Was sind virtuelle Teamräume?

Virtuelle Teamräume sind Groupware-Applikationen, die vor allen Dingen für die Koordination, gleichwohl aber auch zur Kommunikation eingesetzt werden. Diese Groupware-Applikationen erleichtern die Zusammenarbeit insofern, als dass sie beispielsweise Gruppenkalender, Adresslisten, Aufgabenmanagementtools, Diskussionsforen etc. zur Verfügung stellen (vgl. Mayrhofer & Back, 2003, S. 19). Beispiele von virtuellen Teamräume sind etwa Lotus QuickPlace, teamspace, Microsoft SharePoint u.a.m. Vielfach spricht man auch nicht genau von virtuellen Teamräumen, sondern auch von E-Collaboration Workplaces oder Workspaces, und manchmal werden diese Tools auch einfach unter dem Begriff Intranet gefasst, obwohl rein theoretisch die beiden Begriffe nicht deckungsgleich sind.

Einsatzgebiete von virtuellen Teamräumen

Es stellt sich natürlich die Frage, wo denn virtuelle Teamräume sinnvollerweise eingesetzt werden sollten. Diese Tools sind primär auf virtuelle Teams ausgerichtet. Virtuelle Teams sind dabei, um mit Lenk (2002) zu sprechen, eine Gruppierung von mehreren voneinander abhängigen Mitgliedern, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten, ohne regelmässig miteinander persönlich Kontakt zu haben. Hingegen können virtuelle Teamräume auch in anderen Konstellationen eingesetzt werden, etwa in Klein- und Mittelunternehmen, in Unternehmensabteilungen und in unternehmensinternen, unternehmensübergreifenden und unternehmensexternen Projektteams in Frage. Auch Studierende können durch virtuelle Teamräume unterstützt werden, namentlich dann, wenn sie sich gemeinsam mit Gruppenarbeiten beschäftigen müssen und sich nicht täglich an der Uni sehen.

Erfolgskriterien für einen effizienten und zielortientierten Einsatz von virtuellen Teamräumen

Eine andere Frage ist, wie die virtuellen Teamräume eingesetzt werden sollten, damit mit ihnen effizient und effektiv umgegangen wird. Die 5 POINT AG, die Anbieterin von Teamspace, hat acht zentrale Faktoren identifiziert, die es zu meistern gilt. Kann ein Unternehmen diese Herausforderungen bewältigen, so dürfte in aller Regel sich der Einsatz von E-Collaboration Workplaces auch lohnen.

1. Virtuelle Teams brauchen eine klare, einheitliche Vorgehensweise mit Zielstellung und konkreten Arbeitsaufträge.

2. Zweitens ist es wichtig, Teamregeln vorzugeben. Dazu gehört hier beispielsweise, wie oft man sich einloggen soll, in welchem Format man die Dokumente publiziert etc.

3. Wichtig ist auch, informelle Kommunikationsgefässe bereitzustellen, also etwa ein Diskussionsforum, in welchem auch über Gott und die Welt – oder, was im Moment natürlich aktueller sein dürfte – über die Fussballweltmeisterschaft diskutiert werden kann.

4. Die Mitarbeiter müssen gegebenenfalls auch geschult werden; sie brauchen Medien- und Kommunikationskompetenz.

5. Auch wenn virtuell Zusammengearbeitet wird, muss die Führung gewährleistet sein;

6. und insbesondere, wenn die Kommunikation nur noch virtuell abläuft, empfiehlt es sich doch, hin und wieder ein persönliches Treffen einzubauen, um die Face-to-face-Kommunikation nicht zu vernachlässigen. Diese ist natürlich äusserst relevant hinsichtlich der Vertrauensbildung.

7. Es mag trivial klingen, aber den Mitarbeitenden muss natürlich klar sein, dass der Gruppenraum einen Mehrwert bringt; ansonsten sind sie kaum bereit, diesen zu benützen.

8. Zuletzt müssen selbstverständlich auch die technischen Anforderungen genügen. Der Teamraum sollte auch Bedienungsfreundlich sein – was nützt ein solches Tool, wenn die Mitarbeitende nicht mit ihm arbeiten können?

Features

Virtuelle Teamräume bieten eine Vielzahl verschiedener Standardfeatures und erweiterten Features. Unter Standardfeature verstehen wir jene, die häufig auftreten; erweiterte Features sind indessen jene, die regelmässig in virtuellen Gruppenräume nicht standardmässig vorgegeben sind.

