste extra für eine Gruppenbesprechung von Hannover nach St.Gallen reisen). Würde man selbst davon ausgehen, dass auf die Teilnahme des deutschen Kommillitonen verzichtet werden könnte, so bliebe immer noch die Basler Studentin, die für das Gruppentreffen nach St.Gallen kommen müsste. Man könnte zwar argumentieren, dass sowohl die beiden St.Galler Studierende als auch die Baslerin als Kompromiss sich in Zürich treffen könnten – nur stellt sich dann die Frage, wo, d.h. in welcher Räumlichkeit?

Unter solchen Umständen sollte auch Studierenden die Möglichkeit gegeben werden, sich in einem virtuellen Umfeld, konkret an einer virtuellen Konferenz treffen zu können. Es wäre daher zu begrüssen, wenn Universitäten und Fachhochschulen für ihre Studierenden einen kostenlosen Zugang zu einem Web Conferencing Tool zur Verfügung stellen würden. Dies ist indes an vielen Universitäten bzw. Fachhochschulen (noch) nicht der Fall, so dass den (geografisch distanzierten) Studierenden in Projektarbeiten nur die Zusammenarbeit über andere Instrumente (virtuelle Teamräume, Telefon/Chat und E-Mail) bleibt. Relativierend sei angemerkt, dass die meisten Seminararbeiten und Studienprojekten in Gruppen bis maximal fünf/sechs Personen stattfinden, so dass der Einsatz von Conferencing Software nicht notwendig erscheint, weil der Grossteil der Koordination und Kommunikation auch über einfachere Instrumente (z.B. Skype, Teamrooms, Mail) gehandhabt werden kann. Insoweit ist für Studierende das Bedürfnis nach Software für webbasierende Konferenzen sehr viel geringer als das Bedürfnis nach virtuellen Teamräumen.

Was bleibt zu tun…?

Da Prof. Dr. Back den Bezug zu lebenden Beispielen schätzt, werde ich auch in dieser Reflexion eine mögliche Anwendung in meinem Unternehmen (ingenion GmbH) reflektieren. Momentan kommt ein Einsatz von Web Conferencing Software in meinem Unternehmen nicht in Frage, da die Lizenzgebühren eindeutig zu hoch sind. Momentan versende ich ca. alle zehn Tage ein Rundmail an alle Angestellten, in welchem ich sie über die neuesten Entwicklungen und Vorkommnisse aufkläre. Es wäre zweifelsohne viel persönlicher, wenn dies über eine Web Conferencing Software geschehen würde, da die Mitarbeitenden dann nicht nur meine Worte lesen, sondern auch gleich meine Stimme hören und sofort Rückfragen stellen könnten. In einem solchem Falle würde mir ich sogar noch eine Webcam zutun. Wie erwähnt fällt hingegen der Einsatz einer solchen Software bei uns nicht in Betracht. Vielleicht darf ich mir dann wieder Gedanken drüber machen, nachdem ich in unserem Team den 300. Mitarbeitenden eingestellt habe.

Quellen

Fischer, K. (1996). Intelligente Agenten für das Management virtueller Unternehmen. In: Information Management 1/96, Computerwoche Verlag GmbH, München