Bisherige Erfahrungen

Mit Teamrooms habe ich bisher bereits einige Erfahrungen machen dürfen, da mich Teamsrooms schon immer fasziniert haben. Vor rund zwei Jahren hatte ich die Gelegenheit, unter dem Service von Mayetic Lotus QuickPlace zu testen. Allerdings war ich nicht so ganz zufrieden mit der Kollaborationssoftware, so dass ich mein Workplace wieder löschte. Die Screenshots von eroom.net haben mich auch immer fasziniert, doch weil der Dienst nicht ganz billig ist, habe ich mich nie angemeldet. Ihm Rahmen meiner schriftlichen Abhandlung über Teamrooms, die ich zusammen mit Philipp und Andreas machen muss, werde ich immerhin dazu kommen, eroom.net für 21 Tage kostenlos zu testen. Auf intranets.com (heute webex weboffice, früher noch eigenständig) hatte ich mich auch einmal registriert; dazumal waren die gehosteten Intranet Solutions von intranet.com noch kostenlos. Heute ist dies (leider für den Konsument, aber verständlich für webex) nicht mehr der Fall.

Als ich dann den Zusammenarbeitsprozess meines Unternehmens verbessern wollte, hielt ich wieder nach einer sinnvollen und vor allem kostengünstige Lösung Ausschau. Getestet habe ich salesforce.com, welches eine hervorragende CRM-Lösung ist, aber nicht zur Hauptsache ein Kollaborationstool darstellt und sehr teuer ist. Als webbasierte Kundenverwaltungssoftware werden wir daher eine für die Grundmodule kostenlose Open Source Applikation namens SugarCRM einsetzen. Als eigentliches Intranet, also für die Kollaboration und nicht zur erweiterten Kundenverwaltung, habe ich in Windows SharePoint eine passable und nicht allzu teure Lösung gefunden. Da wir über einen Linux-, nicht aber über einen Windows-Server verfügen, müssen wir das SharePoint extern hosten, was wir bei www.sharepointhosting.ch tun. Dieses Angebot von Genotec (so heisst der Hosting Provider) ist sehr zu empfehlen.

Neue Erfahrungen

In der vierten Vorlesung wurde dann mein Team (Philipp, Andreas und ich) gebeten, Lotus QuickPlace (gehostet auf einem Server des IWI-HSG) zu testen, nachdem uns ein Zugang eingerichtet worden ist. Ich muss sagen, dass dieses Programm nicht perfekt ist, aber das sich mit ihm durchaus arbeiten lässt.

Positiv aufgefallen ist mir, dass Lotus QuickPlace ziemlich bedienungsfreundlich ist. Man findet alle wichtigen Features recht schnell, und auch für die Erstellung neuer Elemente braucht es nicht viele Klicks. Löblich ist auch, dass ich Lotus QuickPlace hinsichtlich des Designs (beschränkt) anpassen lässt und dass sich ohne grossen Aufwand weitere Datenbanken oder Seitensektionen erstellen lassen.

Was mir auch ganz gut gefällt, ist, dass für die Erstellung neuer Elemente (Termine, Aktivitäten, Aufgaben, Diskussionsbeitrag) jeweils ein WSYIWYG-Editor zur Verfügung steht. Über die Aufgabenverwaltung und den Gruppenkalender gibt es nichts auszusetzen, ausser das beim Gruppenkalender keine reine Tagesansicht vorhanden ist und sich nicht gleichzeitig Termine und Aufgaben (ähnlich wie beispielsweise in Microsoft Outlook) anzeigen lassen.

Negativ aufgefallen sind mir das Diskussionsforum und die Dokumentenverwaltung. Die Ansicht über die Übersicht der Diskussionsbeiträge ist ein wenig misslungen, weil nach jedem Titel gleich die ersten paar Sätze des Diskussionsbeitrages in der Übersicht mitangezeigt werden, was ein wenig störend wirkt, weil es unübersichtlich wird. Die Dokumentenverwaltung ("Library") kann leider nicht über eine Ordnerstruktur vorgenommen werden; vielmehr ist, soweit ich Lotus QuickPlace bisher testen konnte, erforderlich, dass man ähnlich wie bei der Diskussion neue Beiträge erstellt und die entsprechenden Dokumente als Attachment anfügt. Dieses Feature ist bei Microsoft SharePoint sehr viel besser gelöst; unter anderem kann bei SharePoint direkt vom Windows Explorer auf den Dokumentenaustausch zugegriffen werden, und Microsoft-Office-Dokumente können direkt im Dokumentenaustuaschbereich von SharePoint gespeichert werden.