Zu den Standardfeatures gehören z.B. Gruppenkalender, eine Aufgabenverwaltung, eine Kontaktverwaltung, eine Projektplanung, eine Dokumentenverwaltung, ein Diskussionsforum, sog. Announcements, Umfragen und verschiedene Such- und Administrationsfunktionen.
Daneben gibt es Features, welche nur bei ganz wenigen Teamräumen vorkommen, wie etwa Kundenverwaltungstools, eine Arbeitszeiterfassung, eine Spesenabrechnung, eine Linksammlung, Instant Messaging, Datenbanken, die neu erstellt und den eigenen Bedürfnissen angepasst werden können, die Möglichkeit, leere HTML-Seiten zu erstellen oder die Integration eines Webmail-Features in den Gruppenraum.

Getestetes Angebot: Microsoft SharePoint Services

Microsoft SharePoint ist eine relativ einfach zu bedienende Kollaborationsapplikation, die sich recht gut anpassen lässt. Sie bietet unter anderem Gruppenkalender, Aufgabenlisten, Kontaktverwaltungen, Diskussionsforen, Dokumentenablagen etc. Man kann auch relativ unkompliziert neue Datenbanken einrichten und diese den eigenen Bedürfnissen gemäss konfigurieren. Was sehr positiv auffällt ist die weitreichende Kompatibilität mit anderen Microsoft Office Produkten, etwa Word und Excel. SharePoint kann wahlweise als gehostete Version (z.B. bei 1&1 Internet AG oder bei der Genotec Internet Consulting AG) gemietet oder aber auf eigenen Windows Servern betrieben werden.

Getestetes Angebot: Documentum eRoom

Eine zweite Lösung, die wir getestet haben, ist Documentum eRoom. Dieser virtuelle Teamraum ist ein wenig komplizierter bezüglich der Bedienung, vor allen Dingen aber sehr viel teurer als SharePoint. Der Startpreis liegt bei ca. USD 600 pro Monat für 10 Benutzer. Er bietet aber auch einiges; allerdings ist er primär auf Projektteams ausgerichtet, d.h. die Verwaltung von Projektdaten und -informationen steht im Vordergrund. eRoom hat keine eigentliche Startseite so wie SharePoint, wo anstehende Aufgaben, Termine etc. angezeigt werden, sondern vielmehr eine Art Desktop, auf welchem die Verknüpfungen zu den einzelnen Features eingeblendet werden.

Getestetes Angebot: WebEx WebOffice

Als drittes Instrument haben wir WebEx WebOffice analysiert. WebEx ist unter anderem auch für ihre Web Conferencing Solution bekannt. Das WebOffice vermochte uns allerdings auch zu überzeugen. Es bietet am meisten von allen getesteten Angebote. Es hat unter anderem auch eine vordefinierte Kundenverwaltung, eine Spesenabrechnung, eine Wissensdatenbank, eine Datenbank zur Verfolgung von Problemen – alles Elemente, welche andere Teamrooms nicht haben. Billig ist diese „All-in-One-Solution“ dafür nicht gerade; immerhin noch billiger als eRoom.

Getestetes Angebot: Yahoo! Groups

Schliesslich haben wir uns auch noch mit Yahoo! befasst. Yahoo! bietet mit Yahoo! Groups auch eine Art Teamraum an. Dieses Instrument ist aber etwas verschiedenen von den anderen Angeboten: Zum einen ist es kostenlos. Das Erlösmodell von Yahoo! setzt vor allem auf Bannerwerbung und Sponsorship. Zum anderen bietet Yahoo! nicht sonderlich viel, und die einzelnen Features sind alles andere als ausgereift. Man könnte gar sagen, dass Yahoo! auch nur eine Art erweiterte Mailinglist mit Diskussionsmöglichkeit ist. Yahoo! richtet seine Services indessen auch nicht an gewerbsmässig handelnde Projektteams, sondern vielmehr an Vereine und Online Communities.

