Sonntag, 14. Mai 2006
5. und 6. Veranstaltung: Conferencing Software: Theoretische Grundlagen
wzwm06roman, 12:42h
Definition von Conferencing Software
Unter "Web Conferencing Software" ist eine Software gemeint, die es ermöglicht, zwei oder mehreren (räumlich getrennten) Personen über das Internet oder über ein Netzwerk Meetings oder Livekonferenzen abzuhalten (vgl. auch die Erläuterungen bei Wikipedia). Jeder Teilnehmer sitzt hierzu an seinem Rechner und ist über das Internet/firmeninterne Netzwerk mit den anderen Benutzern über die Web Conferencing Applikation verbunden. Erforderlich ist neben einer Netzwerkverbindung das Vorhandensein von Lautsprecher/Kopfhörer und Mikrofon bei allen Teilnehmern (i.d.R. wird ein Headset benutzt werden). Sobald sich die Benutzer in die Anwendung eingeloggt haben, werden sie von der Software auf der Teilnehmerliste angezeigt, so dass der Moderator sehen kann, wer an der Präsentation bzw. an der Konferenz teilnimmt. Der Moderator führt die Präsentation durch und kann den einzelnen Teilnehmern Wortmelderechte geben, wenn diese Fragen stellen möchten oder einen Teil der Präsentation erläutern sollen.
Funktionalität von Conferencing Software am Beispiel von Centra 7
Centra ist ein webbasiertes Instrument, mit welchem Onlinepräsentationen und -meetings durchgeführt bzw. abgehalten werden können. Eingesetzt werden kann Centra sowohl im beruflichen wie auch im schulischen Alltag (aufgrund des hohen Preises und auch wegen den gewöhnlichen Anwendungsgebiete der Software – wer hält denn privat Konferenzen? – dürfte diese kaum je im privaten Gebrauch eingesetzt werden).
Centra 7 bietet eine Vielzahl von Werkzeuge, die ein Moderator oder eine Moderatorin in der Webkonferenz einsetzen kann. Dazu gehören:
a) "Normaler" Präsentationsmodus: Über die grösste Zeit einer Präsentation dürfte der Moderator die von ihm zuvor erstellten Folien durchgehen und über Voice Chat Erläuterungen abgeben. Die Folien können über Microsoft PowerPoint erstellt werden; sie werden anschliessend von Centra über ein Zusatztool namens "AgendaBuilder" in JPEG, GIF oder HTML – wahlweise in der Größe 480 x 640 oder 600 x 800 – konvertiert und importiert. Einzelne Bilder, HTML-Seiten oder TXT-Seiten können zusätzlich hochgeladen werden.
Der Moderator führt also durch die einzelnen Folien, kann aber den Teilnehmenden Fragen stellen, die sie mit "ja" oder "nein" beantworten können (z.B. "Haben Sie hierzu noch Fragen?"). Die Teilnehmenden können ihrerseits sich durch Handaufhalten, durch Gelächter oder durch Applaus bemerkbar machen, dem Moderator mittels Text Chat eine Mitteilung schicken oder ein anonymes Feedback geben (z.B. "Es geht mir zu langsam!").
Hat ein Teilnehmer eine Frage, wird er dies durch Handaufheben sichtbar machen (oder auf die Nachfrage des Moderators, ob jemand eine Frage habe, mit "ja" antworten). Dem Teilnehmer wird dann vom Moderator das Wort erteilt.
b) Whiteboard: Ein wichtiges Feature, das sich insbesondere für ein Brainstorming hervorragend einsetzten lässt, ist das Whiteboard. Dieses ist eine Art weisse Zeichenfläche, auf der jeder Teilnehmer – sofern ihm hierzu das Recht vom Moderator eingeräumt worden ist – Skizzen, Symbole, Linien, Pfeile, Textfelder etc. erstellen kann. Der Teilnehmer kann aber nicht nur eigene Elemente erstellen, sondern auch die von anderen Teilnehmenden erstellten Elemente modifizieren, verschieben und löschen. Das Whiteboard stellt somit eine Art virtuelle Wandtafel dar (oder eben ein Whiteboard), während die Teilnehmer die Schüler sind, die mit Kreiden und Schwamm/Tuch augestattet sind und ihre Gedanken auf der Wandtafel festhalten.
c) Application Sharing (und Web Safari): Application Sharing meint "gemeinsames und gleichzeitiges Arbeiten in einem Anwendungsprogramm […] durch mehrere Personen, deren Rechner auf elektronischem Weg (Telekooperation, Videokonferenz) miteinander verbunden sind" (Best Practice Xperts [BPX], o.D.; vgl. ferner die Ausführungen bei Wikipedia). Mittels Application Sharing kann der Moderator ein neues Programm starten und die gestartete Anwendung den Teilnehmenden sichtbar machen. Möglich ist auch, den Konferenzteilnehmer Zugriffsrechte auf das Programm einzuräumen, so dass nicht nur der Moderator, sondern auch die Teilnehmer mit dem Programm aktiv arbeiten können. Dies ist dann beispielsweise sinnvoll, wenn mehrere Personen an einem Glossar in einem Microsoft Word-Dokument arbeiten. Zu beachten bleibt allerdings, dass, wenn zu viele Anwender simultan auf eine Software zugreifen, der Rechner mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit überlastet und gegebenenfalls gar abstürzen wird.
Der Begriff "Web Safari" meint in Centra einfach das gemeinsame Browsen durch das Internet.
d) Umfragen: Der Moderator hat die Möglichkeit, vor der Präsentation mittels dem AgendaBuilder Umfragen vorzubereiten oder während der Präsentation neue Umfragen zu erstellen und diese von den Konferenzanwesenden ausfüllen zu lassen (z.B. "Wann wollt ihr eine Pause? – 10.00 Uhr; 10.30 Uhr; 11.00 Uhr"). Sofern aber reine Ja-/Nein-Fragen vorliegen, können diese von den Teilnehmenden auch ohne Umfrage über die Ja-/Nein-Meldung beantwortet werden.
e) Test/Kontrollfragen: Mittels Kontrollfragen kann der Moderator prüfen, ob die Teilnehmerinnen und Teilnehmer die behandelten Inhalte auch wirklich verstanden haben. Als Textfragen können grundsätzlich Multiple Choice Fragen, Lückefüll-Fragen und offene Fragen verwendet werden. Strittig ist, inwieweit Arbeitgeber auf die Testergebnisse ihrer Arbeitnehmer abstützen können. Grundsätzlich verhält es sich aus rechtlicher Sicht so, dass es einem Arbeitgeber jederzeit offen steht, die Arbeitnehmer zu testen (analog verhält es sich mit Bewertungsbögen, welche die Vorgesetzten über die ihnen unterstellten Arbeitnehmer ausfüllen). Centra bietet die Möglichkeit, dass die Testergebnisse der Konferenzteilnehmer gespeichert werden und jedem Teilnehmenden seine richtigen oder falschen Antworten zugeordnet werden. Ganz eine andere rechtliche Frage ist es dann, ob aus den Testergebnissen abgeleitete Massnahmen zulässig sind (es sei darauf hingewiesen, dass gemäss Art. 319 ff. OR vom Arbeitnehmer eine Arbeitsleistung, nicht aber eine Leistungsfähigkeit oder ein Intelligenzlevel an sich oder – daraus abgeleitet – einbestimmtes Testresultat vertraglich geschuldet ist).
f) Textchat: An der Konferenz bzw. Präsentation Teilnehmende können den Moderatoren oder allen Teilnehmern über den Textchat kurze Mitteilungen schicken. Private Mitteilungen von einem Benutzer an einen anderen Benutzer sind nur möglich, wenn der Moderator dies erlaubt.
g) Playback: Die Konferenz oder Präsentation lässt sich aufzeichnen und kann dann von den nicht-teilnehmenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt abgespielt werden. Mit Centra beträgt die Grösse einer 90-minütigen Konferenz (mit Folien und Voice Chat, ohne Video) unter 10 MB.
Abbildung: Das Whiteboard von Centra (Quelle: vconference.de)
Andere Web Conferencing Systeme bieten zusätzlich noch andere Features an, wie etwa die Möglichkeit eines File Sharing (so z.B. Macromedia Breeze). Zu Macromedia Breeze gibt's übrigens eine ganz interessante Demo.
Anwendungsgebiete
Nachdem oben dargetan wurde, welche Funktionalitäten Web Conferencing Applications bieten, stellt sich nun die Frage, in welchen Gebieten eine solche Software eingesetzt werden soll. Nantel (2004) zeigt mehrere Geschäftsbedürfnisse auf, die mit Hilfe von Web Conferencing Software oder Virtual Classroom Applications befriedigt werden können:
Links zu berühmten Web Conferencing Tools
Andere Links
vconference.de: Internetplattform mit Zugang zu Centra 7.
Quellen
Best Practice Xperts [BPX]. (o.D.). Glossar «A». Gefunden am 14. Mai 2006 unter http://www.bpx.ch/glossar/glossar_a.htm
Nantel, R. (2004). Live E-Learning 2004. Virtual Classrooms, Synchronous Tools, and Web Conferencing Systems. Gefunden am 14. Mai 2006 unter http://www.brandon-hall.com/publications/lel/lel.pdf
Unter "Web Conferencing Software" ist eine Software gemeint, die es ermöglicht, zwei oder mehreren (räumlich getrennten) Personen über das Internet oder über ein Netzwerk Meetings oder Livekonferenzen abzuhalten (vgl. auch die Erläuterungen bei Wikipedia). Jeder Teilnehmer sitzt hierzu an seinem Rechner und ist über das Internet/firmeninterne Netzwerk mit den anderen Benutzern über die Web Conferencing Applikation verbunden. Erforderlich ist neben einer Netzwerkverbindung das Vorhandensein von Lautsprecher/Kopfhörer und Mikrofon bei allen Teilnehmern (i.d.R. wird ein Headset benutzt werden). Sobald sich die Benutzer in die Anwendung eingeloggt haben, werden sie von der Software auf der Teilnehmerliste angezeigt, so dass der Moderator sehen kann, wer an der Präsentation bzw. an der Konferenz teilnimmt. Der Moderator führt die Präsentation durch und kann den einzelnen Teilnehmern Wortmelderechte geben, wenn diese Fragen stellen möchten oder einen Teil der Präsentation erläutern sollen.
Funktionalität von Conferencing Software am Beispiel von Centra 7
Centra ist ein webbasiertes Instrument, mit welchem Onlinepräsentationen und -meetings durchgeführt bzw. abgehalten werden können. Eingesetzt werden kann Centra sowohl im beruflichen wie auch im schulischen Alltag (aufgrund des hohen Preises und auch wegen den gewöhnlichen Anwendungsgebiete der Software – wer hält denn privat Konferenzen? – dürfte diese kaum je im privaten Gebrauch eingesetzt werden).
Centra 7 bietet eine Vielzahl von Werkzeuge, die ein Moderator oder eine Moderatorin in der Webkonferenz einsetzen kann. Dazu gehören:
a) "Normaler" Präsentationsmodus: Über die grösste Zeit einer Präsentation dürfte der Moderator die von ihm zuvor erstellten Folien durchgehen und über Voice Chat Erläuterungen abgeben. Die Folien können über Microsoft PowerPoint erstellt werden; sie werden anschliessend von Centra über ein Zusatztool namens "AgendaBuilder" in JPEG, GIF oder HTML – wahlweise in der Größe 480 x 640 oder 600 x 800 – konvertiert und importiert. Einzelne Bilder, HTML-Seiten oder TXT-Seiten können zusätzlich hochgeladen werden.
Der Moderator führt also durch die einzelnen Folien, kann aber den Teilnehmenden Fragen stellen, die sie mit "ja" oder "nein" beantworten können (z.B. "Haben Sie hierzu noch Fragen?"). Die Teilnehmenden können ihrerseits sich durch Handaufhalten, durch Gelächter oder durch Applaus bemerkbar machen, dem Moderator mittels Text Chat eine Mitteilung schicken oder ein anonymes Feedback geben (z.B. "Es geht mir zu langsam!").
Hat ein Teilnehmer eine Frage, wird er dies durch Handaufheben sichtbar machen (oder auf die Nachfrage des Moderators, ob jemand eine Frage habe, mit "ja" antworten). Dem Teilnehmer wird dann vom Moderator das Wort erteilt.
b) Whiteboard: Ein wichtiges Feature, das sich insbesondere für ein Brainstorming hervorragend einsetzten lässt, ist das Whiteboard. Dieses ist eine Art weisse Zeichenfläche, auf der jeder Teilnehmer – sofern ihm hierzu das Recht vom Moderator eingeräumt worden ist – Skizzen, Symbole, Linien, Pfeile, Textfelder etc. erstellen kann. Der Teilnehmer kann aber nicht nur eigene Elemente erstellen, sondern auch die von anderen Teilnehmenden erstellten Elemente modifizieren, verschieben und löschen. Das Whiteboard stellt somit eine Art virtuelle Wandtafel dar (oder eben ein Whiteboard), während die Teilnehmer die Schüler sind, die mit Kreiden und Schwamm/Tuch augestattet sind und ihre Gedanken auf der Wandtafel festhalten.
c) Application Sharing (und Web Safari): Application Sharing meint "gemeinsames und gleichzeitiges Arbeiten in einem Anwendungsprogramm […] durch mehrere Personen, deren Rechner auf elektronischem Weg (Telekooperation, Videokonferenz) miteinander verbunden sind" (Best Practice Xperts [BPX], o.D.; vgl. ferner die Ausführungen bei Wikipedia). Mittels Application Sharing kann der Moderator ein neues Programm starten und die gestartete Anwendung den Teilnehmenden sichtbar machen. Möglich ist auch, den Konferenzteilnehmer Zugriffsrechte auf das Programm einzuräumen, so dass nicht nur der Moderator, sondern auch die Teilnehmer mit dem Programm aktiv arbeiten können. Dies ist dann beispielsweise sinnvoll, wenn mehrere Personen an einem Glossar in einem Microsoft Word-Dokument arbeiten. Zu beachten bleibt allerdings, dass, wenn zu viele Anwender simultan auf eine Software zugreifen, der Rechner mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit überlastet und gegebenenfalls gar abstürzen wird.