Ausserdem musste ich konstatieren, dass sich die neu erstellten Datenbanken (ich habe ein einfaches Adressbuch erstellt) nur sehr beschränkt anpassen lassen. Zwar kann man für jedes Eingabefeld den Typus festlegen (z.B. "Plain Text", "Text Area", "Pop-up List", "Date Pop-up", "Attachment", …), doch kann das Design des selbst erstellten Datenbank nicht ohne weiteres angepasst werden. Immerhin ist es möglich, die Reihenfolge der Eingabefelder zu ändern. Was wiederum sehr gut ist, ist die Möglichkeit, die Art des Workflows zu ändern (ob also bspw. ein neuer Datensatz vom Administrator bestätigt werden muss oder nicht).

Insgesamt lässt sich mit Lotus QuickPlace für unsere (geringen) Bedürfnisse gut arbeiten. Weitere Erfahrungen werde ich während der Zusammenarbeit mit Philipp und Andreas zur Erstellung unserer schriftlichen Hausarbeit machen.

Nutzen und Sinn des Einsatzes von Teamrooms

Teamrooms sind äusserst nützliche Instrumente: Alle wichtigen Informationen (Aktivitäten, Termine, Aufgaben, Projektangaben, …) und Dokumente werden zentral verwaltet, was unter anderem dazu führt, dass der Mailverkehr abnimmt und die Suchzeit nach den entsprechenden Informationen minimiert wird. Diese Erfahrung konnte ich nach der Freischaltung unserer Intranetsolution (Microsoft SharePoint; siehe oben die Erklärungen hierzu) machen. Während ich vorhin Termine, Aufgaben, Telefonnummern, Dokumente, Diskussionspunkte etc. allen meinen Angestellten per Mail zukommen lassen musste, kann ich heute nur auf unser Intranet verweisen («Ihr findet alles Relevante auf unserem Intranet») bzw. brauche dies nicht einmal zu tun, weil sich die Tatsche, dass die wichtigen Informationen im Intranet befinden, aus dem Gebrauch des Intranets selbst ergibt.

Ich kann konkret ein Beispiel mit meinem Unternehmen (ein Dienstleistungsunternehmen, das Nachhilfe und Coaching für Mittelschüler und Sprachunterricht für Berufstätige anbietet) machen: Der Regional Manager von St.Gallen ist zuständig für die Erfassung neuer Kundenaufträge in der Region St.Gallen. Angenommen, ein neuer Mittelschüler von St.Gallen fragt bei uns nach Mathematiknachhilfe nach, so meldet er sich über unsere Website an (http://www.learn-help.ch), wodurch ein automatisches Mail generiert und an den Regional Manager generiert wird. Früher lief dies folgendermassen ab: Der Regional Manager St.Gallen rief mich an und erzählte mir vom Kunden und schickte mir das Mail mit der Kundenanfrage und den Kundendaten zu. Dann schickte er das Mail mit den Kundendaten und Kundenanfragen den einzelnen Angestellten (in casu Mathematiknachhilfelehrer), fragte diese telefonisch an, ob sie den Kunden übernehmen könnten und wies darauf hin, dass die Kundeninformationen im Mail enthalten seien. Dann nahm ein Nachhilfelehrer den Kunden an und erbrachte die Dienstleistung. Während der Erbringung der Dienstleistung mailte der Angestellte Bemerkungen zum Kunden dem Regional Manager zu, bis der Regional Manager die Mitteilung erhielt, der Kunde habe die Nachhilfe erfolgreich abgeschlossen. Heute machen wir dies anders – dank unseres Intranets können wir uns einigen Mailverkehr sparen. Der Regional Manager fügt die Kundeninformationen einmal in die Kundenverwaltung ein. Alle Mitarbeitenden, die Kontaktiert werden, bekommen keine Mail, sondern wissen, dass sie die wichtigen Kundeninformationen im Intranet vorfinden. Bemerkungen und Angaben zum Status des Kunden tragen sie ebenfalls im entsprechenden Kundendatensatz ein. Gleichfalls werden die einzelnen Kundentermine im Intranet eingetragen. Der Regional Manager, der für die Koordination einer Region zuständig ist, kann dann auch sehen, welcher Nachhilfelehrer wie stark ausgelastet ist.