Fazit aus den getesteten Angeboten

Uns hat Microsoft SharePoint gut gefallen, weil es einfach zu bedienen und gut anpassbar ist. Zudem ist SharePoint sehr gut mit Microsoft Office-Produkten kompatibel. Es ist keine Luxus-Solution, die man erhält; aber mit dem, was zur Verfügung steht, kann man sehr gut arbeiten. Auch das Preis-/Leistungsverhältnis stimmt. Wir würden SharePoint vor allem für Kleinunternehmen, Unternehmensabteilungen und einfache, so z.B. studentische Projektteams empfehlen. Documentum eRoom ist eine etwas kompliziertere und sehr teuere Anwendung, die zwar viel bietet, aber hauptsächlich nur für Teams in komplexeren Projekten geeignet ist. WebEx WebOffice fanden wir sehr ansprechend, vor allen Dingen, weil der Teamraum von WebEx sehr viel bietet und sehr gut anpassbar ist. WebOffice ist mit Abstand die kompletteste Lösung, ja beinahe eine All-In-One-Solution, die sich entsprechend nicht nur für Projektteams, sondern auch für Unternehmensabteilungen oder ganze KMUs eignet. Billig ist WebEx WebOffice aber auch nicht gerade. Yahoo! Groups fällt etwas aus der Reihe, weil es mehr Vereine und Online Communities anspricht, nicht aber Unternehmen. Viel wird nicht geboten – dafür ist Yahoo! kostenlos, da werbefinanziert.

Zu unserer Best Practice Analyse

Näher untersucht haben wir den Einsatz von teamspace (von der 5 POINT AG) bei BMW. BMW setzt diese Solution vor allen Dingen für das Online Tutoring und als Lerncommunity ein. Sinn und Zweck ist die Qualifizierung sowohl Führungskräften, wie auch von Ingenieuren und nicht-leitenden Angestellten. Für teamspace entschied sich BMW aus drei Gründen, (1) wegen der Kostengünstigkeit, (2) wegen der intiutiven Bedienung und (3) weil die Applikation die vorgegebenen technischen Anforderungen genügt. Grosser Wert wird bei BMW auf den Aspekt der Datensicherheit gelegt: So dürfen beispielsweise intern vertrauliche Dokumente nicht in der Dokumentenverwaltung von teamspace abgelegt werden. Wie BMW selbst betont, kommt diesem Instrument eine sehr hohe Akzeptanz zu; auch sei aufgrund der Einführung dieses E-Collaboration-Tools kein Kulturwandel eingetreten. BMW besitze nämlich eine äusserst offene Kultur und stehe Veränderungen offen gegenüber.

Einsatz von virtuellen Teamräume in Universitäten bzw. studentischen Teams – eine sinnvolle Idee?

Es stellt sich auch die Frage, ob auch Studierende in ihrer Studientätigkeit durch virtuelle Teamräume unterstützt werden können. Diese Frage haben wir nach unserer Präsentation den übrigen Teilnehmern des Kurses gestellt und sind dabei auf teilweise kritische Antworten gestossen. So wurde eingewendet, dass es sich kaum lohne, eine Kollaborationsplattform zu betreiben und zu nutzen, wenn nur wenige Personen, namentlich zwei oder drei, gemeinsam an einem (studentischen) Projekt arbeiten. Diesem Argument ist grundsätzlich zuzustimmen: Oftmals erfolgt die Koordination in solchen Kleinteams einfacher und unkomplizierter, wenn sie über Kommunikationsmedien wie Telefon, Skype, E-Mail oder mündlich vorgenommen wird. Auch dürfte der Mailversand keine exzessiven Ausmassen annehmen, da die Anzahl Projektbeteiligter so gering ist. Unseren Erachtens ziehen aber schon Projektteams ab fünf Personen Nutzen aus dem Einsatz von E-Collaboration Tools. Somit kann gesagt werden, dass, wo Seminararbeiten in Kleingruppen oder nur als Partnerarbeiten zu verfassen sind, virtuelle Teamräume kaum Nutzen zu stiften vermögen; bei grösseren Projektgruppen oder Learnteams ist dies indes sehr wohl der Fall. Ferner wurde auch eingewendet, dass der Einsatz von Workplaces kaum Sinn macht, zumal Neuerungen (neue Dokumente, neue Termine etc.) nicht sofort bekannt werden; hingegen rufe man die Mails täglich, gegebenenfalls sogar mehrmals täglich ab und sei dann über das Neue und Aktuelle immer rechtzeitig informiert. Auch diese Einwendung ist grundsätzlich gerechtfertigt. Hinzuweisen bleibt aber auf die Möglichkeit, Erinnerungen und Benachrichtigungen zu aktivieren (zumindest die besseren Teamräume bieten diese Funktionalität an), so dass man auf Wunsch über neu veröffentlichte Dokumente, über neu erstellte Termine, Aufgaben, Projektschritte etc. elektronisch (d.h. per Mail oder SMS) informiert wird. Damit kann nun nicht mehr behauptet werden, man habe von einer Ankündigung nicht gewusst und diese vernünftigerweise auch nicht rechtzeitig erfahren können, da man halt nicht im Gruppenraum nachgekuckt habe. Diesbezüglich ist es wichtig, feste Teamregeln zu vereinbaren. Dazu gehört auch, wie oft man sich einloggt (z.B. mindestens zweimal wöchtentlich, bzw. sofort nach Erhalt eines Informationsmails über neue Elemente).