Der Begriff "Web Safari" meint in Centra einfach das gemeinsame Browsen durch das Internet.
d) Umfragen: Der Moderator hat die Möglichkeit, vor der Präsentation mittels dem AgendaBuilder Umfragen vorzubereiten oder während der Präsentation neue Umfragen zu erstellen und diese von den Konferenzanwesenden ausfüllen zu lassen (z.B. "Wann wollt ihr eine Pause? – 10.00 Uhr; 10.30 Uhr; 11.00 Uhr"). Sofern aber reine Ja-/Nein-Fragen vorliegen, können diese von den Teilnehmenden auch ohne Umfrage über die Ja-/Nein-Meldung beantwortet werden.
e) Test/Kontrollfragen: Mittels Kontrollfragen kann der Moderator prüfen, ob die Teilnehmerinnen und Teilnehmer die behandelten Inhalte auch wirklich verstanden haben. Als Textfragen können grundsätzlich Multiple Choice Fragen, Lückefüll-Fragen und offene Fragen verwendet werden. Strittig ist, inwieweit Arbeitgeber auf die Testergebnisse ihrer Arbeitnehmer abstützen können. Grundsätzlich verhält es sich aus rechtlicher Sicht so, dass es einem Arbeitgeber jederzeit offen steht, die Arbeitnehmer zu testen (analog verhält es sich mit Bewertungsbögen, welche die Vorgesetzten über die ihnen unterstellten Arbeitnehmer ausfüllen). Centra bietet die Möglichkeit, dass die Testergebnisse der Konferenzteilnehmer gespeichert werden und jedem Teilnehmenden seine richtigen oder falschen Antworten zugeordnet werden. Ganz eine andere rechtliche Frage ist es dann, ob aus den Testergebnissen abgeleitete Massnahmen zulässig sind (es sei darauf hingewiesen, dass gemäss Art. 319 ff. OR vom Arbeitnehmer eine Arbeitsleistung, nicht aber eine Leistungsfähigkeit oder ein Intelligenzlevel an sich oder – daraus abgeleitet – einbestimmtes Testresultat vertraglich geschuldet ist).
f) Textchat: An der Konferenz bzw. Präsentation Teilnehmende können den Moderatoren oder allen Teilnehmern über den Textchat kurze Mitteilungen schicken. Private Mitteilungen von einem Benutzer an einen anderen Benutzer sind nur möglich, wenn der Moderator dies erlaubt.
g) Playback: Die Konferenz oder Präsentation lässt sich aufzeichnen und kann dann von den nicht-teilnehmenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt abgespielt werden. Mit Centra beträgt die Grösse einer 90-minütigen Konferenz (mit Folien und Voice Chat, ohne Video) unter 10 MB.
Abbildung: Das Whiteboard von Centra (Quelle: vconference.de)
Andere Web Conferencing Systeme bieten zusätzlich noch andere Features an, wie etwa die Möglichkeit eines File Sharing (so z.B. Macromedia Breeze). Zu Macromedia Breeze gibt's übrigens eine ganz interessante Demo.
Anwendungsgebiete
Nachdem oben dargetan wurde, welche Funktionalitäten Web Conferencing Applications bieten, stellt sich nun die Frage, in welchen Gebieten eine solche Software eingesetzt werden soll. Nantel (2004) zeigt mehrere Geschäftsbedürfnisse auf, die mit Hilfe von Web Conferencing Software oder Virtual Classroom Applications befriedigt werden können:
- Online-Learning und Schulung der Mitarbeiter
- Information von Vertriebsmitarbeitenden
- Kommunikation, indem die Konferenz aufgezeichnet wird und den nicht-anwesenden Teilnehmern zum Replay zur Verfügung gestellt wird
- Erfassung und Handhabung von Wissen
- Brainstorming
- Teamwork (z.B. über Application Sharing)
Links zu berühmten Web Conferencing Tools
- Saba Centra Conference
- Adobe Macromedia Breeze
- Microsoft Live Meeting
- Interwise Enterprise Communication Plattform
- Lotus Sametime
Andere Links
vconference.de: Internetplattform mit Zugang zu Centra 7.
Quellen
Best Practice Xperts [BPX]. (o.D.). Glossar «A». Gefunden am 14. Mai 2006 unter http://www.bpx.ch/glossar/glossar_a.htm
Nantel, R. (2004). Live E-Learning 2004. Virtual Classrooms, Synchronous Tools, and Web Conferencing Systems. Gefunden am 14. Mai 2006 unter http://www.brandon-hall.com/publications/lel/lel.pdf
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Freitag, 12. Mai 2006
5. und 6. Veranstaltung: Conferencing Software: Überblick
wzwm06roman, 21:54h
Das Wichtigste in Kürze
Die 4. und 5. Veranstaltung fand im IWI-HSG statt und behandelte den ersten Teil unserer Ausbildung zum e-Moderator. Wir wurden von Frau Lore Reß von der Daten + Dokumentation GmbH, einem Dienstleistungsunternehmen für Online-Learning, ausgebildet und im Umgang mit CENTRA 7, der Conferencing Solution von saba, geschult. Dabei wurden einige allgemeine Tipps und Hinweise zum Umgang mit Conferencing Software erteilt und die einzelnen Funktionen der Software selbst (in unserem Fall CENTRA 7) erläutert. Ein Grossteil der Erklärungen erhielten wir dabei über die Web Conferencing Application selbst.
Detailliertere Ausführungen folgen im nächsten Artikel.
Die 4. und 5. Veranstaltung fand im IWI-HSG statt und behandelte den ersten Teil unserer Ausbildung zum e-Moderator. Wir wurden von Frau Lore Reß von der Daten + Dokumentation GmbH, einem Dienstleistungsunternehmen für Online-Learning, ausgebildet und im Umgang mit CENTRA 7, der Conferencing Solution von saba, geschult. Dabei wurden einige allgemeine Tipps und Hinweise zum Umgang mit Conferencing Software erteilt und die einzelnen Funktionen der Software selbst (in unserem Fall CENTRA 7) erläutert. Ein Grossteil der Erklärungen erhielten wir dabei über die Web Conferencing Application selbst.
Detailliertere Ausführungen folgen im nächsten Artikel.
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Dienstag, 9. Mai 2006
4. Veranstaltung: Teamrooms: Reflexion
wzwm06roman, 12:59h
Bisherige Erfahrungen
Mit Teamrooms habe ich bisher bereits einige Erfahrungen machen dürfen, da mich Teamsrooms schon immer fasziniert haben. Vor rund zwei Jahren hatte ich die Gelegenheit, unter dem Service von Mayetic Lotus QuickPlace zu testen. Allerdings war ich nicht so ganz zufrieden mit der Kollaborationssoftware, so dass ich mein Workplace wieder löschte. Die Screenshots von eroom.net haben mich auch immer fasziniert, doch weil der Dienst nicht ganz billig ist, habe ich mich nie angemeldet. Ihm Rahmen meiner schriftlichen Abhandlung über Teamrooms, die ich zusammen mit Philipp und Andreas machen muss, werde ich immerhin dazu kommen, eroom.net für 21 Tage kostenlos zu testen. Auf intranets.com (heute webex weboffice, früher noch eigenständig) hatte ich mich auch einmal registriert; dazumal waren die gehosteten Intranet Solutions von intranet.com noch kostenlos. Heute ist dies (leider für den Konsument, aber verständlich für webex) nicht mehr der Fall.
Als ich dann den Zusammenarbeitsprozess meines Unternehmens verbessern wollte, hielt ich wieder nach einer sinnvollen und vor allem kostengünstige Lösung Ausschau. Getestet habe ich salesforce.com, welches eine hervorragende CRM-Lösung ist, aber nicht zur Hauptsache ein Kollaborationstool darstellt und sehr teuer ist. Als webbasierte Kundenverwaltungssoftware werden wir daher eine für die Grundmodule kostenlose Open Source Applikation namens SugarCRM einsetzen. Als eigentliches Intranet, also für die Kollaboration und nicht zur erweiterten Kundenverwaltung, habe ich in Windows SharePoint eine passable und nicht allzu teure Lösung gefunden. Da wir über einen Linux-, nicht aber über einen Windows-Server verfügen, müssen wir das SharePoint extern hosten, was wir bei www.sharepointhosting.ch tun. Dieses Angebot von Genotec (so heisst der Hosting Provider) ist sehr zu empfehlen.
Neue Erfahrungen
In der vierten Vorlesung wurde dann mein Team (Philipp, Andreas und ich) gebeten, Lotus QuickPlace (gehostet auf einem Server des IWI-HSG) zu testen, nachdem uns ein Zugang eingerichtet worden ist. Ich muss sagen, dass dieses Programm nicht perfekt ist, aber das sich mit ihm durchaus arbeiten lässt.
Positiv aufgefallen ist mir, dass Lotus QuickPlace ziemlich bedienungsfreundlich ist. Man findet alle wichtigen Features recht schnell, und auch für die Erstellung neuer Elemente braucht es nicht viele Klicks. Löblich ist auch, dass ich Lotus QuickPlace hinsichtlich des Designs (beschränkt) anpassen lässt und dass sich ohne grossen Aufwand weitere Datenbanken oder Seitensektionen erstellen lassen.
Was mir auch ganz gut gefällt, ist, dass für die Erstellung neuer Elemente (Termine, Aktivitäten, Aufgaben, Diskussionsbeitrag) jeweils ein WSYIWYG-Editor zur Verfügung steht. Über die Aufgabenverwaltung und den Gruppenkalender gibt es nichts auszusetzen, ausser das beim Gruppenkalender keine reine Tagesansicht vorhanden ist und sich nicht gleichzeitig Termine und Aufgaben (ähnlich wie beispielsweise in Microsoft Outlook) anzeigen lassen.
Negativ aufgefallen sind mir das Diskussionsforum und die Dokumentenverwaltung. Die Ansicht über die Übersicht der Diskussionsbeiträge ist ein wenig misslungen, weil nach jedem Titel gleich die ersten paar Sätze des Diskussionsbeitrages in der Übersicht mitangezeigt werden, was ein wenig störend wirkt, weil es unübersichtlich wird. Die Dokumentenverwaltung ("Library") kann leider nicht über eine Ordnerstruktur vorgenommen werden; vielmehr ist, soweit ich Lotus QuickPlace bisher testen konnte, erforderlich, dass man ähnlich wie bei der Diskussion neue Beiträge erstellt und die entsprechenden Dokumente als Attachment anfügt. Dieses Feature ist bei Microsoft SharePoint sehr viel besser gelöst; unter anderem kann bei SharePoint direkt vom Windows Explorer auf den Dokumentenaustausch zugegriffen werden, und Microsoft-Office-Dokumente können direkt im Dokumentenaustuaschbereich von SharePoint gespeichert werden.
Ausserdem musste ich konstatieren, dass sich die neu erstellten Datenbanken (ich habe ein einfaches Adressbuch erstellt) nur sehr beschränkt anpassen lassen. Zwar kann man für jedes Eingabefeld den Typus festlegen (z.B. "Plain Text", "Text Area", "Pop-up List", "Date Pop-up", "Attachment", …), doch kann das Design des selbst erstellten Datenbank nicht ohne weiteres angepasst werden. Immerhin ist es möglich, die Reihenfolge der Eingabefelder zu ändern. Was wiederum sehr gut ist, ist die Möglichkeit, die Art des Workflows zu ändern (ob also bspw. ein neuer Datensatz vom Administrator bestätigt werden muss oder nicht).
Insgesamt lässt sich mit Lotus QuickPlace für unsere (geringen) Bedürfnisse gut arbeiten. Weitere Erfahrungen werde ich während der Zusammenarbeit mit Philipp und Andreas zur Erstellung unserer schriftlichen Hausarbeit machen.
Nutzen und Sinn des Einsatzes von Teamrooms
Teamrooms sind äusserst nützliche Instrumente: Alle wichtigen Informationen (Aktivitäten, Termine, Aufgaben, Projektangaben, …) und Dokumente werden zentral verwaltet, was unter anderem dazu führt, dass der Mailverkehr abnimmt und die Suchzeit nach den entsprechenden Informationen minimiert wird. Diese Erfahrung konnte ich nach der Freischaltung unserer Intranetsolution (Microsoft SharePoint; siehe oben die Erklärungen hierzu) machen. Während ich vorhin Termine, Aufgaben, Telefonnummern, Dokumente, Diskussionspunkte etc. allen meinen Angestellten per Mail zukommen lassen musste, kann ich heute nur auf unser Intranet verweisen («Ihr findet alles Relevante auf unserem Intranet») bzw. brauche dies nicht einmal zu tun, weil sich die Tatsche, dass die wichtigen Informationen im Intranet befinden, aus dem Gebrauch des Intranets selbst ergibt.
Ich kann konkret ein Beispiel mit meinem Unternehmen (ein Dienstleistungsunternehmen, das Nachhilfe und Coaching für Mittelschüler und Sprachunterricht für Berufstätige anbietet) machen: Der Regional Manager von St.Gallen ist zuständig für die Erfassung neuer Kundenaufträge in der Region St.Gallen. Angenommen, ein neuer Mittelschüler von St.Gallen fragt bei uns nach Mathematiknachhilfe nach, so meldet er sich über unsere Website an (http://www.learn-help.ch), wodurch ein automatisches Mail generiert und an den Regional Manager generiert wird. Früher lief dies folgendermassen ab: Der Regional Manager St.Gallen rief mich an und erzählte mir vom Kunden und schickte mir das Mail mit der Kundenanfrage und den Kundendaten zu. Dann schickte er das Mail mit den Kundendaten und Kundenanfragen den einzelnen Angestellten (in casu Mathematiknachhilfelehrer), fragte diese telefonisch an, ob sie den Kunden übernehmen könnten und wies darauf hin, dass die Kundeninformationen im Mail enthalten seien. Dann nahm ein Nachhilfelehrer den Kunden an und erbrachte die Dienstleistung. Während der Erbringung der Dienstleistung mailte der Angestellte Bemerkungen zum Kunden dem Regional Manager zu, bis der Regional Manager die Mitteilung erhielt, der Kunde habe die Nachhilfe erfolgreich abgeschlossen. Heute machen wir dies anders – dank unseres Intranets können wir uns einigen Mailverkehr sparen. Der Regional Manager fügt die Kundeninformationen einmal in die Kundenverwaltung ein. Alle Mitarbeitenden, die Kontaktiert werden, bekommen keine Mail, sondern wissen, dass sie die wichtigen Kundeninformationen im Intranet vorfinden. Bemerkungen und Angaben zum Status des Kunden tragen sie ebenfalls im entsprechenden Kundendatensatz ein. Gleichfalls werden die einzelnen Kundentermine im Intranet eingetragen. Der Regional Manager, der für die Koordination einer Region zuständig ist, kann dann auch sehen, welcher Nachhilfelehrer wie stark ausgelastet ist.
Ich kann meinerseits wichtige Ankündigungen publizieren, relevante Dokumente (z.B. Dienstleistungsmanuals) auf das Intranet hochladen, dem Management Aufgaben zuweisen und mit der übrigen Geschäftsleitung Diskussionen führen. Ausserdem kann ich im Diskussionsforum (oder besser noch über ein Umfragetool) fragen, welche Daten welchem Nachhilfelehrer für ein Gruppentreffen aller Mitarbeitenden der ingenion GmbH gehen. Auch mir hat dies eine Menge an Mails und Kommunikationsaufwand angespart (ich darf vielleicht erwähnen, dass ich von meinem Geschäftspartner zuweilen bis zu 20 Mails täglich bekommen habe).
Allerdings ist es auch wichtig, dass alle Mitarbeitende oder alle in einem Projektteam eine zur Verfügung stehende Kollaborationsplattform wie ein Teamroom auch nutzen. Ich habe hierbei diese Erfahrung noch nicht teilen können, sondern musste zumindest bei uns feststellen, dass so etwas ähnliches wie die Drittelsregel gelten muss: Ein Drittel benutzt das Intranet sehr rege, ein Drittel benutzt es mehr oder weniger und ein Drittel benutzt es kaum oder nie. Und selbst, wenn man die Mitarbeitenden immer wieder bittet, sich doch mit dem Intranet vertraut zu machen und die Features zu nutzen: Es scheint doch immer welche zu geben, die sich mit solchen Dingen einfach nicht anzufreunden vermögen…
Um das aufgezeigte Beispiel kurz zusammenzufassen und Schlüsse daraus zu ziehen: Kollaborationstools wie virtuelle Teamräume helfen Projektteams oder ganzen Klein- und Mittelunternehmen, Koordinationsaufwand und Kommunikationsaufwand zu sparen; das dies so ist, konnte ich anhand des oben genannten Beispiels selbst erfahren. Ich würde es daher begrüssen, wenn auch im universitären Umfeld Collaboration Tools angeboten würden, welche den Studierenden kostenlos zur Verfügung stehen würden (ich habe das Glück, dass ich notfalls ein neues Teamroom von der von meiner Firma gemieteten SharePoint Solution machen kann). Ich bin jedenfalls überzeugt, dass auch Studentinnen und Studenten sich viel Zeit sparen könnten, wenn sie für ihre Zusammenarbeit ein solches Instrument einsetzen, insbesondere dann, wenn sie sich nicht täglich an der Universität sehen. Wichtig ist aber, dass wenn ein solches Tool angeboten wird, es auch genutzt wird.