Ich kann meinerseits wichtige Ankündigungen publizieren, relevante Dokumente (z.B. Dienstleistungsmanuals) auf das Intranet hochladen, dem Management Aufgaben zuweisen und mit der übrigen Geschäftsleitung Diskussionen führen. Ausserdem kann ich im Diskussionsforum (oder besser noch über ein Umfragetool) fragen, welche Daten welchem Nachhilfelehrer für ein Gruppentreffen aller Mitarbeitenden der ingenion GmbH gehen. Auch mir hat dies eine Menge an Mails und Kommunikationsaufwand angespart (ich darf vielleicht erwähnen, dass ich von meinem Geschäftspartner zuweilen bis zu 20 Mails täglich bekommen habe).



Allerdings ist es auch wichtig, dass alle Mitarbeitende oder alle in einem Projektteam eine zur Verfügung stehende Kollaborationsplattform wie ein Teamroom auch nutzen. Ich habe hierbei diese Erfahrung noch nicht teilen können, sondern musste zumindest bei uns feststellen, dass so etwas ähnliches wie die Drittelsregel gelten muss: Ein Drittel benutzt das Intranet sehr rege, ein Drittel benutzt es mehr oder weniger und ein Drittel benutzt es kaum oder nie. Und selbst, wenn man die Mitarbeitenden immer wieder bittet, sich doch mit dem Intranet vertraut zu machen und die Features zu nutzen: Es scheint doch immer welche zu geben, die sich mit solchen Dingen einfach nicht anzufreunden vermögen…

Um das aufgezeigte Beispiel kurz zusammenzufassen und Schlüsse daraus zu ziehen: Kollaborationstools wie virtuelle Teamräume helfen Projektteams oder ganzen Klein- und Mittelunternehmen, Koordinationsaufwand und Kommunikationsaufwand zu sparen; das dies so ist, konnte ich anhand des oben genannten Beispiels selbst erfahren. Ich würde es daher begrüssen, wenn auch im universitären Umfeld Collaboration Tools angeboten würden, welche den Studierenden kostenlos zur Verfügung stehen würden (ich habe das Glück, dass ich notfalls ein neues Teamroom von der von meiner Firma gemieteten SharePoint Solution machen kann). Ich bin jedenfalls überzeugt, dass auch Studentinnen und Studenten sich viel Zeit sparen könnten, wenn sie für ihre Zusammenarbeit ein solches Instrument einsetzen, insbesondere dann, wenn sie sich nicht täglich an der Universität sehen. Wichtig ist aber, dass wenn ein solches Tool angeboten wird, es auch genutzt wird.

Nutzen und Sinn des Einsatzes von Instant Messaging

Instant Messaging (IM; zur Definition siehe Wikipedia) hilft primär, Wartezeiten zu reduzieren und Kommunikationskosten tief zu halten. So sind beispielsweise für einzelne Fragen an Mitarbeitende keine ganzen Mails mehr notwendig, was hilft, den Mailverkehr tief zu halten. Auch muss das Büro nicht verlassen werden, um Mitarbeitende etwas zu fragen oder ihnen etwas mitzuteilen.

Was mich hier ein wenig stört, ist, dass Kurzmitteilungen (sei es über SMS, über IM oder über ein kurzes Mail) oftmals ein wenig unpersönlich erscheinen. Ich greife lieber mal schnell zum Telefon oder frage meine Kommillitonen vor oder nach der Vorlesung über etwas nach, anstatt ihn oder sie anzuskypen.

Das soll nicht heissen, dass ich Skype (und in Ausnahmefällen auch MSN Messenger) nicht benutzen würde. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass solche Programme von grossem Nutzen sein können, um schnell Dateien auszutauschen, in Echtzeit Gespräche zu führen (siehe hierzu meine Ausführungen zu Skype) oder kurze Fragen zu stellen (z.B. "Hey, in welchem Raum haben wir heute die Vorlesung in Staatsrecht?"). Allerdings kann IM auch sehr störend wirken, wenn man von Bekannten angeklickt wird, obwohl man den Status "Abwesend" oder "Beschäftigt" eingestellt hat oder – man möchte ja die Schuld nicht in allen Fällen den anderen zuweisen – weil man den Status "Online"/"Verfügbar" vergessen hat auf "Abwesend" oder "Beschäftigt" umzustellen. Dann wirken solche Unterbrüche äusserst nervend, zumal man aus Anstandsgründen sich oftmals verpflichtet fühlt, zumindest ein paar kurze Worte zu antworten, bevor man sagen darf, man sei beschäftigt und habe keine Zeit. (Zu den Auswirkungen von Unterbrüchen im Arbeitsprozess und zur Vermeidung derselben empfehle ich Seiwert, L. (2005). Mehr Zeit für das Wesentliche. Besseres Zeitmanagement mit der SEIWERT-Methode. Moderne Industrie. Unter Amazon bestellbar.)