Der (mögliche) Einsatz von E-Collaboration Workplaces an der Universität St.Gallen

Nach dem oben dargelegten Ausführungen will ich nun die beiden Erwägungen in den Kontext der Universität St.Gallen setzen und die Überlegungen weiterführen. Die Universität St.Gallen bietet den Dozierenden und Studierenden ein auf IBM Lotus basierendes Instrument namens «Studynet» (auch: «Lernplattform»), in welchem Dozierende bzw. deren Assistenten in ihrem Kurs Dokumente ablegen und statische Seiten publizieren können. Die Studierenden können diese Seiten über den Webbrowser aufrufen und die dort veröffentlichten Dokumente auf die eigene Festplatte runterladen. Für jeden Unterrichts-Kurs werden in sich geschlossene, miteinander verlinkte Seiten bereitgestellt; zudem kann ein Diskussionsforum freigeschalten werden. Die Funktionalität des Studynet ist äusserst beschränkt: Neben den soeben erwähnten Möglichkeiten (Erstellung statischer Seiten mit Dokumentenpublikation und Diskussionsforum) können Studierende nach registrierten Benutzern (d.h. Dozierende und Mitstudierende) suchen und eine Instant Messaging-Applikation starten. Das Studynet wird ausschliesslich insofern benutzt, als dass die meisten der Dozenten ihre Vorlesungsunterlagen darauf publizieren und Informationsseiten zum Kurs, zu den Prüfungen etc. veröffentlichen. Die Studierende können im Diskussionsforum eine Diskussionsrunde eröffnen, haben aber keine weitergehende Rechte. Die Studierende haben insbesondere nicht die Möglichkeit, eine eigene, teaminterne Datenbank z.B. für eine Gruppenarbeit zu starten (was im Studynet auch nicht sinnvoll wäre, da wichtige Features [Aufgabenverwaltung, Terminkalender etc.] fehlen). Aktuell steht folglich den Studierenden kein virtueller Gruppenraum zur Nutzung bereit. (Persönliche Anmerkung des Autors: Ich selbst publiziere meine Zusammenfassungen mangels Alternativen stets in einem einfachen Diskussionsforum, indem ich sie als Attachments an leere Beiträge anhänge, wozu aber das Diskussionsforum der Sache nach nicht konzipiert worden ist… Immerhin besteht die Möglichkeit, die Dokumente bzw. die einzelnen Kategorien, in welchen ich meine Zusammenfassungen veröffentliche, nur den registrierten Benutzern und innerhalb dieser Gruppe nur bestimmen Benutzergruppen sichtbar und zugänglich zu machen. Aufs kommende Semester werde ich für meine Kolleginnen/Kollegen und mich ein Unterraum in der auf Microsoft SharePoint beruhenden Intranetlösung meines Unternehmens einrichten.)

Interessant wäre es nun, zusätzlich zum Studynet eine eigentliche virtuelle Koordinationsplattform anzubieten, welche auch Features wie Aufgabenverwaltung, Terminkalender, Dokumentenmanagement, Projektmanagement, Adressverwaltung etc. umfasst. Eine solche müsste allerdings so eingerichtet werden sein, dass die Studierenden selbst neue Unterräume einrichten können.