Nutzen und Sinn des Einsatzes von Instant Messaging
Instant Messaging (IM; zur Definition siehe Wikipedia) hilft primär, Wartezeiten zu reduzieren und Kommunikationskosten tief zu halten. So sind beispielsweise für einzelne Fragen an Mitarbeitende keine ganzen Mails mehr notwendig, was hilft, den Mailverkehr tief zu halten. Auch muss das Büro nicht verlassen werden, um Mitarbeitende etwas zu fragen oder ihnen etwas mitzuteilen.
Was mich hier ein wenig stört, ist, dass Kurzmitteilungen (sei es über SMS, über IM oder über ein kurzes Mail) oftmals ein wenig unpersönlich erscheinen. Ich greife lieber mal schnell zum Telefon oder frage meine Kommillitonen vor oder nach der Vorlesung über etwas nach, anstatt ihn oder sie anzuskypen.
Das soll nicht heissen, dass ich Skype (und in Ausnahmefällen auch MSN Messenger) nicht benutzen würde. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass solche Programme von grossem Nutzen sein können, um schnell Dateien auszutauschen, in Echtzeit Gespräche zu führen (siehe hierzu meine Ausführungen zu Skype) oder kurze Fragen zu stellen (z.B. "Hey, in welchem Raum haben wir heute die Vorlesung in Staatsrecht?"). Allerdings kann IM auch sehr störend wirken, wenn man von Bekannten angeklickt wird, obwohl man den Status "Abwesend" oder "Beschäftigt" eingestellt hat oder – man möchte ja die Schuld nicht in allen Fällen den anderen zuweisen – weil man den Status "Online"/"Verfügbar" vergessen hat auf "Abwesend" oder "Beschäftigt" umzustellen. Dann wirken solche Unterbrüche äusserst nervend, zumal man aus Anstandsgründen sich oftmals verpflichtet fühlt, zumindest ein paar kurze Worte zu antworten, bevor man sagen darf, man sei beschäftigt und habe keine Zeit. (Zu den Auswirkungen von Unterbrüchen im Arbeitsprozess und zur Vermeidung derselben empfehle ich Seiwert, L. (2005). Mehr Zeit für das Wesentliche. Besseres Zeitmanagement mit der SEIWERT-Methode. Moderne Industrie. Unter Amazon bestellbar.)
Sehr praktisch ist Skype auch, wenn Nachrichten unmittelbar unter mehreren getauscht werden sollten oder eine Telefonkonferenz abgehalten werden muss. In der Geschäftsleitung der ingenion GmbH kann ich somit ohne grösseren Aufwand die zwei anderen Mitglieder der Geschäftsleitung zu Besprechungen einladen, und wir können synchron zu dritt kommunizieren.
Für problematisch erachte ich allerdings die Tatsache, dass manche Leute zwar online sind, sich aber nicht anmelden (es bestünde ja die Möglichkeit, den eigenen Status so zu setzen, dass ersichtlich wird, dass er oder sie nicht gestört werden möchte). So habe ich mich namentlich über jemanden gewundert, der zwar im MSN Messenger sehr oft angemeldet ist, in Skype hingegen nur sehr selten. Dasselbe mache allerdings auch ich, denn ich benützte (andersherum) MSN Messenger sehr wenig, dafür Skype praktisch immer.
Wo ich gerade von Skype rede... Wer auch Skype benutzt und mich anrufen will, kann das mit Klicken auf denfolgende Button tun (so einfach ist heutzutage das Telefonieren ;-) Mann muss nicht einmal mehr eine Nummer wählen, sondern kann einfach auf ein Textfeld klicken):
Über den Nutzen und Sinn von Live Conferencing Software werde ich hoffentlich das nächste Mal ausführlich berichten können.
Was bleibt zu tun…?
Nachdem ich dargetan habe, dass Skype ein wirklich tolles und kostensparendes Produkt ist, bleibt die Frage, warum ich noch länger bei Swisscom Fixnet registriert bleibe. Ich habe mir Folgendes ausgerechnet: Ich zahle der Swisscom für meinen ISDN-Anschluss eine monatliche Gebühr von CHF 43 (unabhängig der Gesprächsdauer); dies ergibt ein Jahrestotal von CHF 516. Der ADSL-Anschluss (monatlich CHF 49) ist darin nicht enthalten. Auf diesen kann ich auch keinesfalls verzichten, da ich vom Morgen bis Abend online bin. Bei Skype habe ich mir mit SkypeIn eine persönliche Telefonnummer gekauft (+41 44 586 88 65); für diese bezahle ich CHF 30 pro Jahr (CHF 2.50 pro Monat). Ein Headset von Logitech habe ich bereits seit längerem (kostete ca. CHF 80).
Nun lässt sich eine einfache Nutzwertanalyse machen, mit folgenden Annahmen und Prämissen:
Telefoniere ich weiterhin über Swisscom Fixnet, bezahle ich jährlich CHF 546 (inkl. Abschreibung des normalen Telefons; exkl. ADSL), wenn ich meine Skypenummer auslaufen lasse (und auch das Headset nicht erneuere), bzw. jährlich CHF 616, wenn ich die Skypenummer weiter abonniere. Telefoniere ich nur noch über Skype und kündige ich den Vertrag mit der Swisscom Fixnet, so betragen meine jährliche Aufwendungen (exkl. ADSL) für die Fixnet-/Internettelefonie nur CHF 100 (zwei Skypenummern zu je CHF 30 und die Abschreibung des Headsets von CHF 40). Somit könnte ich bis zu CHF 516 (!) einsparen, wenn ich den Vertrag mit der Swisscom Fixnet kündigen und nur noch über Skype telefonieren würde.
Daraus ist zu schliessen, dass ich so bald als möglich den besagten Fixnet-Vertrag kündigen sollte. Weshalb tue ich dich aber nicht? Das Problem hierbei ist, dass meine Fixnet-Nummern (+41 71 222 63 75 etc.) allen Freunden, Bekannten und Geschäftskontakten bekannt sind. Momentan könnten bestehende Rufnummern nicht von Skype übernommen werden, so dass ich bei Kündigung meines Fixnet-Vertrages auch meine bisherigen Rufnummern verlieren würde. Diese Rufnummern sind allerdings auch auf sämtlichen Visitenkarten, Briefpapiere, Flyer, Plakate etc. aufgedruckt. Die gedruckten Visitenkarten, ja das gesamte Marketingmaterial überhaupt stellen zwar sunk costs dar. Sind die Ersparnisse durch den Wechsel von Swisscom Fixnet zu Skype grösser als die Kosten, die beim Neudruck der Materialien anfallen, so sollte dennoch die zukünftige exklusive Telefonie über Skype den Vorzug erhalten. Hingegen ist die momentane Geschäftsrufnummer meiner Firma noch eine Rufnummer, die bei mir im Swisscom Fixnet-Vertrag enthalten ist. Diese Rufnummer ist dem Handelsregisteramt des Kantons St.Gallen, der kantonalen Steuerbehörde, den Geschäftspartnern etc. bekannt. Eine Bekanntgabe der Änderung wäre nicht nur zeitaufwendig, sondern auch mit einigen Änderungskosten verbunden. Aus diesem Grunde habe ich es bisher unterlassen, meinen bestehenden Fixnet-Vertrag zu kündigen.
Technologisch gesehen spricht allerdings nichts gegen einen Umzug. Da ich den Laptop vom Morgen bis Abend laufen lasse, bin ich immer (ausser in der Nacht, aber da ruft niemand an) auf Skype erreichbar, es sei denn, ich disconnecte den Laptop vom Internet, z.B. dann, wenn ich in den Vorlesungen sitze und meinen Laptop benötige (in diesem Falle bin ich allerdings – aus dem gleichen Grunde – auch zu Hause auf dem normalen Telefon nicht erreichbar). Auch bei Skype gibt es die Möglichkeit, Anrufe weiterzuleiten (z.B. auf das Mobiltelefon oder auf einen anderen Skype-User). Dass mich (als St.Galler) die Zürcher Vorwahl 044 nicht stört, habe ich weiter oben schon erwähnt.
Sie sind gefragt!
Könnten Sie sich vorstellen, ihren bestehenden Fixnetanschluss aufzugeben und nur noch über Skype zu telefonieren?
Mit Teamrooms habe ich bisher bereits einige Erfahrungen machen dürfen, da mich Teamsrooms schon immer fasziniert haben. Vor rund zwei Jahren hatte ich die Gelegenheit, unter dem Service von Mayetic Lotus QuickPlace zu testen. Allerdings war ich nicht so ganz zufrieden mit der Kollaborationssoftware, so dass ich mein Workplace wieder löschte. Die Screenshots von eroom.net haben mich auch immer fasziniert, doch weil der Dienst nicht ganz billig ist, habe ich mich nie angemeldet. Ihm Rahmen meiner schriftlichen Abhandlung über Teamrooms, die ich zusammen mit Philipp und Andreas machen muss, werde ich immerhin dazu kommen, eroom.net für 21 Tage kostenlos zu testen. Auf intranets.com (heute webex weboffice, früher noch eigenständig) hatte ich mich auch einmal registriert; dazumal waren die gehosteten Intranet Solutions von intranet.com noch kostenlos. Heute ist dies (leider für den Konsument, aber verständlich für webex) nicht mehr der Fall.
Als ich dann den Zusammenarbeitsprozess meines Unternehmens verbessern wollte, hielt ich wieder nach einer sinnvollen und vor allem kostengünstige Lösung Ausschau. Getestet habe ich salesforce.com, welches eine hervorragende CRM-Lösung ist, aber nicht zur Hauptsache ein Kollaborationstool darstellt und sehr teuer ist. Als webbasierte Kundenverwaltungssoftware werden wir daher eine für die Grundmodule kostenlose Open Source Applikation namens SugarCRM einsetzen. Als eigentliches Intranet, also für die Kollaboration und nicht zur erweiterten Kundenverwaltung, habe ich in Windows SharePoint eine passable und nicht allzu teure Lösung gefunden. Da wir über einen Linux-, nicht aber über einen Windows-Server verfügen, müssen wir das SharePoint extern hosten, was wir bei www.sharepointhosting.ch tun. Dieses Angebot von Genotec (so heisst der Hosting Provider) ist sehr zu empfehlen.
Neue Erfahrungen
In der vierten Vorlesung wurde dann mein Team (Philipp, Andreas und ich) gebeten, Lotus QuickPlace (gehostet auf einem Server des IWI-HSG) zu testen, nachdem uns ein Zugang eingerichtet worden ist. Ich muss sagen, dass dieses Programm nicht perfekt ist, aber das sich mit ihm durchaus arbeiten lässt.
Positiv aufgefallen ist mir, dass Lotus QuickPlace ziemlich bedienungsfreundlich ist. Man findet alle wichtigen Features recht schnell, und auch für die Erstellung neuer Elemente braucht es nicht viele Klicks. Löblich ist auch, dass ich Lotus QuickPlace hinsichtlich des Designs (beschränkt) anpassen lässt und dass sich ohne grossen Aufwand weitere Datenbanken oder Seitensektionen erstellen lassen.
Was mir auch ganz gut gefällt, ist, dass für die Erstellung neuer Elemente (Termine, Aktivitäten, Aufgaben, Diskussionsbeitrag) jeweils ein WSYIWYG-Editor zur Verfügung steht. Über die Aufgabenverwaltung und den Gruppenkalender gibt es nichts auszusetzen, ausser das beim Gruppenkalender keine reine Tagesansicht vorhanden ist und sich nicht gleichzeitig Termine und Aufgaben (ähnlich wie beispielsweise in Microsoft Outlook) anzeigen lassen.
Negativ aufgefallen sind mir das Diskussionsforum und die Dokumentenverwaltung. Die Ansicht über die Übersicht der Diskussionsbeiträge ist ein wenig misslungen, weil nach jedem Titel gleich die ersten paar Sätze des Diskussionsbeitrages in der Übersicht mitangezeigt werden, was ein wenig störend wirkt, weil es unübersichtlich wird. Die Dokumentenverwaltung ("Library") kann leider nicht über eine Ordnerstruktur vorgenommen werden; vielmehr ist, soweit ich Lotus QuickPlace bisher testen konnte, erforderlich, dass man ähnlich wie bei der Diskussion neue Beiträge erstellt und die entsprechenden Dokumente als Attachment anfügt. Dieses Feature ist bei Microsoft SharePoint sehr viel besser gelöst; unter anderem kann bei SharePoint direkt vom Windows Explorer auf den Dokumentenaustausch zugegriffen werden, und Microsoft-Office-Dokumente können direkt im Dokumentenaustuaschbereich von SharePoint gespeichert werden.
Ausserdem musste ich konstatieren, dass sich die neu erstellten Datenbanken (ich habe ein einfaches Adressbuch erstellt) nur sehr beschränkt anpassen lassen. Zwar kann man für jedes Eingabefeld den Typus festlegen (z.B. "Plain Text", "Text Area", "Pop-up List", "Date Pop-up", "Attachment", …), doch kann das Design des selbst erstellten Datenbank nicht ohne weiteres angepasst werden. Immerhin ist es möglich, die Reihenfolge der Eingabefelder zu ändern. Was wiederum sehr gut ist, ist die Möglichkeit, die Art des Workflows zu ändern (ob also bspw. ein neuer Datensatz vom Administrator bestätigt werden muss oder nicht).
Insgesamt lässt sich mit Lotus QuickPlace für unsere (geringen) Bedürfnisse gut arbeiten. Weitere Erfahrungen werde ich während der Zusammenarbeit mit Philipp und Andreas zur Erstellung unserer schriftlichen Hausarbeit machen.
Nutzen und Sinn des Einsatzes von Teamrooms
Teamrooms sind äusserst nützliche Instrumente: Alle wichtigen Informationen (Aktivitäten, Termine, Aufgaben, Projektangaben, …) und Dokumente werden zentral verwaltet, was unter anderem dazu führt, dass der Mailverkehr abnimmt und die Suchzeit nach den entsprechenden Informationen minimiert wird. Diese Erfahrung konnte ich nach der Freischaltung unserer Intranetsolution (Microsoft SharePoint; siehe oben die Erklärungen hierzu) machen. Während ich vorhin Termine, Aufgaben, Telefonnummern, Dokumente, Diskussionspunkte etc. allen meinen Angestellten per Mail zukommen lassen musste, kann ich heute nur auf unser Intranet verweisen («Ihr findet alles Relevante auf unserem Intranet») bzw. brauche dies nicht einmal zu tun, weil sich die Tatsche, dass die wichtigen Informationen im Intranet befinden, aus dem Gebrauch des Intranets selbst ergibt.
