Bisherige Erfahrungen

In meinem Handlungskompetenzkurs des letzten Semesters, "Management komplexer Projekte", wurde mir bereits während einiger Minuten Einblick in Macromedia Breeze gewährt. Selber testen konnten wir die Software leider nicht, aber immerhin, man hat bereits einmal die Benutzeroberfläche gesehen. Der sehr hohe Preis für die Software hat mich allerdings davon abgehalten, weitere Nachforschungen über Macromedia Breeze anzustellen.

Neue Erfahrungen

Da ich bisher noch nicht die Gelegenheit hatte, selbst mit Web Conferencing Software herumzuspielen, war die Ausbildung zum e-Moderator doch eine ganz tolle und interessante Erfahrung. Durch die Möglichkeit, selbst die einzelnen Features zu testen, lernt man wesentlich effizienter, als wenn man einfach nur das Handbuch durchliest oder sich eine Flashanimation, in welcher die Handhabung mit der Software erklärt wird, ansieht.

Nutzen und Sinn des Einsatzes von Conferencing Software

e-Conferencing Tools weisen verschiedene Vorteile auf: Namentlich sind sie geeignet, Reisekosten zu sparen und Reisezeiten zu minimieren, wenn Konferenzen online über das Internet abgehalten werden können. Weiter sind solche Instrumente, insb. das Whiteboard, sehr geeignet für gruppeninternes Brainstorming, was etwa bei einer gewöhnlichen Telefonkonferenz nicht möglich ist. Präsentationen oder Kundgebungen, die über eine Conferencing Software abgehalten wird, ist auch viel persönlicher als Mitteilungen, die einfach per Mail (oder anderen asynchrone Kommunikationsmedien) hin und her geschickt werden oder Diskussionen, die in Diskussionsforen stattfinden, weil die einzelnen Beteiligten die Stimme des Moderators hören. Ausserdem lassen sich Rückfragen – anders als bei E-Mail-Verkehr oder Benutzung eines Diskussionsforums – unmittelbar stellen, und sie werden auch sofort oder innerhalb weniger Minuten beantwortet.

Web Conferencing Software sollte meines Erachtens vor allen Dingen dort eingesetzt werden, wo eine grosse Zahl von Arbeitenden geografisch entfernt an gemeinsamen Projekten arbeitet. Der Einsatz eines solchen Systems soll nicht Selbstzweck sein. Es versteht sich von selbst, dass der Erwerb einer Konferenzsoftware sich in einem Unternehmen, welches Büros nur am Hauptsitz des Unternehmens besitzt (wohl aber welche besitzt! – arbeiten die Mitarbeitenden von zu Hause oder von eigenen unternehmensfremden Arbeitsplätzen aus, kann Web Conferencing wiederum Sinn machen) nicht rentiert. In einem solchen Fall ist es nämlich kein Problem, die gesamte Belegschaft persönlich in einer Räumlichkeit zu versammeln.

Internetkonferenzen können aber auch unternehmensübergreifend zwischen zwei oder mehreren Unternehmen durchgeführt werden. Sinn macht der Einsatz einer Web Conferencing Software auch bei virtuellen Unternehmen, wie auch bei Unternehmen, welche über viele Handelsreisende oder Salesmen, die oft unterwegs sind, verfügen. ("Ein virtuelles Unternehmen ist eine Kooperationsform rechtlich unabhängiger Unternehmen, Institutionen und/oder Einzelpersonen, die eine Leistung auf der Basis eines gemeinsamen Geschäftsverständnisses erbringen. Die kooperierenden Einheiten beteiligen sich an der Zusammenarbeit vorrangig mit ihren Kernkompetenzen und wirken bei der Leistungserstellung gegenüber Dritten wie ein Unternehmen. Dabei wird auf die Institutationalisierung zentraler Managementfunktionen zur Gestaltung, Lenkung und Entwicklung des virtuellen Unternehmens durch die Nutzung geeigneter Informations- und Kommunikationstechnologien weitgehend verzichtet." Fischer, 1996)