Um das Ganze an einem Beispiel zu illustieren, gehe man von folgender Konstellation aus: A, B, C, D, E und F seien sechs Studierende der Universität St.Gallen. Sie treffen sich wöchentlich, um Strafrechtsfälle zu lösen, alle zwei Wochen, um die theoretischen Grundlagen des Schweizerischen Verwaltungsrechts zu repetieren und diskutieren und müssen eine grössere Gruppenarbeit bis Ende Semester zusammenstellen. Zwar sehen sich die Studierende beinahe täglich und haben auch für ihre Diskussionen auch ein Gruppenzimmer zur Verfügung, doch müssen alle relevanten Informationen (Dokumente, Terminanfragen, Aufgabenzuweisungen, zu diskutierende Punkte) per Mail (an alle Gruppenmitglieder!) versendet werden, womit der Mailversand exzessive zunimmt, oder per Skype besprochen werden, was hingegen nur selten möglich ist, da kaum je alle sechs Studierende gleichzeitig online sind. Das Studynet kann die Studierenden in ihren Tätigkeiten aus zwei Gründen nicht unterstützen: Einerseits verfügen die Studenten nicht das Recht, neue Elemente im Studynet zu erstellen, und andererseits fehlen dem Studynet wichtige Features (vgl. oben). Ein virtueller Teamraum à la Lotus QuickPlace oder (noch besser! - was aber aufgrund der IBM-Lotus-Affinität der Universität St.Gallen kaum in Frage kommt) Microsoft SharePoint würde demgegenüber grossen Nutzen bringen. Die Studierenden könnten ihre Dokumente (Zusammenfassungen, Teile der schriftlichen Arbeit, PDF für die Arbeit etc.) online ablegen und verwalten. Termine würden einfach über den Terminkalender im Teamraum erstellt werden; die Kontaktinformationen liessen sich bequem im Adressbuch verwalten, und neue Aufgaben können über die Aufgabenverwaltung errichtet und den entsprechenden Studenten zugewiesen werden. Wenn alle Studierenden konsequent den Status der Aufgaben anpassen, wird für alle ersichtlich, wo die Mitstudierenden stehen bzw. wie weit sie mit ihren Aufgaben fortgeschritten sind. Diskussionen könnten bequem über ein Diskussionsforum geführt werden.

Würde eine solche Plattform angeboten, müssten die Studentinnen und Studenten (bzw. der Teamchef) folglich nur einen neuen Unterraum in der auf den Servern der Universität St.Gallen installierten (oder extern gehosteten) Applikation für die Gruppe einrichten; der Unterraum könnte beispielsweise über eine Projektnummer oder über einen spezifischen Namen identifiziert werden. Nachdem der Teamchef den Raum errichtet hat, wählt er die benötigten Module aus (Kalender, Aufgabenverwaltung, Adressbuch, Diskussionsforum, Dokumentenverwaltung, leere Seiten, Hyperlinksammlung etc.) und lädt seine Kommillitonen ein, welche ein Bestätigungs-E-Mail erhalten und ab diesem Zeitpunkt den Unterraum benutzen dürfen. Der Projekt-Unterraum kann gegebenenfalls einer Vorlesungsveranstaltung zugeordnet werden. Dies ist, so meine ich, nicht notwendig, hilft aber, Missbrauch zu verhindern, indem die Kollaborationsplattform nicht für universitätsfremde, private Zwecke seitens der Studierenden verwendet wird.

Sehr wichtig ist meines Erachtens, dass die Vertraulichkeit der im Gruppenraum gespeicherten Informationen gewährleistet bleibt. So sollten Dozierende, sei das zu behandelnde Projekt auch Teil des Kurses des entsprechenden Dozenten, nicht Einblick in die vom Gruppenteam gespeicherten Informationen erhalten. Was in den teaminternen virtuellen Workplaces geschieht, soll Sache der Studierenden bleiben.

Quellen

5 POINT. (2002). Räumlich getrennt und dennoch ein Team? Gefunden am 17. Mai 2006 unter http://www.teamspace.de/ts/download/de/Zusammenfassung_Studie_virtuelle_Teamarbeit.pdf
Lenk, T. (2002). «teamspace» – Erfahrungen mit einem Portal für virtuelle Teamarbeit. Wirtschaftspsychologie (4), S. 55–61.
Mayrhofer, D. & Back, A. (2003). Workplace E-Collaboration. Theoretical Foundations and Practical Implications. Arbeitsberichte des Learning Center der Universität St.Gallen. St.Gallen: IWI-HSG.