Ich kann konkret ein Beispiel mit meinem Unternehmen (ein Dienstleistungsunternehmen, das Nachhilfe und Coaching für Mittelschüler und Sprachunterricht für Berufstätige anbietet) machen: Der Regional Manager von St.Gallen ist zuständig für die Erfassung neuer Kundenaufträge in der Region St.Gallen. Angenommen, ein neuer Mittelschüler von St.Gallen fragt bei uns nach Mathematiknachhilfe nach, so meldet er sich über unsere Website an (http://www.learn-help.ch), wodurch ein automatisches Mail generiert und an den Regional Manager generiert wird. Früher lief dies folgendermassen ab: Der Regional Manager St.Gallen rief mich an und erzählte mir vom Kunden und schickte mir das Mail mit der Kundenanfrage und den Kundendaten zu. Dann schickte er das Mail mit den Kundendaten und Kundenanfragen den einzelnen Angestellten (in casu Mathematiknachhilfelehrer), fragte diese telefonisch an, ob sie den Kunden übernehmen könnten und wies darauf hin, dass die Kundeninformationen im Mail enthalten seien. Dann nahm ein Nachhilfelehrer den Kunden an und erbrachte die Dienstleistung. Während der Erbringung der Dienstleistung mailte der Angestellte Bemerkungen zum Kunden dem Regional Manager zu, bis der Regional Manager die Mitteilung erhielt, der Kunde habe die Nachhilfe erfolgreich abgeschlossen. Heute machen wir dies anders – dank unseres Intranets können wir uns einigen Mailverkehr sparen. Der Regional Manager fügt die Kundeninformationen einmal in die Kundenverwaltung ein. Alle Mitarbeitenden, die Kontaktiert werden, bekommen keine Mail, sondern wissen, dass sie die wichtigen Kundeninformationen im Intranet vorfinden. Bemerkungen und Angaben zum Status des Kunden tragen sie ebenfalls im entsprechenden Kundendatensatz ein. Gleichfalls werden die einzelnen Kundentermine im Intranet eingetragen. Der Regional Manager, der für die Koordination einer Region zuständig ist, kann dann auch sehen, welcher Nachhilfelehrer wie stark ausgelastet ist.
Ich kann meinerseits wichtige Ankündigungen publizieren, relevante Dokumente (z.B. Dienstleistungsmanuals) auf das Intranet hochladen, dem Management Aufgaben zuweisen und mit der übrigen Geschäftsleitung Diskussionen führen. Ausserdem kann ich im Diskussionsforum (oder besser noch über ein Umfragetool) fragen, welche Daten welchem Nachhilfelehrer für ein Gruppentreffen aller Mitarbeitenden der ingenion GmbH gehen. Auch mir hat dies eine Menge an Mails und Kommunikationsaufwand angespart (ich darf vielleicht erwähnen, dass ich von meinem Geschäftspartner zuweilen bis zu 20 Mails täglich bekommen habe).
Allerdings ist es auch wichtig, dass alle Mitarbeitende oder alle in einem Projektteam eine zur Verfügung stehende Kollaborationsplattform wie ein Teamroom auch nutzen. Ich habe hierbei diese Erfahrung noch nicht teilen können, sondern musste zumindest bei uns feststellen, dass so etwas ähnliches wie die Drittelsregel gelten muss: Ein Drittel benutzt das Intranet sehr rege, ein Drittel benutzt es mehr oder weniger und ein Drittel benutzt es kaum oder nie. Und selbst, wenn man die Mitarbeitenden immer wieder bittet, sich doch mit dem Intranet vertraut zu machen und die Features zu nutzen: Es scheint doch immer welche zu geben, die sich mit solchen Dingen einfach nicht anzufreunden vermögen…
Um das aufgezeigte Beispiel kurz zusammenzufassen und Schlüsse daraus zu ziehen: Kollaborationstools wie virtuelle Teamräume helfen Projektteams oder ganzen Klein- und Mittelunternehmen, Koordinationsaufwand und Kommunikationsaufwand zu sparen; das dies so ist, konnte ich anhand des oben genannten Beispiels selbst erfahren. Ich würde es daher begrüssen, wenn auch im universitären Umfeld Collaboration Tools angeboten würden, welche den Studierenden kostenlos zur Verfügung stehen würden (ich habe das Glück, dass ich notfalls ein neues Teamroom von der von meiner Firma gemieteten SharePoint Solution machen kann). Ich bin jedenfalls überzeugt, dass auch Studentinnen und Studenten sich viel Zeit sparen könnten, wenn sie für ihre Zusammenarbeit ein solches Instrument einsetzen, insbesondere dann, wenn sie sich nicht täglich an der Universität sehen. Wichtig ist aber, dass wenn ein solches Tool angeboten wird, es auch genutzt wird.
Nutzen und Sinn des Einsatzes von Instant Messaging
Instant Messaging (IM; zur Definition siehe Wikipedia) hilft primär, Wartezeiten zu reduzieren und Kommunikationskosten tief zu halten. So sind beispielsweise für einzelne Fragen an Mitarbeitende keine ganzen Mails mehr notwendig, was hilft, den Mailverkehr tief zu halten. Auch muss das Büro nicht verlassen werden, um Mitarbeitende etwas zu fragen oder ihnen etwas mitzuteilen.
Was mich hier ein wenig stört, ist, dass Kurzmitteilungen (sei es über SMS, über IM oder über ein kurzes Mail) oftmals ein wenig unpersönlich erscheinen. Ich greife lieber mal schnell zum Telefon oder frage meine Kommillitonen vor oder nach der Vorlesung über etwas nach, anstatt ihn oder sie anzuskypen.
Das soll nicht heissen, dass ich Skype (und in Ausnahmefällen auch MSN Messenger) nicht benutzen würde. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass solche Programme von grossem Nutzen sein können, um schnell Dateien auszutauschen, in Echtzeit Gespräche zu führen (siehe hierzu meine Ausführungen zu Skype) oder kurze Fragen zu stellen (z.B. "Hey, in welchem Raum haben wir heute die Vorlesung in Staatsrecht?"). Allerdings kann IM auch sehr störend wirken, wenn man von Bekannten angeklickt wird, obwohl man den Status "Abwesend" oder "Beschäftigt" eingestellt hat oder – man möchte ja die Schuld nicht in allen Fällen den anderen zuweisen – weil man den Status "Online"/"Verfügbar" vergessen hat auf "Abwesend" oder "Beschäftigt" umzustellen. Dann wirken solche Unterbrüche äusserst nervend, zumal man aus Anstandsgründen sich oftmals verpflichtet fühlt, zumindest ein paar kurze Worte zu antworten, bevor man sagen darf, man sei beschäftigt und habe keine Zeit. (Zu den Auswirkungen von Unterbrüchen im Arbeitsprozess und zur Vermeidung derselben empfehle ich Seiwert, L. (2005). Mehr Zeit für das Wesentliche. Besseres Zeitmanagement mit der SEIWERT-Methode. Moderne Industrie. Unter Amazon bestellbar.)
Sehr praktisch ist Skype auch, wenn Nachrichten unmittelbar unter mehreren getauscht werden sollten oder eine Telefonkonferenz abgehalten werden muss. In der Geschäftsleitung der ingenion GmbH kann ich somit ohne grösseren Aufwand die zwei anderen Mitglieder der Geschäftsleitung zu Besprechungen einladen, und wir können synchron zu dritt kommunizieren.
Für problematisch erachte ich allerdings die Tatsache, dass manche Leute zwar online sind, sich aber nicht anmelden (es bestünde ja die Möglichkeit, den eigenen Status so zu setzen, dass ersichtlich wird, dass er oder sie nicht gestört werden möchte). So habe ich mich namentlich über jemanden gewundert, der zwar im MSN Messenger sehr oft angemeldet ist, in Skype hingegen nur sehr selten. Dasselbe mache allerdings auch ich, denn ich benützte (andersherum) MSN Messenger sehr wenig, dafür Skype praktisch immer.
Wo ich gerade von Skype rede... Wer auch Skype benutzt und mich anrufen will, kann das mit Klicken auf denfolgende Button tun (so einfach ist heutzutage das Telefonieren ;-) Mann muss nicht einmal mehr eine Nummer wählen, sondern kann einfach auf ein Textfeld klicken):
Über den Nutzen und Sinn von Live Conferencing Software werde ich hoffentlich das nächste Mal ausführlich berichten können.
Was bleibt zu tun…?
Nachdem ich dargetan habe, dass Skype ein wirklich tolles und kostensparendes Produkt ist, bleibt die Frage, warum ich noch länger bei Swisscom Fixnet registriert bleibe. Ich habe mir Folgendes ausgerechnet: Ich zahle der Swisscom für meinen ISDN-Anschluss eine monatliche Gebühr von CHF 43 (unabhängig der Gesprächsdauer); dies ergibt ein Jahrestotal von CHF 516. Der ADSL-Anschluss (monatlich CHF 49) ist darin nicht enthalten. Auf diesen kann ich auch keinesfalls verzichten, da ich vom Morgen bis Abend online bin. Bei Skype habe ich mir mit SkypeIn eine persönliche Telefonnummer gekauft (+41 44 586 88 65); für diese bezahle ich CHF 30 pro Jahr (CHF 2.50 pro Monat). Ein Headset von Logitech habe ich bereits seit längerem (kostete ca. CHF 80).
Nun lässt sich eine einfache Nutzwertanalyse machen, mit folgenden Annahmen und Prämissen:
- Ich brauche mindestens zwei Telefonnummern, eine privat, eine beruflich.
- Die Vorwahl ist mir egal; die Telefongebühren für Inlandtelefonate sind in der Schweiz überall gleich, also unabhängig der regionalen Entfernung.
- Ein Headset und ein Telefon habe ich schon, diese bilden also sunk costs. Allerdings möchte ich diese abschreiben. Annahme: Ich brauche alle zwei Jahre ein neues Headset (CHF 80) oder alle fünf Jahre ein neues Telefon (CHF 150).
- Der ADSL-Anschluss brauche ich, ob ich über Swisscom Fixnet telefoniere oder über Skype.
- Ich bin nicht konservativ eingestellt und möchte nicht zwingendermassen ein Telefon haben.
- Mein Laptop stelle ich morgens um 05.15 Uhr an (dann stehe ich nämlich auf) und schalte in um 23.00 Uhr ab (dann gehe ich zu Bett). Über die Nacht lasse ich – für Notfälle – mein Natel laufen.
Telefoniere ich weiterhin über Swisscom Fixnet, bezahle ich jährlich CHF 546 (inkl. Abschreibung des normalen Telefons; exkl. ADSL), wenn ich meine Skypenummer auslaufen lasse (und auch das Headset nicht erneuere), bzw. jährlich CHF 616, wenn ich die Skypenummer weiter abonniere. Telefoniere ich nur noch über Skype und kündige ich den Vertrag mit der Swisscom Fixnet, so betragen meine jährliche Aufwendungen (exkl. ADSL) für die Fixnet-/Internettelefonie nur CHF 100 (zwei Skypenummern zu je CHF 30 und die Abschreibung des Headsets von CHF 40). Somit könnte ich bis zu CHF 516 (!) einsparen, wenn ich den Vertrag mit der Swisscom Fixnet kündigen und nur noch über Skype telefonieren würde.
Daraus ist zu schliessen, dass ich so bald als möglich den besagten Fixnet-Vertrag kündigen sollte. Weshalb tue ich dich aber nicht? Das Problem hierbei ist, dass meine Fixnet-Nummern (+41 71 222 63 75 etc.) allen Freunden, Bekannten und Geschäftskontakten bekannt sind. Momentan könnten bestehende Rufnummern nicht von Skype übernommen werden, so dass ich bei Kündigung meines Fixnet-Vertrages auch meine bisherigen Rufnummern verlieren würde. Diese Rufnummern sind allerdings auch auf sämtlichen Visitenkarten, Briefpapiere, Flyer, Plakate etc. aufgedruckt. Die gedruckten Visitenkarten, ja das gesamte Marketingmaterial überhaupt stellen zwar sunk costs dar. Sind die Ersparnisse durch den Wechsel von Swisscom Fixnet zu Skype grösser als die Kosten, die beim Neudruck der Materialien anfallen, so sollte dennoch die zukünftige exklusive Telefonie über Skype den Vorzug erhalten. Hingegen ist die momentane Geschäftsrufnummer meiner Firma noch eine Rufnummer, die bei mir im Swisscom Fixnet-Vertrag enthalten ist. Diese Rufnummer ist dem Handelsregisteramt des Kantons St.Gallen, der kantonalen Steuerbehörde, den Geschäftspartnern etc. bekannt. Eine Bekanntgabe der Änderung wäre nicht nur zeitaufwendig, sondern auch mit einigen Änderungskosten verbunden. Aus diesem Grunde habe ich es bisher unterlassen, meinen bestehenden Fixnet-Vertrag zu kündigen.
Technologisch gesehen spricht allerdings nichts gegen einen Umzug. Da ich den Laptop vom Morgen bis Abend laufen lasse, bin ich immer (ausser in der Nacht, aber da ruft niemand an) auf Skype erreichbar, es sei denn, ich disconnecte den Laptop vom Internet, z.B. dann, wenn ich in den Vorlesungen sitze und meinen Laptop benötige (in diesem Falle bin ich allerdings – aus dem gleichen Grunde – auch zu Hause auf dem normalen Telefon nicht erreichbar). Auch bei Skype gibt es die Möglichkeit, Anrufe weiterzuleiten (z.B. auf das Mobiltelefon oder auf einen anderen Skype-User). Dass mich (als St.Galler) die Zürcher Vorwahl 044 nicht stört, habe ich weiter oben schon erwähnt.
Sie sind gefragt!
Könnten Sie sich vorstellen, ihren bestehenden Fixnetanschluss aufzugeben und nur noch über Skype zu telefonieren?
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4. Veranstaltung: Teamrooms: Theoretische Grundlagen
wzwm06roman, 12:58h
Einleitende Bemerkungen
Communities, und damit Instrumente zur Kollaboration, werden immer wichtiger. IT und ICT (Information and Communication Technology; Definition von ICT siehe hier) ist in den letzten Jahren zum Hypethema geworden und gewinnt auch heute noch tagtäglich an Bedeutung. Gartner schätzt (mit einer Wahrscheinlichkeit von 0.6), dass um das Jahr 2010 herum rund 70% der Bevölkerung in entwickelten Ländern pro Tag 10 mal länger (!) elektronisch als physisch kommuniziert. Ausserdem rechnet Gartner mit einer bedeutenden Entwicklung neuer Kollaborationwerkzeuge in den nächsten Jahren. Die neu entwickelten Tools befinden sich dann allerdings jeweils in einem jungen Stadium und müssten weiterentwickelt werden, bis sie – in ihrer Reifephase – produktiv eingesetzt werden können.
Es gilt, zwei Aspekte von e-Collaboration auseinanderzuhalten: Wir befassen uns in unserem Kurs mit "Collaborative Workplaces", also mit Instrumente, welche die Zusammenarbeit von Menschen unterstützen. Hier geht es um die Arbeitsprozesse in virtuellen Projektteams. Von zentraler Bedeutung ist beispielsweise die Frage, wie ein Projektmitglied in New York mit einem anderen Projektangehörigen in St.Gallen relevante Dokumente austauschen, das Projektvorgehen über Internetkonferenzinstrumente besprechen, Projektwissen strukturieren etc. kann. Hingegen bezeichnet "Business Collaboration" (siehe hierzu eine PowerPoint-Präsentation von Prof. Hubert Österle, Professor an der Universität St.Gallen und CTO der IMG AG), oder - um mit SAP zu sprechen - "Collaborative Business" netzbasierende Lösungen, welch ein Echtzeit Geschäftsprozesse zwischen zwei oder mehreren Unternehmen koordinieren. Dieser Aspekt kommt etwa dann in Betracht, wenn zwei Unternehmen ihre Wertschöfpungsketten aufeinander abstimmen müssen. Im Gegensatz zur Zusammenarbeit von Menschen geht es hier um die Zusammenarbeit oder Vernetzung von Unternehmen.
e-Collaboration meint hingegen immer die menschlichen Abläufe und nicht die Tools selbst, denn (Workplace) e-Collaboration ist keine Technologie, sondern "the computer mediated process of two or more (dislocated) peeople working together on a common purpose or goal, where the participants are committed and interdependent and work in a common context using shared resources, supported by (web-based) electronic tools" (Mayrhofer & Back, 2004, S. 7).