Ein weiteres mögliches Anwendungsgebiet sind Universitäten und Fachhochschulen. Es ist dem Umstand Rechnung zu tragen, dass viele Studierende über die Wochenenden, über die Semesterbreaks und über die Semesterferien oftmals nicht am Studienort verweilen, sondern nach Hause gehen. Viele (Gruppen-)Seminararbeiten und viele Studienprojekte werden aber genau zu jenen Zeiten geschrieben bzw. durchgeführt, in denen die Studierenden nicht am Ort der Universität verweilen. Es fehlt deshalb an einem (physischen) Ort, an welchem die Studierenden zusammenkommen können. Somit bleibt nur die virtuelle Welt als Treffpunkt für den gemeinsamen Austausch und für die Zusammenarbeit im entsprechenden Projekt. Um hierzu ein Beispiel zu machen: Angenommen, ich (aus St.Gallen, Student in St.Gallen) hätte mit drei Mitstudierenden eine schriftliche Arbeit über e-Collaboration zu schreiben, und der eine Mitstudierende käme auch aus St.Gallen, die andere Mitstudentin käme aus Basel und der dritte Mitstudent käme aus Hannover, so ergäbe sich folgendes Problem: Da während der regulären Vorlesungszeit die Vorbereitung auf die einzelnen Vorlesungen im Vordergrund steht, würde der Grossteil der Seminararbeit während dem Semesterbreak oder – je nach festgelegtem Abgabedatum der Arbeit – nach den Vorlesungen in den Semesterferien erarbeitet werden. Während dieser Zeit wären indessen nur zwei der vier Studierenden in St.Gallen (eine würde zurück nach Basel, einer nach Hannover gehen). Weil die Seminararbeit vorgegebenermassen gruppenweise zu erstellen ist, kann auf die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Projektbeteiligten nicht verzichtet werden. Es sei darauf hinzuweisen, dass es sich in der Regel nicht empfiehlt, eine Seminararbeit kapitelweise unter den Beteiligten aufzuteilen, da die Thematik dann nicht gemeinsam erarbeitet wird und die Arbeit insgesamt bezüglich Sprache, Schreibstil und Argumentationsmethode sehr unterschiedliche Kapitel enthält. Die Inkonsequenz dürfte zu einer schlechten Bewertung führen, weshalb auf eine solche "Arbeitteilung nach Kapiteln" besser verzichtet werden sollte. Eine Zusammenarbeit ist folglich unbedingt notwendig. Dennoch sind physische Treffen nur sehr schlecht möglich (man stelle sich vor, der Studierende aus Hannover müsste extra für eine Gruppenbesprechung von Hannover nach St.Gallen reisen). Würde man selbst davon ausgehen, dass auf die Teilnahme des deutschen Kommillitonen verzichtet werden könnte, so bliebe immer noch die Basler Studentin, die für das Gruppentreffen nach St.Gallen kommen müsste. Man könnte zwar argumentieren, dass sowohl die beiden St.Galler Studierende als auch die Baslerin als Kompromiss sich in Zürich treffen könnten – nur stellt sich dann die Frage, wo, d.h. in welcher Räumlichkeit?

Unter solchen Umständen sollte auch Studierenden die Möglichkeit gegeben werden, sich in einem virtuellen Umfeld, konkret an einer virtuellen Konferenz treffen zu können. Es wäre daher zu begrüssen, wenn Universitäten und Fachhochschulen für ihre Studierenden einen kostenlosen Zugang zu einem Web Conferencing Tool zur Verfügung stellen würden. Dies ist indes an vielen Universitäten bzw. Fachhochschulen (noch) nicht der Fall, so dass den (geografisch distanzierten) Studierenden in Projektarbeiten nur die Zusammenarbeit über andere Instrumente (virtuelle Teamräume, Telefon/Chat und E-Mail) bleibt. Relativierend sei angemerkt, dass die meisten Seminararbeiten und Studienprojekten in Gruppen bis maximal fünf/sechs Personen stattfinden, so dass der Einsatz von Conferencing Software nicht notwendig erscheint, weil der Grossteil der Koordination und Kommunikation auch über einfachere Instrumente (z.B. Skype, Teamrooms, Mail) gehandhabt werden kann. Insoweit ist für Studierende das Bedürfnis nach Software für webbasierende Konferenzen sehr viel geringer als das Bedürfnis nach virtuellen Teamräumen.

Was bleibt zu tun…?

Da Prof. Dr. Back den Bezug zu lebenden Beispielen schätzt, werde ich auch in dieser Reflexion eine mögliche Anwendung in meinem Unternehmen (ingenion GmbH) reflektieren. Momentan kommt ein Einsatz von Web Conferencing Software in meinem Unternehmen nicht in Frage, da die Lizenzgebühren eindeutig zu hoch sind. Momentan versende ich ca. alle zehn Tage ein Rundmail an alle Angestellten, in welchem ich sie über die neuesten Entwicklungen und Vorkommnisse aufkläre. Es wäre zweifelsohne viel persönlicher, wenn dies über eine Web Conferencing Software geschehen würde, da die Mitarbeitenden dann nicht nur meine Worte lesen, sondern auch gleich meine Stimme hören und sofort Rückfragen stellen könnten. In einem solchem Falle würde mir ich sogar noch eine Webcam zutun. Wie erwähnt fällt hingegen der Einsatz einer solchen Software bei uns nicht in Betracht. Vielleicht darf ich mir dann wieder Gedanken drüber machen, nachdem ich in unserem Team den 300. Mitarbeitenden eingestellt habe.

Quellen

Fischer, K. (1996). Intelligente Agenten für das Management virtueller Unternehmen. In: Information Management 1/96, Computerwoche Verlag GmbH, München

Aha, Sie haben eine LV von Toggenbürger und Koller besucht. Bei einem Seminar von W. Koller, das ich besucht habe, hat mich beeindruckt, wie virtuos er den Tablet PC eingesetzt hat. Noch immer habe ich es nicht geschafft, mir das anzueignen. Ich stelle auch fest, dass man mit einfachen Lösungen wie Skype sehr weit kommt. Wäre schön, wenn die Teams, die zu Web-Conferencing arbeiten, eine sehr lizenzgünstige oder sogar Open Source Lösung entdecken und testen.