Sehr praktisch ist Skype auch, wenn Nachrichten unmittelbar unter mehreren getauscht werden sollten oder eine Telefonkonferenz abgehalten werden muss. In der Geschäftsleitung der ingenion GmbH kann ich somit ohne grösseren Aufwand die zwei anderen Mitglieder der Geschäftsleitung zu Besprechungen einladen, und wir können synchron zu dritt kommunizieren.

Für problematisch erachte ich allerdings die Tatsache, dass manche Leute zwar online sind, sich aber nicht anmelden (es bestünde ja die Möglichkeit, den eigenen Status so zu setzen, dass ersichtlich wird, dass er oder sie nicht gestört werden möchte). So habe ich mich namentlich über jemanden gewundert, der zwar im MSN Messenger sehr oft angemeldet ist, in Skype hingegen nur sehr selten. Dasselbe mache allerdings auch ich, denn ich benützte (andersherum) MSN Messenger sehr wenig, dafür Skype praktisch immer.

Wo ich gerade von Skype rede... Wer auch Skype benutzt und mich anrufen will, kann das mit Klicken auf denfolgende Button tun (so einfach ist heutzutage das Telefonieren ;-) Mann muss nicht einmal mehr eine Nummer wählen, sondern kann einfach auf ein Textfeld klicken):



Über den Nutzen und Sinn von Live Conferencing Software werde ich hoffentlich das nächste Mal ausführlich berichten können.

Was bleibt zu tun…?

Nachdem ich dargetan habe, dass Skype ein wirklich tolles und kostensparendes Produkt ist, bleibt die Frage, warum ich noch länger bei Swisscom Fixnet registriert bleibe. Ich habe mir Folgendes ausgerechnet: Ich zahle der Swisscom für meinen ISDN-Anschluss eine monatliche Gebühr von CHF 43 (unabhängig der Gesprächsdauer); dies ergibt ein Jahrestotal von CHF 516. Der ADSL-Anschluss (monatlich CHF 49) ist darin nicht enthalten. Auf diesen kann ich auch keinesfalls verzichten, da ich vom Morgen bis Abend online bin. Bei Skype habe ich mir mit SkypeIn eine persönliche Telefonnummer gekauft (+41 44 586 88 65); für diese bezahle ich CHF 30 pro Jahr (CHF 2.50 pro Monat). Ein Headset von Logitech habe ich bereits seit längerem (kostete ca. CHF 80).

Nun lässt sich eine einfache Nutzwertanalyse machen, mit folgenden Annahmen und Prämissen:

1. Ich brauche mindestens zwei Telefonnummern, eine privat, eine beruflich.
2. Die Vorwahl ist mir egal; die Telefongebühren für Inlandtelefonate sind in der Schweiz überall gleich, also unabhängig der regionalen Entfernung.
3. Ein Headset und ein Telefon habe ich schon, diese bilden also sunk costs. Allerdings möchte ich diese abschreiben. Annahme: Ich brauche alle zwei Jahre ein neues Headset (CHF 80) oder alle fünf Jahre ein neues Telefon (CHF 150).
4. Der ADSL-Anschluss brauche ich, ob ich über Swisscom Fixnet telefoniere oder über Skype.
5. Ich bin nicht konservativ eingestellt und möchte nicht zwingendermassen ein Telefon haben.
6. Mein Laptop stelle ich morgens um 05.15 Uhr an (dann stehe ich nämlich auf) und schalte in um 23.00 Uhr ab (dann gehe ich zu Bett). Über die Nacht lasse ich – für Notfälle – mein Natel laufen.

Unter Berücksichtigung dieser Annahmen und Prämissen erhält man folgende Konklussion:

Telefoniere ich weiterhin über Swisscom Fixnet, bezahle ich jährlich CHF 546 (inkl. Abschreibung des normalen Telefons; exkl. ADSL), wenn ich meine Skypenummer auslaufen lasse (und auch das Headset nicht erneuere), bzw. jährlich CHF 616, wenn ich die Skypenummer weiter abonniere. Telefoniere ich nur noch über Skype und kündige ich den Vertrag mit der Swisscom Fixnet, so betragen meine jährliche Aufwendungen (exkl. ADSL) für die Fixnet-/Internettelefonie nur CHF 100 (zwei Skypenummern zu je CHF 30 und die Abschreibung des Headsets von CHF 40). Somit könnte ich bis zu CHF 516 (!) einsparen, wenn ich den Vertrag mit der Swisscom Fixnet kündigen und nur noch über Skype telefonieren würde.