Andreas, ein Kommillitone in meinem Kurs, hat ein interessantes Paper der Task Force KMU gefunden, welches die Bedeutung von e-Collaboration für Klein- und Mittelunternehmen evaluiert.
Das Referenzmodell des St.Galler Business Engineering
Quelle: Mayrhofer & Back, 2003, S. 8
Wie dieses Referenzmodell deutlich zeigt, sollten bei Workplace e-Collaboration nicht nur ICT-Systeme und -Technologien im Vordergrund stehen. Die einzelnen Tools sind zwar wichtig, doch dürften auch die Vision und Strategie wie auch die Methoden und Prozesse nicht unberücksichtigt bleiben. Die Vision und Strategie geben Antwort auf die Frage, was man sich von den einzelnen Instrumenten verspricht. Es geht mit anderen Worten um die Ziele und den Zweck des Einsatzes von ICT-Systeme und -Technologien. Bei den Methoden und Prozessen steht die Frage im Vordergrund, wo die Anwendungsbereiche der Tools liegen. Ferner darf das Change Management (siehe Definition bei Wikipedia) nicht vergessen werden, da sich Strategien, Prozesse und Systeme/Technologien ändern können und deshalb neue Anpassungen vorzunehmen sind. Zuletzt bleibt zu beachten, dass dies alles in organisationale und kulturelle Rahmenbedingungen eingebettet ist.
Raster mit typischen Funktionen von e-Collaboration Tools
Mayrhofer und Back (2003) klassifizieren die Instrumente anhand zweier Kriterien, nämlich (1) anhand des Ausmasses an Content Management Unterstützung (Storage, retrieval, versioning, etc.; structured storage of data; no content managment support) und (2) anhand des Ausmasses der Interaktion innerhalb des Unterstützungsprozesses (coordination; cooperation; communication). Im Grossen und Ganzen bilden sich zwei Cluster heraus: Zum einen sind dies die virtuelle Teamräume, zum anderen die Web-Conferencing Tools. Man könnte als dritte Typologie auch die Instant Messaging Tools separat aufführen.
Im Folgenden soll auf diese drei Tools näher eingegangen werden.
1. Teamrooms
Virtuelle Teamräume (engl. virtual teamrooms) können definiert werden als "‹light› web based grupware … [that] focus on the coordination activities within a team, by providing team calendars, address books, task lists, discussion boards as well as some possibilities for exchanging documents"(Mayrhofer & Back, 2003, S. 19). Bekannte Teamrooms sind beispielsweise Lotus QuickPlace oder eRoom.net. Im Vordergrund steht der Wissensaustausch, welcher meistnes in geschlossenen Benutzergruppen (z.B. innerhalb einer Unternehmensabteilung) stattfindet. Teamrooms oder Project Spaces bieten allgemein die Möglichkeit, eine Vielzahl von Informationen, Daten und Dokumenten auf einer (webbasierten) Plattform zu speichern und zu verwalten. Dazu gehören unter anderem ein Gruppenkalender, eine Aufgabenliste, ein Adressbuch, teilweise ein (kleineres) Project Management Tool, ein Diskussionsforum, teilweise E-Mail-Access, … Eingesetzt werden Teamrooms für unternehmensinterne oder unternehmensübergreifende Projektteams, für Knowledge Networks oder andere, informelle Netzwerke oder innerhalb von Communities.
2. Instant Messaging
Wer kennt sie nicht, die Instant Messaging (IM) Produkte wie MSN Messenger, ICQ oder Skype…? Diese Tools dienen der synchronen Kommunikation und überbrücken die Lücke zwischen E-Mail und Telefon. Sie zeigen an, welche der verknüpften Benutzer zur Zeit gerade online sind, welche nicht gestört werden möchten und welche abwesend sind. Falls jemand online ist, so kann diesem Benutzer eine Kurzmitteilung geschrieben werden, die er aber – anders als im Falle von E-Mails – nicht abzurufen braucht, sondern die als PopUp-Fenster auf seinem Bildschirm erscheint. Nicht nur der Versand von Textnachrichten ist möglich: Auch können ganze Sprachnachrichten oder Dateien versendet werden, und zudem bieten viele Tools heute die Möglichkeit, über VoIP Telefongespräche (ggf. sogar mit Videofunktionalität) zu führen. IM kann, wenn unternehmensintern sinnvoll eingesetzt, zu Produktivitätssteigerungen führen (eine gute Applikation für die unternehmensinterne synchrone Kommunikation bildet Lotus Sametime). Beispielsweise ist es so einem Mitarbeiter möglich, einem Arbeitskollegen eine kurze Frage zu stellen (sofern der erste Mitarbeitende im IM-System angemeldet ist), ohne ein Mail verfassen zu müssen und ohne längere Zeit – oftmals einige Stunden – auf die Antwort warten zu müssen. Allerdings können solche Unterbrüche, wie Prof. Dr. Andrea Back auch deutlich betont hat, zu Produktivitätseinbussen führen, nämlich dann, wenn ein Mitarbeitender in seinem Arbeitsrhythmus durch Text Messages von anderen Arbeitskollegen unterbrochen und somit gestört wird. Diesem Problem tragen die Instrumente insofern Rechnung, als dass auf ihnen verschiedene Status angewählt werden können (z.B. Online, Verfügbar, Abwesend, Am Telefon, Beschäftigt, …).
Es versteht sich von selbst, dass durch diese Anwendungen sich erhebliche Einsparungen erzielen lassen. So kann ein Skype-Benutzer mit jedem anderen Skype-Benutzer kostenlos telefonieren (und erst noch mit Video, sofern mindestens einer über eine Webcam verfügt). Telefonate sind aber auch ausserhalb Skype zu sehr günstigen Preisen möglich: Ein Telefonat von der Schweiz aus, welches der Anrufende über Skype führt, auf irgendeine Festnetznummer in den USA, kostet gerade einmal 1.7 Eurocent (Stand: 08.05.2006). Auf die weiteren Vorteile von Skype werde ich in meiner Reflexion zur 4. Veranstaltung näher eingehen.
Schwierigkeiten bereitet den Unternehmen allerdings der Aspekt der Datensicherheit. Ein Unternehmen muss sicherstellen können, dass vertrauliche Informationen wie etwa Fabrikations- oder Geschäftsgeheimnisse nicht durch Sicherheitslücken in den Programmen selbst oder durch den unverschlüsselten Datenverkehr dritten zugänglich sind.
3. Live Conferencing Software
Live Conferencing (oder Web Conferencing; siehe hier die Definition bei Wikipedia) Tools gibt es schon seit geraumer Zeit. Doch war die Nachfrage nach Live Conferencing Software insbesondere nach 9/11 und der SARS-Epidemie (weitereführende Informationen hier auf den Seiten der WHO) besonders gross, da nur noch wenige Geschäftsreisende bereit waren, Flüge zu buchen (nach 9/11) oder epidemisch gefährdete Länder zu besuchen (im Falle von SARS). Da aber die Geschäftsaktivitäten dennoch aufrechterhalten werden mussten, half man sich mit webbasierten synchronen Kommunikationsinstrumente, so eben auch mit Conferencing Software, weiter. Ganz einfach erklärt ermöglicht es eine solche Software zwei oder mehreren entfernten Personen, zusammen eine Sitzung abzuhalten oder eine Präsentation durchzugehen. Hierfür lassen sich PowerPoint-Präsentationen gemeinsam abspielen und durchklicken. Weitere Features sind in der Regel Voice Chat, Video, Text Chat, Datenaustausch und Attendee List. Der oder die Moderator(in) führt folglich mittels Live Conferencing Software eine Präsentation durch, wobei die Präsentationsteilnehmer die Präsentationsfolien auf ihren Bildschirmen eingeblendet sehen. Über Mikrofon und Webcam hören und sehen die Teilnehmer(innen) den oder die Moderator(in). Bekannte Live Conferencing Produkte sind unter anderem Microsoft Office Live Meeting, Interwise Enterprise Coomunication Plattform, Macromedia Breeze, Lotus Sametime und Saba Centra Conference.
Die zukünftige Relevanz von Live Conferencing Tools wurde von Gartner aufgezeigt: Danach sollen im Jahre 2008 Softwarelösungen für internetunterstützte Konferenzen von mehr als 40% der Geschäftsleute benutzt werden.
Über den Nutzen und die Sinnhaftigkeit von Live Conferencing Software gehe ich in meiner Reflexion (nachfolgender Beitrag) weiter ein.
Fazit
Es gibt mehrere Instrumente, welche die zukünftige Zusammenarbeit von Menschen unterstützen. Hierzu gehören erstens Tools im Bereich der Kommunikation wie beispielsweise E-Mail, Chat, Webkonferenzen, VoIP etc., zweitens Tools für die Koordination wie etwa Kalender, Aufgabenlisten, elektronische Formulare etc. und drittens Features von Shared Workspaces wie z.B. Diskussionsforen, schwarze Bretter, Umfragen, Datenaustauschplattformen, Wikis etc. (Gartner, 2005). Dabei wird die Bedeutung dieser Instrumente in Zukunft noch zunehmen.
Quellen
Gartner (Hrsg.). (2005). Cannes Conference 11/2005: Emerging Collaborative Trends and Technologies.
Mayrhofer, D. & Back, A. (2003). Workplace E-Collaboration. Theoretical Foundations and Practical Implications. Arbeitsberichte des Learning Center der Universität St.Gallen.
Communities, und damit Instrumente zur Kollaboration, werden immer wichtiger. IT und ICT (Information and Communication Technology; Definition von ICT siehe hier) ist in den letzten Jahren zum Hypethema geworden und gewinnt auch heute noch tagtäglich an Bedeutung. Gartner schätzt (mit einer Wahrscheinlichkeit von 0.6), dass um das Jahr 2010 herum rund 70% der Bevölkerung in entwickelten Ländern pro Tag 10 mal länger (!) elektronisch als physisch kommuniziert. Ausserdem rechnet Gartner mit einer bedeutenden Entwicklung neuer Kollaborationwerkzeuge in den nächsten Jahren. Die neu entwickelten Tools befinden sich dann allerdings jeweils in einem jungen Stadium und müssten weiterentwickelt werden, bis sie – in ihrer Reifephase – produktiv eingesetzt werden können.
Es gilt, zwei Aspekte von e-Collaboration auseinanderzuhalten: Wir befassen uns in unserem Kurs mit "Collaborative Workplaces", also mit Instrumente, welche die Zusammenarbeit von Menschen unterstützen. Hier geht es um die Arbeitsprozesse in virtuellen Projektteams. Von zentraler Bedeutung ist beispielsweise die Frage, wie ein Projektmitglied in New York mit einem anderen Projektangehörigen in St.Gallen relevante Dokumente austauschen, das Projektvorgehen über Internetkonferenzinstrumente besprechen, Projektwissen strukturieren etc. kann. Hingegen bezeichnet "Business Collaboration" (siehe hierzu eine PowerPoint-Präsentation von Prof. Hubert Österle, Professor an der Universität St.Gallen und CTO der IMG AG), oder - um mit SAP zu sprechen - "Collaborative Business" netzbasierende Lösungen, welch ein Echtzeit Geschäftsprozesse zwischen zwei oder mehreren Unternehmen koordinieren. Dieser Aspekt kommt etwa dann in Betracht, wenn zwei Unternehmen ihre Wertschöfpungsketten aufeinander abstimmen müssen. Im Gegensatz zur Zusammenarbeit von Menschen geht es hier um die Zusammenarbeit oder Vernetzung von Unternehmen.
e-Collaboration meint hingegen immer die menschlichen Abläufe und nicht die Tools selbst, denn (Workplace) e-Collaboration ist keine Technologie, sondern "the computer mediated process of two or more (dislocated) peeople working together on a common purpose or goal, where the participants are committed and interdependent and work in a common context using shared resources, supported by (web-based) electronic tools" (Mayrhofer & Back, 2004, S. 7).
Andreas, ein Kommillitone in meinem Kurs, hat ein interessantes Paper der Task Force KMU gefunden, welches die Bedeutung von e-Collaboration für Klein- und Mittelunternehmen evaluiert.
Das Referenzmodell des St.Galler Business Engineering
Quelle: Mayrhofer & Back, 2003, S. 8
Wie dieses Referenzmodell deutlich zeigt, sollten bei Workplace e-Collaboration nicht nur ICT-Systeme und -Technologien im Vordergrund stehen. Die einzelnen Tools sind zwar wichtig, doch dürften auch die Vision und Strategie wie auch die Methoden und Prozesse nicht unberücksichtigt bleiben. Die Vision und Strategie geben Antwort auf die Frage, was man sich von den einzelnen Instrumenten verspricht. Es geht mit anderen Worten um die Ziele und den Zweck des Einsatzes von ICT-Systeme und -Technologien. Bei den Methoden und Prozessen steht die Frage im Vordergrund, wo die Anwendungsbereiche der Tools liegen. Ferner darf das Change Management (siehe Definition bei Wikipedia) nicht vergessen werden, da sich Strategien, Prozesse und Systeme/Technologien ändern können und deshalb neue Anpassungen vorzunehmen sind. Zuletzt bleibt zu beachten, dass dies alles in organisationale und kulturelle Rahmenbedingungen eingebettet ist.
Raster mit typischen Funktionen von e-Collaboration Tools
Mayrhofer und Back (2003) klassifizieren die Instrumente anhand zweier Kriterien, nämlich (1) anhand des Ausmasses an Content Management Unterstützung (Storage, retrieval, versioning, etc.; structured storage of data; no content managment support) und (2) anhand des Ausmasses der Interaktion innerhalb des Unterstützungsprozesses (coordination; cooperation; communication). Im Grossen und Ganzen bilden sich zwei Cluster heraus: Zum einen sind dies die virtuelle Teamräume, zum anderen die Web-Conferencing Tools. Man könnte als dritte Typologie auch die Instant Messaging Tools separat aufführen.
Im Folgenden soll auf diese drei Tools näher eingegangen werden.
1. Teamrooms
Virtuelle Teamräume (engl. virtual teamrooms) können definiert werden als "‹light› web based grupware … [that] focus on the coordination activities within a team, by providing team calendars, address books, task lists, discussion boards as well as some possibilities for exchanging documents"(Mayrhofer & Back, 2003, S. 19). Bekannte Teamrooms sind beispielsweise Lotus QuickPlace oder eRoom.net. Im Vordergrund steht der Wissensaustausch, welcher meistnes in geschlossenen Benutzergruppen (z.B. innerhalb einer Unternehmensabteilung) stattfindet. Teamrooms oder Project Spaces bieten allgemein die Möglichkeit, eine Vielzahl von Informationen, Daten und Dokumenten auf einer (webbasierten) Plattform zu speichern und zu verwalten. Dazu gehören unter anderem ein Gruppenkalender, eine Aufgabenliste, ein Adressbuch, teilweise ein (kleineres) Project Management Tool, ein Diskussionsforum, teilweise E-Mail-Access, … Eingesetzt werden Teamrooms für unternehmensinterne oder unternehmensübergreifende Projektteams, für Knowledge Networks oder andere, informelle Netzwerke oder innerhalb von Communities.
2. Instant Messaging
Wer kennt sie nicht, die Instant Messaging (IM) Produkte wie MSN Messenger, ICQ oder Skype…? Diese Tools dienen der synchronen Kommunikation und überbrücken die Lücke zwischen E-Mail und Telefon. Sie zeigen an, welche der verknüpften Benutzer zur Zeit gerade online sind, welche nicht gestört werden möchten und welche abwesend sind. Falls jemand online ist, so kann diesem Benutzer eine Kurzmitteilung geschrieben werden, die er aber – anders als im Falle von E-Mails – nicht abzurufen braucht, sondern die als PopUp-Fenster auf seinem Bildschirm erscheint. Nicht nur der Versand von Textnachrichten ist möglich: Auch können ganze Sprachnachrichten oder Dateien versendet werden, und zudem bieten viele Tools heute die Möglichkeit, über VoIP Telefongespräche (ggf. sogar mit Videofunktionalität) zu führen. IM kann, wenn unternehmensintern sinnvoll eingesetzt, zu Produktivitätssteigerungen führen (eine gute Applikation für die unternehmensinterne synchrone Kommunikation bildet Lotus Sametime). Beispielsweise ist es so einem Mitarbeiter möglich, einem Arbeitskollegen eine kurze Frage zu stellen (sofern der erste Mitarbeitende im IM-System angemeldet ist), ohne ein Mail verfassen zu müssen und ohne längere Zeit – oftmals einige Stunden – auf die Antwort warten zu müssen. Allerdings können solche Unterbrüche, wie Prof. Dr. Andrea Back auch deutlich betont hat, zu Produktivitätseinbussen führen, nämlich dann, wenn ein Mitarbeitender in seinem Arbeitsrhythmus durch Text Messages von anderen Arbeitskollegen unterbrochen und somit gestört wird. Diesem Problem tragen die Instrumente insofern Rechnung, als dass auf ihnen verschiedene Status angewählt werden können (z.B. Online, Verfügbar, Abwesend, Am Telefon, Beschäftigt, …).
Es versteht sich von selbst, dass durch diese Anwendungen sich erhebliche Einsparungen erzielen lassen. So kann ein Skype-Benutzer mit jedem anderen Skype-Benutzer kostenlos telefonieren (und erst noch mit Video, sofern mindestens einer über eine Webcam verfügt). Telefonate sind aber auch ausserhalb Skype zu sehr günstigen Preisen möglich: Ein Telefonat von der Schweiz aus, welches der Anrufende über Skype führt, auf irgendeine Festnetznummer in den USA, kostet gerade einmal 1.7 Eurocent (Stand: 08.05.2006). Auf die weiteren Vorteile von Skype werde ich in meiner Reflexion zur 4. Veranstaltung näher eingehen.
Schwierigkeiten bereitet den Unternehmen allerdings der Aspekt der Datensicherheit. Ein Unternehmen muss sicherstellen können, dass vertrauliche Informationen wie etwa Fabrikations- oder Geschäftsgeheimnisse nicht durch Sicherheitslücken in den Programmen selbst oder durch den unverschlüsselten Datenverkehr dritten zugänglich sind.
3. Live Conferencing Software
Live Conferencing (oder Web Conferencing; siehe hier die Definition bei Wikipedia) Tools gibt es schon seit geraumer Zeit. Doch war die Nachfrage nach Live Conferencing Software insbesondere nach 9/11 und der SARS-Epidemie (weitereführende Informationen hier auf den Seiten der WHO) besonders gross, da nur noch wenige Geschäftsreisende bereit waren, Flüge zu buchen (nach 9/11) oder epidemisch gefährdete Länder zu besuchen (im Falle von SARS). Da aber die Geschäftsaktivitäten dennoch aufrechterhalten werden mussten, half man sich mit webbasierten synchronen Kommunikationsinstrumente, so eben auch mit Conferencing Software, weiter. Ganz einfach erklärt ermöglicht es eine solche Software zwei oder mehreren entfernten Personen, zusammen eine Sitzung abzuhalten oder eine Präsentation durchzugehen. Hierfür lassen sich PowerPoint-Präsentationen gemeinsam abspielen und durchklicken. Weitere Features sind in der Regel Voice Chat, Video, Text Chat, Datenaustausch und Attendee List. Der oder die Moderator(in) führt folglich mittels Live Conferencing Software eine Präsentation durch, wobei die Präsentationsteilnehmer die Präsentationsfolien auf ihren Bildschirmen eingeblendet sehen. Über Mikrofon und Webcam hören und sehen die Teilnehmer(innen) den oder die Moderator(in). Bekannte Live Conferencing Produkte sind unter anderem Microsoft Office Live Meeting, Interwise Enterprise Coomunication Plattform, Macromedia Breeze, Lotus Sametime und Saba Centra Conference.
Die zukünftige Relevanz von Live Conferencing Tools wurde von Gartner aufgezeigt: Danach sollen im Jahre 2008 Softwarelösungen für internetunterstützte Konferenzen von mehr als 40% der Geschäftsleute benutzt werden.
Über den Nutzen und die Sinnhaftigkeit von Live Conferencing Software gehe ich in meiner Reflexion (nachfolgender Beitrag) weiter ein.
Fazit
Es gibt mehrere Instrumente, welche die zukünftige Zusammenarbeit von Menschen unterstützen. Hierzu gehören erstens Tools im Bereich der Kommunikation wie beispielsweise E-Mail, Chat, Webkonferenzen, VoIP etc., zweitens Tools für die Koordination wie etwa Kalender, Aufgabenlisten, elektronische Formulare etc. und drittens Features von Shared Workspaces wie z.B. Diskussionsforen, schwarze Bretter, Umfragen, Datenaustauschplattformen, Wikis etc. (Gartner, 2005). Dabei wird die Bedeutung dieser Instrumente in Zukunft noch zunehmen.
Quellen
Gartner (Hrsg.). (2005). Cannes Conference 11/2005: Emerging Collaborative Trends and Technologies.
Mayrhofer, D. & Back, A. (2003). Workplace E-Collaboration. Theoretical Foundations and Practical Implications. Arbeitsberichte des Learning Center der Universität St.Gallen.
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Freitag, 5. Mai 2006
4. Veranstaltung: Teamrooms: Überblick
wzwm06roman, 16:21h
Anmerkung des Bloggers
Im folgenden Verlauf werde ich jeweils zu jeder Veranstaltung unseres Kurses einen Überblick verfassen, welcher für den eiligen Leser kurz das Allerwichtigste (aber auch nicht mehr!) ansprechen soll, dann in einem zweiten Eintrag die theoretischen Grundlagen des behandelten Themengebietes erläutern und schliesslich die Berichte über die Veranstaltung mit einer Reflexion abschliessen.
Das Wichtigste in Kürze
Schwerpunkt der vierten Veranstaltung bildeten die Tools zur webbasierten Zusammenarbeit; hierbei wurden primär die Teamrooms angesprochen, aber auch wurde bereits etwas auf Live Conferencing Tools und Instant Messaging Applikationen eingegangen. Unser Kurs handelt von Collaborative Workplaces, die es vom Begriff des "Collaborative Business" auseinander zu halten gilt. Ein Collaborative Workplace ist ein "inter-connected environment in which all the participants in dispersed locations can access and interact with each other just as inside a single entity" (Wikipedia). Diese Instrumente unterstützen die Zusammenarbeit zwischen Menschen, während es beim Collaborative Business um Zusammenarbeit zwischen Unternehmen geht.
Das Institut für Wirtschaftsinformatik der Universität St.Gallen hat ein Referenzmodell für e-Collaboration entwickelt, bei welchem (1) Vision und Strategie, (2) Methoden und Prozesse, (3) ICT-Systeme und -Technologien und (4) das Changemanagement unterschieden werden, welche alle in organisationale und kulturelle Rahmenbedingungen eingebettet sind.
Typologisiert man die e-Collaboration Tools, so erhält man im Grossen und Ganzen drei Arten, nämlich
Solche e-Collaboration-Instrumente spielen heute schon eine nicht unbedeutende Rolle; Gartner schätzt, dass die Relevanz in Zukunft noch zunehmen wird.
Im folgenden Verlauf werde ich jeweils zu jeder Veranstaltung unseres Kurses einen Überblick verfassen, welcher für den eiligen Leser kurz das Allerwichtigste (aber auch nicht mehr!) ansprechen soll, dann in einem zweiten Eintrag die theoretischen Grundlagen des behandelten Themengebietes erläutern und schliesslich die Berichte über die Veranstaltung mit einer Reflexion abschliessen.
Das Wichtigste in Kürze
Schwerpunkt der vierten Veranstaltung bildeten die Tools zur webbasierten Zusammenarbeit; hierbei wurden primär die Teamrooms angesprochen, aber auch wurde bereits etwas auf Live Conferencing Tools und Instant Messaging Applikationen eingegangen. Unser Kurs handelt von Collaborative Workplaces, die es vom Begriff des "Collaborative Business" auseinander zu halten gilt. Ein Collaborative Workplace ist ein "inter-connected environment in which all the participants in dispersed locations can access and interact with each other just as inside a single entity" (Wikipedia). Diese Instrumente unterstützen die Zusammenarbeit zwischen Menschen, während es beim Collaborative Business um Zusammenarbeit zwischen Unternehmen geht.
Das Institut für Wirtschaftsinformatik der Universität St.Gallen hat ein Referenzmodell für e-Collaboration entwickelt, bei welchem (1) Vision und Strategie, (2) Methoden und Prozesse, (3) ICT-Systeme und -Technologien und (4) das Changemanagement unterschieden werden, welche alle in organisationale und kulturelle Rahmenbedingungen eingebettet sind.
Typologisiert man die e-Collaboration Tools, so erhält man im Grossen und Ganzen drei Arten, nämlich
- Virtual Teamrooms,
- Instant Messaging Applications und
- Live/Web Conferencing Software.
Solche e-Collaboration-Instrumente spielen heute schon eine nicht unbedeutende Rolle; Gartner schätzt, dass die Relevanz in Zukunft noch zunehmen wird.
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Dienstag, 2. Mai 2006
3. Veranstaltung: RSS
wzwm06roman, 21:06h
Nun sei noch ein Eintrag der RSS gewidmed ;-)
Mittels Really Simple Syndication (abgekürzt RSS) kann ein beliebiger Internetbenutzer die Inhalte einer Website abbonieren. RSS ist eine Familie von XML-basierten Dateivormaten.
Feedreader laden die Beschreibungen der Artikel auf abonnierten Websites automatisch herunter, sofern ein Link auf den RSS-Feed gesetzt worden ist.
Das nachfolgende Screenshot zeigt den Newsaggregator NewsGator (zur Vergrösserung auf die Abbildung klicken):
Und so sehen Beiträge im Quellcode aus:
<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1" ?>
-
- <rss version="2.0">
- <channel>
Powered by Mambo 4.5.1
<description>Mambo site syndication</description>
romangutzwiller.com
<lastBuildDate>Sat, 08 Oct 2005 08:02:27 +0100</lastBuildDate>
<generator>FeedCreator 1.7.1</generator>
- <image>
<url>http://www.romangutzwiller.com/apps/mambo/images/M_images/mambo_rss.png</url>
Powered by Mambo 4.5.1
romangutzwiller.com
<description>Mambo site syndication</description>
</image>
- <item>
Europanto
http://www.romangutzwiller.com/apps/mambo/index.php?option=com_content&task=view&id=83
<description>Da war mir doch heute Abend ein wenig langweilig, so dass ich ein wenig auf Wikipedia (http://de.wikipedia.org/) herumgestöbert habe und...</description>
<author>Roman Gutzwiller</author>
</item>
- <item>
Diverses aus den Ferien
http://www.romangutzwiller.com/apps/mambo/index.php?option=com_content&task=view&id=82
<description>Hallo zusammen,ich meld' mich mal wieder aus meinen Semesterferien. Inzwischen hab ich die Website für obucom management interaktionen (http://www.obucom.ch/) fertigstellen...</description>
<author>Roman Gutzwiller</author>
</item>
- <item>
BGer zum überspitzten Formalismus
http://www.romangutzwiller.com/apps/mambo/index.php?option=com_content&task=view&id=81
<description>Gerade eben habe ich noch einen interessanten Bundesgerichtsentscheid (BGE 1P.254/2005 (http://wwwsrv.bger.ch/cgi-bin/AZA/MapProcessorCGI_AZA?mapfile=pull/ConvertDocFrameCGI.map&ri=de&lang=de&ds=AZA_pull&d=30.08.2005_1P.254%2f2005&pa=1%7e1p%2b254%2b2005%4073%7e&)) gefunden, welcher besagt, dass eine Einsprache per E-Mail im Kanton...</description>
<author>Roman Gutzwiller</author>
</item>
- <item>
Sick...
http://www.romangutzwiller.com/apps/mambo/index.php?option=com_content&task=view&id=80
<description>War ich doch vorgestern Abend und gestern tatsächlich krank - Fieber hatte mich überwältigt, aber das ist ja Gott sei...</description>
<author>Roman Gutzwiller</author>
</item>
- <item>
Neu: Kalender
http://www.romangutzwiller.com/apps/mambo/index.php?option=com_content&task=view&id=78
<description>Neu gibt es auf meinem Portal einen Kalender (index.php?option=com_events&Itemid=74), wo meine Aktivitäten und wichtigen Termine ersichtlich sind. Eingesehen kann er...</description>
<author>Roman Gutzwiller</author>
</item>
</channel>
</rss>
Links Newsaggregatoren
Bloglines
FeedReader
NewsGator
Was habe ich persönlich gelernt...?
Ich könnte tagesschau.ch und tagesschau.de - jene Seiten, die ich mehrmals täglich besuche, auch per RSS abonnieren. Interessant wäre, das Push-Prinzip auf meinem Smartphone zu testen. Muss ich einmal versuchen, ob das funktioniert.
Mittels Really Simple Syndication (abgekürzt RSS) kann ein beliebiger Internetbenutzer die Inhalte einer Website abbonieren. RSS ist eine Familie von XML-basierten Dateivormaten.
Feedreader laden die Beschreibungen der Artikel auf abonnierten Websites automatisch herunter, sofern ein Link auf den RSS-Feed gesetzt worden ist.