Daraus ist zu schliessen, dass ich so bald als möglich den besagten Fixnet-Vertrag kündigen sollte. Weshalb tue ich dich aber nicht? Das Problem hierbei ist, dass meine Fixnet-Nummern (+41 71 222 63 75 etc.) allen Freunden, Bekannten und Geschäftskontakten bekannt sind. Momentan könnten bestehende Rufnummern nicht von Skype übernommen werden, so dass ich bei Kündigung meines Fixnet-Vertrages auch meine bisherigen Rufnummern verlieren würde. Diese Rufnummern sind allerdings auch auf sämtlichen Visitenkarten, Briefpapiere, Flyer, Plakate etc. aufgedruckt. Die gedruckten Visitenkarten, ja das gesamte Marketingmaterial überhaupt stellen zwar sunk costs dar. Sind die Ersparnisse durch den Wechsel von Swisscom Fixnet zu Skype grösser als die Kosten, die beim Neudruck der Materialien anfallen, so sollte dennoch die zukünftige exklusive Telefonie über Skype den Vorzug erhalten. Hingegen ist die momentane Geschäftsrufnummer meiner Firma noch eine Rufnummer, die bei mir im Swisscom Fixnet-Vertrag enthalten ist. Diese Rufnummer ist dem Handelsregisteramt des Kantons St.Gallen, der kantonalen Steuerbehörde, den Geschäftspartnern etc. bekannt. Eine Bekanntgabe der Änderung wäre nicht nur zeitaufwendig, sondern auch mit einigen Änderungskosten verbunden. Aus diesem Grunde habe ich es bisher unterlassen, meinen bestehenden Fixnet-Vertrag zu kündigen.
Technologisch gesehen spricht allerdings nichts gegen einen Umzug. Da ich den Laptop vom Morgen bis Abend laufen lasse, bin ich immer (ausser in der Nacht, aber da ruft niemand an) auf Skype erreichbar, es sei denn, ich disconnecte den Laptop vom Internet, z.B. dann, wenn ich in den Vorlesungen sitze und meinen Laptop benötige (in diesem Falle bin ich allerdings – aus dem gleichen Grunde – auch zu Hause auf dem normalen Telefon nicht erreichbar). Auch bei Skype gibt es die Möglichkeit, Anrufe weiterzuleiten (z.B. auf das Mobiltelefon oder auf einen anderen Skype-User). Dass mich (als St.Galler) die Zürcher Vorwahl 044 nicht stört, habe ich weiter oben schon erwähnt.

Sie sind gefragt!

Könnten Sie sich vorstellen, ihren bestehenden Fixnetanschluss aufzugeben und nur noch über Skype zu telefonieren?

	Ja
	Nein
	Ich würde VoIP benutzen, nicht aber Skype
Ergebnis anzeigen Erstellt von wzwm06roman am 11. Mai, 15:17.

Sie beeindrucken mich und sicher auch Ihre Mitstudierenden sehr. Wenn die Lehre-Präsenzzeit nicht schon aufgebraucht wäre, würde ich Sie bitten, Ihr Unternehmensbeispiel in der veranstaltung vorzustellen und zu diskutieren. Was könnte authentischer und lebendiger sein, als "eigene" Beispiele.
Die Frage mit dem Fixnet-Anschluss habe ich mir auch schon gestellt. Aber da ich das Natel behalten hätte, ist es nicht dieselbe Entscheidungssituation wie Ihr Szenario. Und das man in der Schweiz eine Vorwahl oder ein Autokennzeichen als "Marke" versteht, mit der man sich zeigt oder auch nicht, das habe ich auch schon - mit einem Schmunzeln - mitbekommen. Und schliesslich noch zu der Idee mit dem Wiki für LV-Zusammenfassungen. Schätze, das dauert nicht mehr lange, bis jemand das anfängt. Ob es zündet, da bin ich skeptisch, da die Web 2.0 Literacy an der HSG nicht sehr ausgeprägt scheint. Vermutlich würde es einen Wildwuchs mehrerer Initiativen geben, von der keine so richtig abhebt. Aber, lassen wir uns überraschen. DANKE jedenfalls.