Das nachfolgende Screenshot zeigt den Newsaggregator NewsGator (zur Vergrösserung auf die Abbildung klicken):
Und so sehen Beiträge im Quellcode aus:
<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1" ?>
-
- <rss version="2.0">
- <channel>
<description>Mambo site syndication</description>
romangutzwiller.com
<lastBuildDate>Sat, 08 Oct 2005 08:02:27 +0100</lastBuildDate>
<generator>FeedCreator 1.7.1</generator>
- <image>
<url>http://www.romangutzwiller.com/apps/mambo/images/M_images/mambo_rss.png</url>
romangutzwiller.com
<description>Mambo site syndication</description>
</image>
- <item>
http://www.romangutzwiller.com/apps/mambo/index.php?option=com_content&task=view&id=83
<description>Da war mir doch heute Abend ein wenig langweilig, so dass ich ein wenig auf Wikipedia (http://de.wikipedia.org/) herumgestöbert habe und...</description>
<author>Roman Gutzwiller</author>
</item>
- <item>
http://www.romangutzwiller.com/apps/mambo/index.php?option=com_content&task=view&id=82
<description>Hallo zusammen,ich meld' mich mal wieder aus meinen Semesterferien. Inzwischen hab ich die Website für obucom management interaktionen (http://www.obucom.ch/) fertigstellen...</description>
<author>Roman Gutzwiller</author>
</item>
- <item>
http://www.romangutzwiller.com/apps/mambo/index.php?option=com_content&task=view&id=81
<description>Gerade eben habe ich noch einen interessanten Bundesgerichtsentscheid (BGE 1P.254/2005 (http://wwwsrv.bger.ch/cgi-bin/AZA/MapProcessorCGI_AZA?mapfile=pull/ConvertDocFrameCGI.map&ri=de&lang=de&ds=AZA_pull&d=30.08.2005_1P.254%2f2005&pa=1%7e1p%2b254%2b2005%4073%7e&)) gefunden, welcher besagt, dass eine Einsprache per E-Mail im Kanton...</description>
<author>Roman Gutzwiller</author>
</item>
- <item>
http://www.romangutzwiller.com/apps/mambo/index.php?option=com_content&task=view&id=80
<description>War ich doch vorgestern Abend und gestern tatsächlich krank - Fieber hatte mich überwältigt, aber das ist ja Gott sei...</description>
<author>Roman Gutzwiller</author>
</item>
- <item>
http://www.romangutzwiller.com/apps/mambo/index.php?option=com_content&task=view&id=78
<description>Neu gibt es auf meinem Portal einen Kalender (index.php?option=com_events&Itemid=74), wo meine Aktivitäten und wichtigen Termine ersichtlich sind. Eingesehen kann er...</description>
<author>Roman Gutzwiller</author>
</item>
</channel>
</rss>
Links Newsaggregatoren
Bloglines
FeedReader
NewsGator
Was habe ich persönlich gelernt...?
Ich könnte tagesschau.ch und tagesschau.de - jene Seiten, die ich mehrmals täglich besuche, auch per RSS abonnieren. Interessant wäre, das Push-Prinzip auf meinem Smartphone zu testen. Muss ich einmal versuchen, ob das funktioniert.
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3. Veranstaltung: Wikis
wzwm06roman, 20:38h
In der zweiten Hälfte der zweiten Veranstaltung in unserem Kurs wurden Wikis behandelt. Wikis sind "a piece of server software that allows users to freely create and edit Web page content using any Web browser. Wiki supports hyperlinks and has a simple text syntax for creating new pages and crosslinks between internal pages on the fly" (wiki.org, 2002). Der Name "Wiki" stammt von "wikiwiki", was auf hawaiianisch "schnell, rasch" bedeutet.
Grundsätzlich wird mit Wikis folgendermassen umgegangen: Ein Benutzer (Benutzer A) erstellt eine neue Seite zu einem Themengebiet. Er kann sie beliebig oft überarbeiten und publizieren. Zudem sind Querverweise zu anderen Seiten möglich. Nach der Publikation wird die entsprechende Seite von einem anderen (registrierten oder nicht-registrierten) Benutzer (Benutzer B) besucht. Dieser Benutzer B hat die Möglichkeit, den vom Benutzer A erstellten Eintrag abzuändern. Der Benutzer B wird möglicherweise Fehler korrigieren und Ergänzungen vornehmen. Anschliessend wird er die Seite neu publizieren. Anschliessend kommt Benutzer A wieder auf die Seite und wird seinerseits wieder Ergänzungen vornehmen, bis schliesslich ein Benutzer C die Seite aufruft und findet, dass sie möglicherweise überladen ist und beginnt, unwichtige Textstellen zu löschen.
In der Regel steht die Bearbeitungsfunktion nur registrierten Benutzern offen (Ausnahmen sind selbstverständlich möglich), um Missbräuche vorzubeugen. Die Erstellung oder Abänderung einer Seite geschieht meistens über einen einfachen WYSIWYG-Editor bzw. über Wiki-Syntax. Wikis haben eine gewisse Ähnlichkeit mit webbasierten Content Management Systeme und können auf öffentlich zugänglichen Internetseiten, in Intranets oder auch auf private Rechner mit Webserverfunktionalität betrieben werden.
Sehr bekannte Wikis sind beispielsweise, wie der Name es ja schon andeutet,Wikipedia oder Wikibooks, doch werden Wikis auch in grösseren Unternehmen (SAP, IBM, Microsoft, Lufthansa, ...) eingesetzt. Natürlich haben auch wir im Kurs die Funktionalität von Wikis getestet (siehe hier).
Wikis lassen sich für mehrere Anwendungen nutzen lassen: Einerseits dienen sie der Strukturierung eigenen Wissens zu einem bestimmten Thema, andererseits ermöglichen sie es auch, das bisher mittels Weblog oder anderen Instrumenten gesammelte Wissen zu sammeln. Auch kann eine gemeinsame, projekt- oder firmainterne Wissensbasis mit Hilfe von Wikis kostengünstig und einfach erstellt werden.
Abschliessend betrachtet kann gesagt werden, dass Wikis durchaus ein nützliches Tool für Wissensmanagement darstellen. Der Umgang mit diesem Instrument ist dabei relativ einfach - auch "Laien" können sich sehr schnell und unkompliziert mit Wiki-Applikationen zurechtfinden. Wiederum ist aber zu bedenken, dass der Einsatz von Wikis nur dann Sinn macht, wenn die Applikation auch regelmässig benutzt wird.
Soviel zu meiner Meinung über Wikis. Ein wenig kompakter ist die ganze Thematik über Wikis bei Philipp Heid, mit welchem ich zusammen die schriftliche Seminararbeit machen werde, zusammengefasst.
Wozu hat mich diese Veranstaltung bewogen...?
Ich werde für mein Unternehmen bald auch ein Wiki installieren. Allerdings schätze ich nicht, dass dies bei den Mitarbeitenden auf grosse Freude stösst - schliesslich wird schon gejammert, wenn man sich mit einem (alles andere als kompliziert zu bedienendem) Intranet zwecks Kundenverwaltung, Datenaustausch etc. "herumschlagen" muss...
Links
wikispaces.com: Kostenlose Wikis
Unser Kurs-Wiki
Quellen
wiki.org. (2002). What is Wiki? Gefunden am 2. Mai 2006 unter http://www.wiki.org/wiki.cgi?WhatIsWiki
Grundsätzlich wird mit Wikis folgendermassen umgegangen: Ein Benutzer (Benutzer A) erstellt eine neue Seite zu einem Themengebiet. Er kann sie beliebig oft überarbeiten und publizieren. Zudem sind Querverweise zu anderen Seiten möglich. Nach der Publikation wird die entsprechende Seite von einem anderen (registrierten oder nicht-registrierten) Benutzer (Benutzer B) besucht. Dieser Benutzer B hat die Möglichkeit, den vom Benutzer A erstellten Eintrag abzuändern. Der Benutzer B wird möglicherweise Fehler korrigieren und Ergänzungen vornehmen. Anschliessend wird er die Seite neu publizieren. Anschliessend kommt Benutzer A wieder auf die Seite und wird seinerseits wieder Ergänzungen vornehmen, bis schliesslich ein Benutzer C die Seite aufruft und findet, dass sie möglicherweise überladen ist und beginnt, unwichtige Textstellen zu löschen.
In der Regel steht die Bearbeitungsfunktion nur registrierten Benutzern offen (Ausnahmen sind selbstverständlich möglich), um Missbräuche vorzubeugen. Die Erstellung oder Abänderung einer Seite geschieht meistens über einen einfachen WYSIWYG-Editor bzw. über Wiki-Syntax. Wikis haben eine gewisse Ähnlichkeit mit webbasierten Content Management Systeme und können auf öffentlich zugänglichen Internetseiten, in Intranets oder auch auf private Rechner mit Webserverfunktionalität betrieben werden.
Sehr bekannte Wikis sind beispielsweise, wie der Name es ja schon andeutet,Wikipedia oder Wikibooks, doch werden Wikis auch in grösseren Unternehmen (SAP, IBM, Microsoft, Lufthansa, ...) eingesetzt. Natürlich haben auch wir im Kurs die Funktionalität von Wikis getestet (siehe hier).
Wikis lassen sich für mehrere Anwendungen nutzen lassen: Einerseits dienen sie der Strukturierung eigenen Wissens zu einem bestimmten Thema, andererseits ermöglichen sie es auch, das bisher mittels Weblog oder anderen Instrumenten gesammelte Wissen zu sammeln. Auch kann eine gemeinsame, projekt- oder firmainterne Wissensbasis mit Hilfe von Wikis kostengünstig und einfach erstellt werden.
Abschliessend betrachtet kann gesagt werden, dass Wikis durchaus ein nützliches Tool für Wissensmanagement darstellen. Der Umgang mit diesem Instrument ist dabei relativ einfach - auch "Laien" können sich sehr schnell und unkompliziert mit Wiki-Applikationen zurechtfinden. Wiederum ist aber zu bedenken, dass der Einsatz von Wikis nur dann Sinn macht, wenn die Applikation auch regelmässig benutzt wird.
Soviel zu meiner Meinung über Wikis. Ein wenig kompakter ist die ganze Thematik über Wikis bei Philipp Heid, mit welchem ich zusammen die schriftliche Seminararbeit machen werde, zusammengefasst.
Wozu hat mich diese Veranstaltung bewogen...?
Ich werde für mein Unternehmen bald auch ein Wiki installieren. Allerdings schätze ich nicht, dass dies bei den Mitarbeitenden auf grosse Freude stösst - schliesslich wird schon gejammert, wenn man sich mit einem (alles andere als kompliziert zu bedienendem) Intranet zwecks Kundenverwaltung, Datenaustausch etc. "herumschlagen" muss...
Links
wikispaces.com: Kostenlose Wikis
Unser Kurs-Wiki
Quellen
wiki.org. (2002). What is Wiki? Gefunden am 2. Mai 2006 unter http://www.wiki.org/wiki.cgi?WhatIsWiki
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Weblogs als Lerninstrument
wzwm06roman, 20:29h
Nachdem ich nun erläutert habe, was Weblogs sind und wozu sie sich einsetzen lassen, sollen nun ein paar kritische Gedanken zum Einsatz von Weblogs als Lerntagebuch erfolgen. Dabei stellt sich die Frage, ob der Einsatz eines Blogsystems zwecks Strukturierung und Rekapitulation von behandelten Unterrichtsinhalten sinnvoll ist und worin Vor- und Nachteile von Weblog-Applikationen gegenüber gewöhnlichen Lerntagebücher bestehen.
Dass der Einsatz eines Lerntagebuchs den Studienerfolg zu steigern vermag, haben verschiedene Studien bewiesen. Lerntagebücher unterstützen die Selbstorganisation und die Lernreflexion eines Studierenden; die Selbstorganisation steht ihrerseits in direkter Korrelation mit dem Studienerfolg eines Studierenden (vgl. hierzu Gutzwiller, Jentsch & Loder, 2005), und auch die Lernreflexion spielt für den Studienerfolg eine nicht unbedeutende Rolle.
Als Lerntagebuch eignen sich Weblogs insofern, als dass mit ihnen sich nicht nur Quellen für zukünftige Arbeiten gesammelt werden kann, sondern auch das im Unterricht bereits Gelernte zusammengefasst und strukturiert werden kann. Der Einsatz von Weblogs als Lerntagebuch ist insbesondere bei dessen Verwednung innerhalb eines Lernkreises oder einer Studentengruppierung durch mehere Mitglieder zwecks Rekapitulation und Strukturierung des gelernten und bearbeiteten Wissens zu qualifizieren, weil hierbei dem Gedanken des Aufbaus eines Netzwerkes Rechnung getragen wird. Stangl (o.D.) sieht den Nutzen von Weblogs weniger in der Weitergabe von kodifiziertem Wissen; Weblogs sind dann effektive Lernhilfen, wenn Lernen mehr "als Konversation und Bedeutungsstiftung der Lernenden verstanden wird". Sinn- und Zwecklos ist der Einsatz von webbasierten Lerntagebücher jedenfalls dann, wenn diese nur unregelmässig, unstrukturiert oder auch für andere Zwecke verwendet werden.
Gegenüber gewöhnlichen Lerntagebücher, die oftmals mit Hilfe von Zeitplanungsinstrumenten oder einfachen (nicht-webbasierten) Datenbanken geführt werden, bietet die Verwendung von Weblogs als Lerntagebuch folgende Vor- und Nachteile:
a) Vorteile:
b) Nachteile:
Wozu hat mich diese Reflexion bewogen...?
Ich persönlich werde auch in Zukunft darauf verzichten, ein Blogsystem als Webtagebuch einzusetzen, da ich eine leicht abweichende Lernstrategie und andere Lerntechniken verfolge (weitere Ausführungen würden nun den Rahmen sprengen), die mit dem Einsatz eines Weblogssystem zwecks Systematisierung und Rekapitulation des an der HSG behandelten Stoffes relativ inkompatibel wären. Aber ich werde es auch in Zukunft nicht lassen, hin und wieder a href="http://www.romangutzwiller.com/apps/mambo/" target"_blank">auf meinem persönlichen Blog auf ein paar interessante Bundesgerichtsentscheide hinzuweisen.
Quellen
Gutzwiller, R., Jentsch, V. & Loder, A. (2005). Zusammenhänge und Spannungsfelder eines erfolgreichen Bachelorstudiums. Unveröffentlichte Seminararbeit. St.Gallen.
Stangl, W. (o.D.). Weblogs, Blogs als Werkzeuge für selbstorganisiertes Lernen. Gefunden am 28.04.2006 unter http://arbeitsblaetter.stangl-taller.at/LERNTECHNIK/Weblogs.shtml
Dass der Einsatz eines Lerntagebuchs den Studienerfolg zu steigern vermag, haben verschiedene Studien bewiesen. Lerntagebücher unterstützen die Selbstorganisation und die Lernreflexion eines Studierenden; die Selbstorganisation steht ihrerseits in direkter Korrelation mit dem Studienerfolg eines Studierenden (vgl. hierzu Gutzwiller, Jentsch & Loder, 2005), und auch die Lernreflexion spielt für den Studienerfolg eine nicht unbedeutende Rolle.
Als Lerntagebuch eignen sich Weblogs insofern, als dass mit ihnen sich nicht nur Quellen für zukünftige Arbeiten gesammelt werden kann, sondern auch das im Unterricht bereits Gelernte zusammengefasst und strukturiert werden kann. Der Einsatz von Weblogs als Lerntagebuch ist insbesondere bei dessen Verwednung innerhalb eines Lernkreises oder einer Studentengruppierung durch mehere Mitglieder zwecks Rekapitulation und Strukturierung des gelernten und bearbeiteten Wissens zu qualifizieren, weil hierbei dem Gedanken des Aufbaus eines Netzwerkes Rechnung getragen wird. Stangl (o.D.) sieht den Nutzen von Weblogs weniger in der Weitergabe von kodifiziertem Wissen; Weblogs sind dann effektive Lernhilfen, wenn Lernen mehr "als Konversation und Bedeutungsstiftung der Lernenden verstanden wird". Sinn- und Zwecklos ist der Einsatz von webbasierten Lerntagebücher jedenfalls dann, wenn diese nur unregelmässig, unstrukturiert oder auch für andere Zwecke verwendet werden.
Gegenüber gewöhnlichen Lerntagebücher, die oftmals mit Hilfe von Zeitplanungsinstrumenten oder einfachen (nicht-webbasierten) Datenbanken geführt werden, bietet die Verwendung von Weblogs als Lerntagebuch folgende Vor- und Nachteile:
a) Vorteile:
- Durch dein Einsatz eines Blogsystems besteht der Anreiz, das im Unterricht aufgenommene nochmals aktiv zu rekapitulieren und zusammenzufassen. Der Anreiz kann insbesondere dann verstärkt werden, wenn die einzelnen Posts von Lehrpersonen benotet werden.
- Weblogs bieten die Möglichkeit, das Gelernte mit anderen Internetusern zu teilen. Hierbei ist die Tatsache zu berücksichtigen, dass Wissen dann besonders wertvoll ist, wenn es mit anderen Personen geteilt werden kann.
- Ein Weblog weist, sofern es als gemeinsames Lerntagebuch benutzt wird, metakommunikative Merkmale auf: Den einzelnen Teilnehmern werden die bisherigen Lern- und Arbeitsfortschritte bewusst gemacht (Stangl, o.D.).
- Dank der öffentlichen Kommentarfunktion einzelner Einträge kann ein Dozent oder eine Dozentin den Studierenden in ihrem Lerntagebuch regelmässig Feedbacks geben.
- Weblogs bieten die Möglichkeit zur Vernetzung: Denkbar wäre, dass verschiedene Studierende ihre Zusammenfassungen über bestimmte Themengebiete miteinander verlinken und im Hinblick auf eine Prüfungsvorbereitung den Vorteil haben, auf mehrere Zusammenfassungen, die möglicherweise den Schwergewicht auf verschiedene Themenpunkte legen, zugreifen zu können.
- Webbasierende Lerntagebücher lassen sich vergleichen; somit geben sie dem einzelnen Studierenden die Möglichkeit, seinen Lernstand mit demjenigen eines Kommilitonen oder einer Kommilitonin zu vergleichen.
- Weblogs eignen sich hervorragend für die Ergebnispräsentation von Dokumentation von Studienarbeiten (Stangl, o.D.).
b) Nachteile:
- Weblogs lassen sich aufgrund ihrer öffentlichen Kommentarfunktion oftmals leicht für Spamwerbung missbrauchen. Häuft sich auf einem Weblog die Anzahl unerwünschten Beiträge, so geht die Übersicht verloren.
- Es besteht die Gefahr, dass das persönlich Aufgearbeitete von Drittpersonen ohne Quellenangabe verwendet wird.
- Kritisch ist auch das Publizieren von Abbildungen, Tabellen u.ä. aus Lehrbücher, weil dadurch unter gewissen Voraussetzungen Copyrights verletzt werden.
- Die aufgrund der Benotung einzelner Blogeinträge entstehende Pflicht, Lehrinhalte in einem Blog zu publizieren, kann bei den einzelnen Studierenden zu erhöhtem Stress und zu Missmut führen.
Wozu hat mich diese Reflexion bewogen...?
Ich persönlich werde auch in Zukunft darauf verzichten, ein Blogsystem als Webtagebuch einzusetzen, da ich eine leicht abweichende Lernstrategie und andere Lerntechniken verfolge (weitere Ausführungen würden nun den Rahmen sprengen), die mit dem Einsatz eines Weblogssystem zwecks Systematisierung und Rekapitulation des an der HSG behandelten Stoffes relativ inkompatibel wären. Aber ich werde es auch in Zukunft nicht lassen, hin und wieder a href="http://www.romangutzwiller.com/apps/mambo/" target"_blank">auf meinem persönlichen Blog auf ein paar interessante Bundesgerichtsentscheide hinzuweisen.
Quellen
Gutzwiller, R., Jentsch, V. & Loder, A. (2005). Zusammenhänge und Spannungsfelder eines erfolgreichen Bachelorstudiums. Unveröffentlichte Seminararbeit. St.Gallen.
Stangl, W. (o.D.). Weblogs, Blogs als Werkzeuge für selbstorganisiertes Lernen. Gefunden am 28.04.2006 unter http://arbeitsblaetter.stangl-taller.at/LERNTECHNIK/Weblogs.shtml
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Freitag, 28. April 2006
Kritische Würdigung von blogger.de
wzwm06roman, 18:13h
Ich möchte es nun einmal wagen, im Folgenden ein paar eigene kritische Gedanken zu unserem heutigen Knowledge Management Spielzeug, namentlich zum Angebot von blogger.de, aufzuführen. Insbesondere möchte ich das von blogger.de eingesetzte System anhand der im vorigen Beitrag angesprochenen Soll- und Muss-Kriterien bewerten.
Positiv aufgefallen sind mir folgende Punkte:
Negativ aufgefallen sind mir folgende Punkte:
Als neutral zu bewerten ist die Funktionalität. Die wichtigsten Funktionen sind vorhanden, doch bietet blogger.de keine weitergehende Funktionalität als gerade das, was notwendig ist.
Positiv aufgefallen sind mir folgende Punkte:
- Zunächst das Wichtigste: Der Dienst ist kostenlos.
- Das Layout lässt sich komplett anpassen und in bestehende Websites einbinden. Die Integration des Systems in meine bestehende Website ging ohne grosse Probleme.
- Die Bedienung und Handhabung sind sehr einfach.
- Die standardmässig angezeigte Werbung lässt sich durch Anpassung des Template-Codes umgehen.
Negativ aufgefallen sind mir folgende Punkte:
- Es steht kein WYSIWYG-Editor zur Verfügung. Immerhin sind HMTL-Tags erlaubt; doch ist die Eingabe ohne Editor äussert umständlich und aufwendig.
- Der angezeigte Benutzername lässt sich nicht ändern.
- Das Standardtemplate ist nicht besonders ansprechend, teilweise missformatiert und beinhaltet lästige Werbung. Allerdings kann das Design angepasst werden (siehe oben).
Als neutral zu bewerten ist die Funktionalität. Die wichtigsten Funktionen sind vorhanden, doch bietet blogger.de keine weitergehende Funktionalität als gerade das, was notwendig ist.
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2. Veranstaltung: Weblogs
wzwm06roman, 17:37h
Die zweite Veranstaltung des Kurses "Instrumente des Wissensmanagements" stand ganz im Zeichen der Weblogs. Zunächst einmal soll nun erläutert werden, was unter einem Weblog zu verstehen ist.
1. Definition von "Weblogs"
Efimova und Fiedler (2004) verstehen unter dem Begriff Weblogs persönliche tagebuchartige Websites mit datierten Einträge, die auf meist sehr einfachen webbasierten Content Management Systemen (CMS) basieren, die ein Publizieren von Informationen ohne technische Kenntnisse ermöglichen und als persönliche Wissensspeicher und Lernhilfen verwendet werden.
2. Anwendungsgebiete von Weblogs
Weblogs können bspw. benützt werden für (a) die Strukturierung der Quellen, die man für Arbeiten oder persönliche/berufliche Projekte braucht, (b) als Diskussions- und Feedbacksammlung von Gedanken, Quellen, Ideen, ..., (c) zum Aufbau eines persönlichen Netzwerkes von interessierten Personen und natürlich (d) auch als persönliches Tagebuch. Auch unternehmensintern lassen sich Weblogs einsetzen.
Welchen Zwecken Weblogs dienen, hat Andreas in seinem Blog vorbildlich zusammengefasst. Ich möchte hierbei noch hinzufügen, dass es (in zugegebenermassen relativ seltenen Fällen) auch vorkommen kann, dass jemand einen Weblog als reine Spielerei (aus Langweile) benützen dürfte, oder einfach - so wie ich es auf meiner Website begonnen haben - um die Anwendungen zu testen. Allerdings steht nun auch bei meiner Website die Informationsfunktion im Vordergrund.
In einigen Unternehmen ist es "schick" geworden, dass Mitarbeitende ihre Erfahrungen und Entdeckungen, die sie während oder ausserhalb ihrer Arbeitszeit machen, in einem Blog festhalten. So berichtet beispielsweise die namics AG, eine der namhaftesten schweizerischen Internetagenturen, regelmässig über Merk- und Denkwürdiges (http://blog.namics.com). Die zimtkorn GmbH, eine andere Internetdienstleiterin, bei der ich für ein Projekt als Project Manager tätig war, verfügt ebenfalls über einen Blog, den zimtBlog. Und selbstverständlich darf auch in meinem Unternehmen (ingenion GmbH) ein solches Tool nicht fehlen ;-)
3. Voraussetzungen eines guten Blog-Systems
Jürg Stuker von der namics AG hat in vorblichlicher Arbeit eine Liste mit Soll- und Muss-Kriterien, die ein Weblogsystem erfüllen sollte/muss, zusammengestellt: Demnach muss ein ein Blogsystem
a) ein einfaches Eingabesystem für Texte, Bilder und andere Medien haben (meines Erachtens sollte ein WYSIWYG-Editor vorhanden sein);
b) Informationen zum Postingdatum und -zeit und über den Autor geben und einen Titel und Text haben;
c) einen Permalink (stabilen Link, der nach dem Posting nicht mehr geändert wird) generieren;
d) die Inhalte als RSS- oder Atom-Feed zugänglich machen können;
e) eine öffentliche Kommentarfunktion besitzen;
f) ein Archiv haben (zeitlich und sachlich kategorisiert);
g) bei neuen Kommentare den Administrator oder den Autor automatisch benachrichtigen (dies ist aus meiner Sicht insbesondere aufgrund der häufigen Spameinträge unerlässlich).
Ein Weblogsystem kann:
a) eine Volltext-Suchfunktion haben;
b) die Kategorisierung von Einträgen erlauben;
c) Funktionen zur Abwehr von Spam besitzen;
d) weitere optionale Funktionen aufweisen.
Dem ist im Grossen und Ganzen zuzustimmen. Gerade bei grösseren Blogs empfiehlt es sich hingegen, ein System einzusetzen, mit welchem sich Posts sachlich kategorisieren lassen - ansonsten ist die Strukturierung der Quellen, eine der wichtigen Funktionen von Weblogs (siehe oben 2.), nicht gewährleistet.
4. Beispiele von Weblog-Software
Hier seien nun ein paar Beispiele von häufig eingesetzer Weblog-Software genannt. Darunter fallen unter anderem:
Natürlich kann - mit ein paar Funktionalitätseinbussen (z.B. fehlende Kommentierungsfunktion) - auch ein gewöhnliches CMS wie beispielsweise Typo3 oder Mambo als Weblog eingesetzt werden.
5. Interessante Weblogs
http://blog.namics.com
http://www.ingenion.ch/portal/
http://tagesschau.sf.tv/sf_tagesschau/interaktiv/cr_weblog
http://www.zimtkorn.ch/index.php?id=302&menu=187
Anmerkung: Quellen
Efimova, Lilia & Fiedler, Sebastian. (2004). Learning Webs - Learning in Weblog Networks.
1. Definition von "Weblogs"
Efimova und Fiedler (2004) verstehen unter dem Begriff Weblogs persönliche tagebuchartige Websites mit datierten Einträge, die auf meist sehr einfachen webbasierten Content Management Systemen (CMS) basieren, die ein Publizieren von Informationen ohne technische Kenntnisse ermöglichen und als persönliche Wissensspeicher und Lernhilfen verwendet werden.
2. Anwendungsgebiete von Weblogs
Weblogs können bspw. benützt werden für (a) die Strukturierung der Quellen, die man für Arbeiten oder persönliche/berufliche Projekte braucht, (b) als Diskussions- und Feedbacksammlung von Gedanken, Quellen, Ideen, ..., (c) zum Aufbau eines persönlichen Netzwerkes von interessierten Personen und natürlich (d) auch als persönliches Tagebuch. Auch unternehmensintern lassen sich Weblogs einsetzen.
Welchen Zwecken Weblogs dienen, hat Andreas in seinem Blog vorbildlich zusammengefasst. Ich möchte hierbei noch hinzufügen, dass es (in zugegebenermassen relativ seltenen Fällen) auch vorkommen kann, dass jemand einen Weblog als reine Spielerei (aus Langweile) benützen dürfte, oder einfach - so wie ich es auf meiner Website begonnen haben - um die Anwendungen zu testen. Allerdings steht nun auch bei meiner Website die Informationsfunktion im Vordergrund.
In einigen Unternehmen ist es "schick" geworden, dass Mitarbeitende ihre Erfahrungen und Entdeckungen, die sie während oder ausserhalb ihrer Arbeitszeit machen, in einem Blog festhalten. So berichtet beispielsweise die namics AG, eine der namhaftesten schweizerischen Internetagenturen, regelmässig über Merk- und Denkwürdiges (http://blog.namics.com). Die zimtkorn GmbH, eine andere Internetdienstleiterin, bei der ich für ein Projekt als Project Manager tätig war, verfügt ebenfalls über einen Blog, den zimtBlog. Und selbstverständlich darf auch in meinem Unternehmen (ingenion GmbH) ein solches Tool nicht fehlen ;-)
3. Voraussetzungen eines guten Blog-Systems
Jürg Stuker von der namics AG hat in vorblichlicher Arbeit eine Liste mit Soll- und Muss-Kriterien, die ein Weblogsystem erfüllen sollte/muss, zusammengestellt: Demnach muss ein ein Blogsystem
a) ein einfaches Eingabesystem für Texte, Bilder und andere Medien haben (meines Erachtens sollte ein WYSIWYG-Editor vorhanden sein);
b) Informationen zum Postingdatum und -zeit und über den Autor geben und einen Titel und Text haben;
c) einen Permalink (stabilen Link, der nach dem Posting nicht mehr geändert wird) generieren;
d) die Inhalte als RSS- oder Atom-Feed zugänglich machen können;
e) eine öffentliche Kommentarfunktion besitzen;
f) ein Archiv haben (zeitlich und sachlich kategorisiert);
g) bei neuen Kommentare den Administrator oder den Autor automatisch benachrichtigen (dies ist aus meiner Sicht insbesondere aufgrund der häufigen Spameinträge unerlässlich).
Ein Weblogsystem kann:
a) eine Volltext-Suchfunktion haben;
b) die Kategorisierung von Einträgen erlauben;
c) Funktionen zur Abwehr von Spam besitzen;
d) weitere optionale Funktionen aufweisen.
Dem ist im Grossen und Ganzen zuzustimmen. Gerade bei grösseren Blogs empfiehlt es sich hingegen, ein System einzusetzen, mit welchem sich Posts sachlich kategorisieren lassen - ansonsten ist die Strukturierung der Quellen, eine der wichtigen Funktionen von Weblogs (siehe oben 2.), nicht gewährleistet.
4. Beispiele von Weblog-Software
Hier seien nun ein paar Beispiele von häufig eingesetzer Weblog-Software genannt. Darunter fallen unter anderem:
- b2evolution
- bBlog
- Drupal
- MovableType
- Serendipity
- Wordpress (Hosted Solution: wordpress.com)
- ...
Natürlich kann - mit ein paar Funktionalitätseinbussen (z.B. fehlende Kommentierungsfunktion) - auch ein gewöhnliches CMS wie beispielsweise Typo3 oder Mambo als Weblog eingesetzt werden.
5. Interessante Weblogs
http://blog.namics.com
http://www.ingenion.ch/portal/
http://tagesschau.sf.tv/sf_tagesschau/interaktiv/cr_weblog
http://www.zimtkorn.ch/index.php?id=302&menu=187
Anmerkung: Quellen
Efimova, Lilia & Fiedler, Sebastian. (2004). Learning Webs - Learning in Weblog Networks.
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